# 紹介した記事はリンクのURLからお読みいただけます 今日の仕事に生きるビジネススキルをインプット キクブックサンダップス このチャンネルでは、月間200万PVを誇るビジネスメディアブックサンダップスから、 足立ゆうやさんの人気記事を毎朝声でお届けします。 さて、今日紹介するのは、締め切りを守れない人との付き合い方です。 # 本編 世の中には締め切りを守れない人がそこそこいる。 コンサルタントをやっていたときは、それを特に強く感じた。 例えば、昔の職場ではプロジェクトのキックオフのとき、現状の調査をするため、調査票を書いてもらう宿題を出していた。 記入に難しいことはそれほどない。 現状、仕事で使っている書類の一覧を出してもらったり、業務フローを書いてもらったり、どのような記録があるのかを調べてもらったりするだけのシートだ。 標準の納期は2週間なのだが、依頼をするときに必ず書いてもらう本人に確認をする。 2週間で大丈夫ですか?と。 ボリュームとしては2日程度で終わる分量なので、ほぼ全ての人が、「2週間もあれば大丈夫です。」と答える。 私は、「では、お願いします。」と言う。 3タイプの人々 調査票の提出は事務局が取りまとめてくれるときもあったが、大抵のケースでは、「できた人から三打で式で良いので送ってください。」と伝えていた。 そして彼らの提出を待つのだが、大別して3タイプある。 1.3、4日以内に送ってくる人 完璧なものを送ってくる人もいるが、抜け漏れがある状態で送ってくる方もいる。 ただ、大体、「この部分の書き方がちょっと不明だったので注釈を入れています。」と質問付きで送られてくる。 私はメールまたは電話で修正の指示を出して、再提出をしてもらうが、指示を出せば翌日に修正されたものがすぐに送られてくる。 締め切りにはかなりの割合で完璧なものができている。 彼らは基本的に前倒して仕事を進める人々だ。感覚として全体の3割程度。 2.期限当日から前日に送ってくる人 期限ギリギリに送ってくる人々。期限一杯まで使っているのだから完成度は高いのか、というとそうでもない。 実は彼らの成果品も実は完璧とは程遠い。なぜなら彼らは途中で質問をしないからだ。 基本的に彼らは受け身で締め切りの2日前くらいから取り掛かる。だからやっつけ仕事であるケースも散見される。 仕事の完成度を追求するタイプではなく、とりあえず空欄は埋めておいて何回言われたら直そう、という思想の持ち主で全体の6割の人がこれに当たる。 3.締め切りを守れない人 そして締め切りを守れず期限に遅れる人だ。 彼らはこちらから採則しないと宿題を提出しない。 私が在籍していた会社は締め切りに非常に厳しく、締め切りを守れない人はすぐに干されたし、期限を過ぎた経費の申請も認められなかった。 だから締め切りを守れない人がいるということを最初信じられなかったのだが、とにかくそういう人が世間にはいた。 だいたい全体の1割くらいだろうか。 採則をすると、 ああ、どうやって書くんでしたっけ?と今さら質問される。 どうやら最初の説明を聞いていなかったらしい。 もちろん彼らはお客さんなので、またやり方を個別に丁寧に説明する。 説明をわかってくれる人もいるが、その時にそんなデータありませんよ、とか話を蒸し返す人もいる。 実際にはそういうデータがあることは依頼の時に確認をしているので、その時点でないというのはおかしいのだが、何とかして責任を回避したいのだろう。 勘弁してくれと思いながら、他の人が記入したものを見せると、やっと取り掛かる。 では、あと3日でお願いしますと言って待っているのだが、残念ながら3日過ぎても送ってこない。 また採則をする。 すると、ここの書き方がわからなかったので、とまた質問が来る。 結局、宿題を仕上げるまでに期限を1週間以上過ぎており、ようやく提出されたものの品質も低い。 がっかりである。 締め切りを守れないは基本的に直らない。 実は調査票の提出を、さみだれ式で良いと言ったのは、メンバーが1の人なのか、2なのか、それとも3なのかを知るためのテストでもある。 1の人は文句なしに一緒に仕事したい人々だ。 2の人はこちらががっちり管理すれば、なんとか戦力になる。 特に怪しいと思ったら、こまめに様子を聞いて積極的に介入すれば、特に問題はない。 問題は3だ。 残念ながら彼らは当てにならない。 当てにならないということは仕事を任せることができず、管理の手間ばかり増えるので、むしろいない方がマシなのだ。 そしてこのような納期遅れが繰り返された場合、プロジェクトリーダーとその上の社長役員に話をした。 その人の参加は必須なのかと。 そして場合によってはチームから外してもらうように依頼をしていた。 私は最初こうした仕打ちを冷たいかもと思うこともあった。 一度プロジェクトに入れた人が外されてしまえば、社内にあいつは外されたという噂が立つだろうからだ。 だから一生懸命彼らに介入して締め切りを守れないを直そうとしたことがあった。 しかしほぼ全ての試みが無駄だった。 社長役員に伝えるが無駄だったのはもちろん、 タスク管理をする。 タスク管理は嫌いだと言ってタスクが更新されなくなる。 2日おきにこちらから確認する。 あ、忘れてましたが連発される。 横で一緒にやりましょうか。 時間がないんでと言われる。 要するに締め切りを守れないは基本的に直らない。 そして彼らもまたそれを直すことをあまり望まない。 直らない以上プロジェクトから外す、あるいは仕事を与えないという話だったのだ。 締め切りを守れない人をうまく使うには。 そして私は理解した。 こういう人たちは作業見積もり、アイデア出し、各所への依頼交渉といった 非提携業務を苦手とする人々であり、そもそも締め切りのある仕事を任せるべきではない。 ではどんな仕事を任せるべきか。 うまくいかないケースもあるが多くの場合、提携業務 つまりルーティンワークかつ都度の指示で進める仕事を与えた方が良い。 時間単位で仕事をやり マニュアル化でき、とにかく作業をこなすことが重要である仕事は彼らの適正が発揮される領域である。 どんな記録があるのか調べて、ではなく、 今日はこのキャビネットの中に何種類の記録があるかを調べてこのシートに記入して といえば彼らはそれをやることができる。 書類をチェックして、ではなく この条件に当てはまる書類をこのフォルダーの中から探して、と指示しなければならない。 もちろん誤解のないように言っておくが、これは能力が高いか低いかという話ではなく、作業の適正の話である。 逆にプロジェクトのリーダーを張れるような人であっても、 提携業務は満足にできないという人もたくさんいる。 こうした適正を無視して仕事を与えるから、職場で干されるなどの不幸な人が出てしまうのだ。 このように締め切りを守るかどうかは、仕事の適正について思っているよりも多くの情報を与えてくれる。 それはオフィスワークだけではなく、現代のリモートワークの状況でも全く同じである。 # 聴くBooks & Appsは平日朝7時更新！ キクブックサンダップスは、平日の朝7時に更新をしています。 毎日放送を聞いて、仕事力を高めていきましょう。 内容がためになったという方は、ぜひSNSでシェアもお願いします。 今日のパーソナリティは、あまりあやこでした。