# ChaChatタイトルコール NARITA JUNIOR PRESENTS チャチャットアップデート 教育現場で日々奮闘する先生方、そしてこれから教育に関わろうとする方々へ、 外国語教育、AIやICTの活用、働き方改革、中年教師のマインドセットなどなど、 NARITAのごく個人的な興味のあるテーマで、ちょっとした価値観のアップデートを、 真面目に、でもどこか緩く、気ままにチャチャッとお届けします。 # ポイントは、「時系列」と「ナンバリング」 11月25日の第185回目の放送で、養護教諭インフルエンサーのニコさんと対談をさせていただいたんですけれども、 その時のテーマが、学校の一人職の引き継ぎ問題だったんですよね。 養護の先生とか、あとは教務所にもそうですけれども、同じ学校にその職を経験した人がいない可能性が非常に高い職業ですよね。 新しい方が来るときは基本的に自分がその学校からいなくなるときなので、引き継ぎというのは結構重要な問題なわけですよ。 一緒に仕事しながら少しずつ引き継ぎいくということが基本できないので、養護教諭の場合は人数が多い学校であれば2人配置なんてことはあり得る話ではありますけど、 少なくとも教務主任は2人はいないですからね。 教務主任が同じ学校で昇格ってこともありますけれども、多くの場合は移動先で昇格するってことが多いので、教務主任経験者が同じ学校にいるってことはあんまないですよね。 ということで、引き継ぎをどうするかということなんですけど、引き継ぎね、紙で引き継ぎをするものもあるかもしれませんけれども、 日々の仕事っていうのはほぼほぼすべて今は公務パソコンの中でフォルダでデータとして保存されているんじゃないかなというふうに思います。 このフォルダの保存の仕方っていうのがそのときの放送でもちょっと話題になったんですよ。 いかにそれをすっきり見やすく分かりやすく記録しておくかっていうこと。 これがいざ引き継ぎが必要になったときに、整然とフォルダが保存されていると、仕事の流れが分かりやすくて、引き継ぎも難しくないということで。 裏を返すと、ここがぐちゃぐちゃだと、どんな引き継ぎやってもちっとも分からないですよね。 ということで、今回NICOさんと話をしたときにも、成田がどんな保存方法をしているのかっていうのをどこかで放送してほしいというリクエストがあったので、 それにお答えして今日はお話をしようかなというふうに思います。 もちろん私の仕事が誰よりも優れているとか、そんなことを言うつもりは全然なくて、 ただ自分のこだわりとしてこういうふうにすることが分かりやすい、自分自身がそうされたら嬉しいと思う、 そういうデータの保存の仕方というののポイントをいくつかお話ししようかなというふうに思います。 フォルダ作り、フォルダ管理の原理原則が私の中で大きく二つあります。 一つは時系列で保存すること、そしてそのために二つ目、連番をつけるということです。 仕事って基本的に4月にやったら次やることは5月にやることで、5月が終わったら次が6月でというふうに感じで順番に進んでいきますよね。 そしてこの順番というのは基本的に学校の枯減も大きく変わらない限りは大抵同じなんですよ。 この仕事の順番がフォルダの中で可視化されているってむちゃくちゃ重要なんですよ。 初めて引き継いだ仕事に就いた人にしてみると、これやったら次何やればいいのかというのがフォルダで番号で順番に並べたらむちゃくちゃ分かりやすくないですか。 なのでそれをフォルダの中で実現するためには連番つけとくのがすごい役に立つんですよ。 フォルダって名前で並べ替えたり日付で並べ替えたりしますけど、日付って意外と作成日が必ずしも仕事の順番と限らないんですよね。 後でずっと先にやるようなことなんだけど、とりあえずデータだけ来ちゃったからフォルダに保存しておこうみたいなことって起こり得るので、 先に作ったフォルダが仕事の順番としては後ってこともあり得るんですよ。 そうすると作った時間で並び替えるってあんまりあてにならないんですよね。 唯一変わらない、こちらが意図してコントロールできるのがファイル名なんですよ。ファイル名はフォルダ名ね。 その名前に連番を付けておくと、名前で並べ替えたときに01番A、02番B、03番Cみたいな感じでバッと並んでくれるんですよね。 こういうふうにしておくと、Aが終わったらBやればいいな、Bが終わったらCやればいいなっていうふうに分かりやすいので、私はこのやり方がおすすめです。 そのフォルダの中に入りますけれども、そのフォルダのトップにくるのは、例えば職員会議の提案文書であるならば、01番職員会議提案というフォルダがあって、そこに自分の提案文書が入っている。 