# オープニング どうも、支部長です。今日もものづくりの視点でやっていきたいと思います。 この番組は産業機械の現役エンジニアである私、支部長が、ものづくりに関するトピックを独自の視点で解説する番組となっております。 今日は、Voicyのデイリートークテーマに沿った回です。 今日のテーマはこちら。 タスク管理って大切です。このテーマに関しては本当それって感じですよね。その一言につきます。 タスク管理ってね、めっちゃ大事なんですけど、やっぱり意外と難しいんですよ。 意外とというか普通に難しい。今日はね、皆さんに問いたいですね。 タスク管理どうやってやってます? 私は本業に加えて副業もやってるんでね、なかなかこのタスク管理っていうのがしっくりいかないというか、うまくいかなくてね、正直今も悩んでます。 やり方というよりもツールですね。 使いやすい、イケてるツールないかなと思って色々と探してるんですけど、なかなかドンピシャなやつに当たらないんです。 そんなタスク管理の悩みを今日は語りつつ、私がこれまでタスク管理でやってきたこととか、問題だなと思っていることを色々とお話しできればなと思います。 それでは行きましょう。 # タスクって何だ？ タスク管理の話をする前に、まずは超大前提の話です。 タスクって何ですか? タスクという言葉で調べてみると、こういうふうに出てきます。 課せられた仕事、課題、作業の最小単位、などのね、出てきますけど、 単純にタスクイコールやるべき仕事と捉えると、ちょっとね語弊があるんです。 他にもタスクに似た言葉でto doなんて言葉があるでしょ。 やるべきことですよね。 タスクとto do、何が違うのか。これ調べたんですけど、 めっちゃ定義がバラついていて、どのウェブページ見ても言ってることが全然違います。 だから明確な定義っていうのはないんですが、私の個人的なイメージを語ると、 タスクってのは結構大きい仕事の括りのことで、 まず一番大きく括りとしてプロジェクトっていうのがあるじゃないですか。 そのプロジェクトを進行するために分割して、タスクというものがいろいろと振り分けられます。 タスクは個人に振り分けられたり、チーム全体にまたがって振り分けられたり、いろいろと種類はあります。 to doっていうのは、そのタスク自体をもっと細かい作業に分解して、 よりやるべきことを具体的に表現したもの、しかも納期付きで、っていうイメージ。 これがto doのイメージです。 だからプロジェクトがあって、その下にタスクがぶら下がってて、その下にto doがある、みたいなイメージです。 これはあくまでも私の見解で、多分タスク管理業界ではいろんな定義があると思います。 何せよ、タスク管理っていうのは、そんなタスクとかto doもまとめて管理する。 自分やチームが具体的に何をすべきかってことを管理して、 効率的に仕事をこなしていくっていうことなんだけど、 めちゃくちゃこれが難しいんですよ。 特に私は開発の仕事をしてますから、基本的にはチームプレイです。 自分一人で開発できる部分はあるんですが、 人と協力したりとか、開発領域がまたがってるとか、オーバーラップしてる部分って結構あるので、 そういう部分はやっぱりタスク管理うまくやってないと、いろいろと問題が出てくるんです。 私の仕事においては、あんまりそこがうまくいってないから、 いろいろと問題が出てきているということですね。 # タスク管理の難しさ タスク管理をやってないことで起こる問題の一つ。これがね、誰が何をやっているのかよくわからないということです。 例えばですけど、皆さんは同じ部署の他のメンバーが、今何の仕事をしているのか、それをすぐに答えることができます? どのタスクに取り組んでいるかですね。そういうのってさ、意外と見えるかできてないんですよ。 それもタスク管理の一つで、それが見える化されてないということは、タスク管理できてないんです。 一般的に業務の流れとしては、上司から指示がメールできますよね。 この部分ちょっと気になるから修正しておいて、みたいな感じで来るじゃないですか。 このやり取りっていうのは、上司と部下の間で1対1で行われるのが普通です。 他のメンバーってのはね、誰がどんな指摘を受けたか、指示を受けたかって基本把握してないです。 気を使ってCCとかでね、メンバーにメールを送るっていうことをする場合もありますけど、 大体多忙の中で、自分宛のメール以外って軽く流し見するだけで終わってしまいますよね。 だから誰がどんな指示を受けて、どんな仕事をしているのか。 上司は把握できていたとしても、メンバー同士での情報共有ってできてないんです。 だからね、自分がやるべきタスクとか、取り組んでるタスクっていうのは分かってても、他人の状態があんまりよく分かってないから、 チーム間をまたいだタスクがあると、途端に連携が取れなくなるんです。 だからこそ、やっぱりタスク管理っていうのはね、すごい重要になってくるわけです。 あとね、これは普通にタスク管理してでもそうなんだけど、検討の履歴が残らないとか、追いづらいっていうのも結構問題です。 さっきも言ったように、一般的に業務の指示ってのは上司からメールで降りてきますよね。 しかも一つじゃないですよね。そしてさらに一回じゃないですよね。 何回も何回も追加で追加で来るじゃないですか。そのたびにメモして、これやる、あれやるってどんどんやることが積み上がっていくと。 それを例えばね、付箋にメモして画面の横に貼っとくみたいな人いるじゃないですか。 