# 「アーカイブ（Archive）」って何？ こんばんは、エンジニアのお家でまったり、 青少無粧ラジオのニューブルーです。 この番組は、エンジニアだからお伝えできることや、 日々気になったことなど、楽しくITを学べるチャンネルです。 聞きに行ってくださって、ありがとうございます。 はい、今日は今更聞けないIT用語シリーズになります。 世の中にあふれているIT用語ですとか、 英語のよくわからない略称、 難しいと思って避けてしまいがちな単語などなど、 この放送を聞いて、 皆さんがITというものを、 もっと身近に感じてもらえれば嬉しいです。 また、本シリーズはハッシュタグがありますので、 そちらからこのシリーズの放送も、 聞いていただければと思っております。 はい、ということで、今日のデイリートークテーマがですね、 「たまった書類の整理」ということで、 はい、たまった書類の整理ってね、 めっちゃめんどくさいですよね。 私もね、あの、すいません、テーブルの、 テーブルとか机の上は、 あの、書類はいっぱいないんですけどね、 ちょっとあの、キングファイルとかね、 いろんなその、書類を入れるところはもう、 すごいことになっているので、 申し訳ないなと思いながら、 このデイリートークテーマを見て、 はい、どうやっていこうかな、みたいなのを 考えていきながら、 はい、IT用語につなげていかないと いけないという感じなんですが、 まあ、IT用語ですね、片付けのIT用語。 これね、以前も一度お話しさせていただいているので、 それは、えーと、 概要欄の方にリンクを貼らせていただきます。 で、その時は、確かね、衣替えのね、 話だったかなと思うので、 ちょっと、ちゃんとね、 はっきり覚えてなかったんですが、 衣替えみたいな話だったかなと思うんですが、 まあ、ちょっと概要欄の方から、 はい、聞いていただければと思います。 はい、で、今回は、書類の片付けということで、 ね、本当にまあ、書類いらないものはね、 捨てるってやっていけばいいと思うんですが、 まあ、それよりも、もう一つ、もう一段階、 手前というか、別の考え方もあるんだよ、 というお話をしたいと思っております。 はい、それが、今日のIT用語、 アーカイブになります。 はい、アーカイブ。 これで前回のね、放送を聞いた方は、 はい、アーカイブが何を意味するのかは、 はい、すぐ分かると思います。 はい、あなたです。聞きましたか? 前回の放送。 もし、聞いてなかった方は、はい、思い出しながら、 この今の放送を聞いていただければと思います。 はい、まず、アーカイブって何? ってお話なんですが、 はい、まあね、スマホとかとかね、 まあ、よくあるのは、メールですね。 まあ、Gメールだったらあるんですけど、 まあ、他のメールはすいません。 全部確認できてないので、あれなんですが、 Gメールもそうですし、LINEもね、しかあったかと思います。 で、あとは写真とかのね、 写真を見るアプリとかを開いていると、 途中途中にね、写真を選んで、 アーカイブしますか?みたいな、 アーカイブっていうボタンが出てくる時が、 あるかと思います。 これを目にしたこと、あるんじゃないかなと思います。 で、このアーカイブって何か? っていう話なんですけど、 まずアーカイブの一つ前に、 皆さん、いらなくなったら削除ってしますよね。 削除すると、はい、ゴミ箱に行きますよね。 まあね、このアイコンもね、 結構面白い感じではありますけど、 削除する、ゴミ箱に入れるっていうのは、 まずデータをね、完全に削除する。 まあ、ゴミ箱は一歩手前のところで一段階ね、 あの、いきなり完全に消すんじゃなくて、 一回ゴミ箱に入るっていう仕組みには なると思いますが、 まあ、見れなくすることを削除と言いますと。 で、それに対して、アーカイブっていうのは、 保管庫に移動するっていうことをします。 ですので、データ自体は消えません。 残したまんまです。 では、どこへ行くのか。 アーカイブってね、あの、メールとかをね、 アーカイブするってしてしまうと、画面から消えますよね。 あれ、これ消しちゃったんじゃないかな、 と思うんですけど、 なので、アーカイブするイコール、 消すと勘違いしてる人も多いかなと思うんですけど、 アーカイブっていうのは、データは消えません。 で、どこに行くかっていうと、 アーカイブのとこに行くんですけど、 何のためにアーカイブが存在するのかっていうと、 普段目にしている画面です。 トップページではないか。 メールだったら、メールのクライアントの 受信フォルダーとか受信トレイかな、 っていうものがあると思います。 そこに、普段から存在していると、 たくさんメールだったら、メールがたくさん並んでいるので、 その中から必要のないものではなくて、 一旦目に見えなくていい、 その受信トレイからは消えていて欲しいもの、 っていうものをアーカイブすることによって、 アーカイブの専用の場所に移動させて、 実際の受信トレイからは本当はあるんですけど、 目に見えないっていう状態を 作り出すことができます。 ですので、アーカイブっていうのは 削除することではなくて、 手元からは隠して、 大切なアーカイブ領域に置いておくこと。 つまり、大切なものを一時表示、 なんていうのかな、 一旦横にのけておくっていうことを行う っていうのがアーカイブになります。 # 書類が溢れる原因は「捨てる」か「手元に置く」の2択にするから では、今日のデイリートークは、 溢れた書類の整理方法です。 それについて話を戻したいと思うんですが、 まず、机の上とか私みたいに、いろんな書類を入れる場所に、 書類が山積みになって溢れている方は、 まず考え、私もそうなんですけど、 アーカイブという方法があるというのが、 すっかり頭の中から飛んでしまっていて、 これは必要なものなのか、必要じゃないものなのか、 という、イエス・ノーしか存在しなくなっちゃうんですよね。 