次に02番で、例えば何かイベント、学校行事とかであるならば、当日に使う文書、当日みたいなフォルダを作って、そこに掲示物だとか配布物だとかってことを入れとくわけです。 こういうふうにしておくと、職員会議提案をした後に当日の準備をするんだなって分かるじゃないですか。03番に事後処理とか、あるいは報告みたいなフォルダを作って、そこにイベントが終わった後に必要な文書を保存しておく。 こういうふうにしておくと、01、02、03って順番に仕事を追っていけばことは済むってことが分かるじゃないですか。これは司教委からの依頼で報告しなきゃいけないときも同じですね。フォルダの中には01番司教委からの文書っていうのがあって、依頼文と、例えば回答用の様式とかがその中に入っているわけです。 様式1、様式2、様式3とかね。02番には提出っていうフォルダを作って、その様式1、様式2、様式3を複製したものをそこに入れとくわけです。ここポイントね。元来たブランクの状態の様式は01番に残しておくんです。 02番に提出用のデータを複製してそっちを編集するんですよね。こうしておくと、何がブランクで最終的にどうなったかっていう仕事の分量が見えるじゃないですか。 空っぽの文章にどれだけの文言を入れたら、これが完成したのかっていう対比ができるので、仕事量を測るのにもとても役立ちますし、そのフォルダに提出用のデータだけが残っていると、この依頼に対してはいくつの文章を送れば完了するっていうのがパッと見て分かりやすいですよね。 大抵こういう提出したものって後で、提出したものについての紹介がかかったりするんですよ。ここってどういうことですかとか、ここ間違ってませんかみたいなことが問い合わせがあったりするんですよね。 そのときに提出したものがどれかっていうのが一発で分かるようにしておくと、回答が非常に早くなります。これをごちゃごちゃなデータの中に紛れ込ましていくと、ちょっと待ってくださいね、提出文書探しますねから始まっちゃうんですよ。 提出文書って言われたら、提出フォルダだなっていうふうに見れば一発で分かるので、これおすすめです。あと、個別のファイル名なんですけど、個別のファイル名、なんだそれっていうファイル名結構あってね。 例えば提案文書改とか改めるっていううちに、提案文書新って書いてあって、改と新ってどっちが新しいんだみたいなね。あとは最終版にあった後に提案文書最終版2とか、最終版になんで2があんだよみたいなね。 そういうファイルを付けると、どれが最終版か分からなくなるので、もしバージョン管理をしたいのであれば、提案文書01、提案文書02とか、あるいは日付ですよね。提案文書1201、12月1日。提案文書1205とかっていうふうにしておけば、一番数字が大きいものが一番新しいものっていうふうに一目瞭然ですよね。 過去のボツになるデータっていうのも捨てちゃうのはちょっともったいなくて、というのは2つ前のバージョンの文言が後になって必要になるときってあったりするんですよ。そのときに消さなきゃよかったって絶対後悔するので、ことが全部済むまではボツデータ削除しないほうがいいです。 そのときはボツデータっていうフォルダを作って、そこに古いバージョンを突っ込んでおくんですよ。もし必要があれば、その前のところから引っ張り出してくるっていうことができるといいかなと思います。今、クラウドベースになってバージョン履歴で持ち戻すこともできますけれども、ちょっとめんどくさいんですよね。 だから、単体でコピーが残ってたほうが取り回しは楽かなというふうに思います。あと、これは強く言いたいんですけど、星に逃げるなっていうね。ファイル名の頭に星とかつけると、確かに雑多なフォルダの中では、名前で並び替えたときに一発で上に上がってきてくれたり目立ったりするので、ついつけたくなっちゃうんですけど、これね、星をつけて目立たせなきゃいけないフォルダが悪いんですよ。 ちゃんと整理しましょう。そうすれば、星なんかつけなくてもちゃんと見えるようになりますし、そもそも星の意味はつけた本人にしか分かりません。後から引き継いだ人が、星を見ても何のことかさっぱり分からないので、今すぐやめてください。 ということで、こんな感じでフォルダを整理しておくと、今すぐ、明日にでも次の人に引き継げるフォルダ構成になっていくんじゃないかなと思います。ということで、これをお聞きの出版社の方々、私の2冊目の本、明日にでも仕事を引き継げるチャチャットフォルダ管理術、いつでもお声掛けお待ちしております。 それでは、次回までお会いしましょう。