それ貼りすぎてね、モニターが付箋ライオンみたいになってる人いません? そうやって指示一つ一つをね、付箋やエクセルとかに残すわけですよ。 で、メールの中にはね、指摘を受けた内容とかその履歴っていうのが確実に残ってるんですけど、まとまってはないですよね。 その担当者が受けたメールの履歴を追えば、こういう経緯でこういうふうにタスクが進んでったんだっていうのはわかるんですけど、本人しかわかんないんですよ。 いろんな種類のタスクがあって、いろんなこなし方をする中で、いつ誰からどういう指示を受けて、どのようにそのタスクを行ったのかとか、 どういうふうに考えて、開発の場合だと設計を修正したのかとかね、そういうのってタスクの管理に紐づいて情報が見れないとね、結構後で大変なことになるんですよ。 いわゆるね、担当が辞めちゃったから、これがなぜこういう形になっているのか誰も知らない、みたいなね。 こういうのもね、タスク管理の大切さというか難しさの一つですね。 # Notionは難しい という感じで、業務におけるタスク管理ってめちゃくちゃ大事なんで、当然ですけど、いっぱいタスク管理ツール出てます。 というかね、出すぎ。何がいいのかよくわかんない。 ただ、私結構大きい会社に勤めてますけど、こういう大きい企業は おいそれと新しいイケテルツール導入できないんですよ。 セキュリティとか倫理の問題があって。 だからね、基本的にタスク管理は共有のExcelで行うことになります。 多分この仕事のやり方ってね、ここ数十年一切変わってないでしょうけど 管理しやすいか否かよくわかんないんですけど、できないことはないという感じですよね。 ただ、こんだけ世の中にイケテルであろうタスク管理ツール出てるんでね、使いたいですよね。 個人的にはね、いろいろと試したんですけど、やっぱりね、しっくりくるツールってなかなか現れないんです。 今のところ一番いいのはNotionです。 皆さんNotion知ってますかね。かなり有名なツールですけど。 ちなみに私はこのVoicyの原稿とか、Podcastの原稿とかも、あらゆる文章をNotionで管理してます。 Notionって何て説明すればいいかちょっとわかんないんですけど、できることが多すぎて使いこなせない万能アプリケーション。 それがNotionです。 めちゃくちゃ便利ですよ。めちゃくちゃ便利だし、できることが無限にあるんじゃないかと思うぐらい いろいろできるんですけど、多すぎてできることが。 使うのは難しくないんだけど、使いこなすのがねめちゃくちゃ難しいという そんなツールでございます。Notion使ったことない人はね、アカウント作って使うといいと思いますけど、結構便利です。 今のところはね、なんとかこのNotionをもっともっと使いこなしてね、タスク管理頑張ろうと思ってます。 ただ会社のタスク管理もね、このNotionでチームでできるといいなって思ってたんだけど、今冬だしね。 ただやっぱNotionもセキュリティの問題で会社では使えないんで、これねまぁ企業あるあるだと思うんですけど封印されてますんで 会社はあくまでもExcelで管理するという感じです。 個人で使う分にはね、iPadとかiPhoneでもタスク管理系のアプリいっぱい出てるんで 簡単に使えるものがあればね、ちょっといろいろ試したいんですけど、ちょっと多すぎて今のところ終えてないです。 皆さんもしも個人で使ってて、このタスク管理アプリいいなって思うものあればですね、ぜひともコメントで教えていただけると嬉しいです。 # クロージング もうね世の中のツールは細かすぎて使いこなせないっていう感じで、 ハズキールーペのCMでは言いましたけど、全然使いこなせないですよ SlackとかDiscordとかねコミュニケーションツールあるけど、あれもね全然使いこなせないです。 最低限の使い方っていうのは結構直感的にできるんだけど、実はこういう便利機能あるよ っていうのがねもう山ほどあって 拡張機能多すぎてねそういうの全部含めると1%も使いこなせてないんじゃないかなって思うほどです 最近のイケてるツールはねやっぱそういう感じですよ だからねどのツールにしても代表的なものはねやっぱ使い方を体系的に学んだ方がいいのかなって最近思います 感覚的に使わないっていうかな なんとなく使うことができてても無視している便利機能ってめちゃくちゃありますからね そういう部分で損している気がしますから 1時間2時間ぐらいねそのツールについて勉強すれば多分その後めっちゃ効率的になるから そういうことにもね時間をかけていかなければなと思いますね ただノーションに関しては機能が多すぎて勉強しきれないっていうのはあるんでねちょっと使う範囲 だけ勉強しようかなと思います 意外とね各ツールであの使い方の本とかも出てますから ネットで調べれば出てくるんだけどなんかこう手元にまとまっているとね パッと勉強しやすいんでね そういう本ってもう1年2年経ったらゴミになっちゃうんだけど よく使うツールであればそうやって1回勉強してみるっていうのもね 大事な視点かもしれません というわけで今回はここまでとさせていただきます 私は技術ブログ支部長技術研究所も運営してますのでそちらの方もぜひチェックして ください Xの方も毎日モノづくりに関する投稿しておりますのでよろしくお願いします ポッドキャストモノづくりのラジオの方も毎週土曜日週一で配信中です お時間あればぜひ聞いてください というわけで今回はここまで以上支部長でしたではでは