そうなった時に、これいるなーってなって、 イエスが多くなっていくと、 どんどんどんどん残っていってしまう、 ということができるんですけど、 できるというか、出来上がるんですけど、 そのイエスってなった中にも、 もしかしたら、また後で見るんじゃないかな、 だったらとりあえず置いとこうかな、 というので、イエスにしてしまって、 怖くてゴミ箱に捨てれないみたいな、 というのは結構あると思うんですよね。 そういった結果、どんどんどんどんイエス、 本当は必要じゃないのに、これ必要かも というのが必要というものになっていくので、 どんどんどんどん残り続けるというか、 机の上がどんどん溢れ返っていってしまう、 という形になります。 ですので、今回のアーカイブというのを使うことによって、 捨てるか、削除するか、捨てるかですね、 その2択ではなくて、もう1個、 さらに3つ目の選択肢として、 アーカイブというものを作ってみてはいいんじゃないかな、 というお話になります。 ですので、まず必要なもの、 今週中に使うものとか、来週使うものとか、 あまり期限を延ばしすぎるとイエスがどんどん残すものが 多くなっていってしまうので、 ある程度短い期間を決めて、 その間で使うものだったら残す。 つまり、メールだったら受信トレイに残したまんまにする、 というのがまず第一段階というか、1つ目になります。 2つ目にアーカイブというのを使ったら いいんじゃないかなと思います。 まず、完全にいらないものは即行消して、 迷惑メールとか即行消すと思いますが、 そういったものはどんどん消してもらって、 これ使うかもしれないなというのは、 一旦アーカイブに置いておくと。 削除するのがいきなり怖いから、 一旦アーカイブのほうに置くということで、 アーカイブ処理をしましょう。 そして、時間が経つにつれ、 アーカイブの中からも、 時間が経ったら、これやっぱり いらなかったなってなっていくと思います。 そうなったときに、アーカイブの中から 実際に削除するとか、 これはいるなってなったら、 アーカイブから復活させて、 受信トレイに再表示させるとか、 そういった判断をすればいいんじゃないかなと思います。 いろいろあると思いますけど、 あとは、アーカイブっていう意味も、 他に言葉が実はあって、 これよく使われるのが、デジタルアーカイブ っていう言葉があると思うんですけど、 IT用語ではないかなとは思うんですけど、 一般的な用語でデジタルアーカイブ、 つまりデジタルにアーカイブする。 要は、よくあるのが、 家電費用判定じゃないわ。家電を買ったときに 説明書が付いてこないときってたまにありますよね。 そういったときに、QRコードが、 商品の中に1枚の紙が入っていて、 そこのQRコードを読み込めば、スマホ上で 取り扱い説明書が見れるみたいなのが、 最近結構流行ってるというか、 そういったことをしてるガジェットとかもあって、 それって、紙をどんどん減らすというか、 印刷する紙を減らすっていう意味で、 エコにもつながりますし、 これこそ、書類があふれかえらないんですよね。 デジタルになることによって、 書類があふれかえらない。 なんか日本語おかしいな。という感じになって、 これこそデジタルアーカイブってことで、 紙をやめて、どんどんどんどん デジタルになっていくという意味で、 本当にそういったものがなくても、 実際に紙の取り扱い説明書が入っていたとしても、 例えば、シャーピシャメを1枚1枚 取るのめんどくさいですよね。 そうですけど、取り扱い説明書のページを 1枚めくりながら、パシャパシャパシャパシャとっていって、 そのデータを自分としては、 取り扱い説明書として置いておくという方法も、 デジタルアーカイブになるのかなと思うので、 そういったことで、実際の紙のドキュメントは、 どんどんどんどん捨てていっていくことが できるんじゃないかなと思います。 # まとめ まとめですが、今回のIT用語のアーカイブというものは、 実際には削除はしません。 目の前にあるところから、一旦目の見えないところに保管するというか、 移動させる仕組みのことをアーカイブといいますので、 ぜひアーカイブは、いろんなメールとか写真とかで 使っていただければと思います。 そして、今回のデイリートークである、 溢れた書類整理のコツですよね。 というものは、今回のようにアーカイブを使って、 いきなり捨てるという決心をするのはすごく難しいので、 まずは一旦アーカイブに持っていって、 あとで考えるでもいいので、 そういった感じにすることによって、 目の前からはまずは消えるんじゃないかなと。 物理的にそういったことをするのは、 すごく難しいとは思いますが、 どこかアーカイブダンボールみたいなのを作って、 それに入れてみるのももしかしたらいいんじゃないかなと思います。 ちょっと説明させていただいたように、 デジタルで写真を撮って残すということをすれば、 デジタルアーカイブをすることによって、 それは実際の書類、ドキュメントについてはそれでもいらなくなるので、 そういった活用方法もあるんじゃないかなと思います。 ということで、そんな感じでアーカイブをうまく使って、 手元の作業スペースをどんどんきれいに整理していくことによって、 あふれかえったドキュメントを 整理していただければと思います。 今は私もやらなきゃなと思っておりますが、 全然できていないのにこんな話をしているのは、 IT用語だからアーカイブを説明させていただいたという感じで、 おすすめの整理方法をお話しさせていただきました。 ということで、今日の今更聞けないIT用語は、 アーカイブについてお話しさせていただきました。 それでは今日も適当にまったりお過ごしください。 ありがとうございました。