# #課題の見つけ方 フルフルラジオの森川です。この番組では背中で語れるお父さんお母さんになろう このようなコンセプトでお金の知識を増やし将来のため家族のため 投資やビジネスを頑張っているパパママを応援するラジオ番組となっております さて今日のテーマですね 無駄なミーティングを進化させる魔法の一手 まあこんなテーマでねお話をしていきたいんですけどもこれまで何度もミーティングを参加して きた会議参加してきたんだけどいつの間にか いつも同じ毎回同じような話をして中身がないよねみたいな会議 経験したことはありませんかね 毎週集まるんだけど結局何も進んでないよねみたいなね 今日はその原因を探るためにですね課題の見つけ方をしっかり理解することが大切なんだよと 今日はそのあたり深掘ってお話をしていきたいと思います それでは本編どうぞ # 課題を見つけることが改善の第一歩 無駄なミーティングって言ったらすごく失礼なんだけど、やっぱり中身がある会議にできればしていきたいですよね。 あー眠くなっちゃったなぁ、今日は何の話してたんだろうみたいな、無駄な会議って僕は必要じゃないと思うんですよね。 ただですね、長年続けていくと会議自体をやることに意味があるとか、中身よりもどちらかというとやってる感を求めている人たちが増えてくるということも 大きい企業だったら特に出てくるのかなと。 何がヤバい、何がおかしいということに気づかなくなってしまっては、進化どころか発展すらないですよね。 そこのヤバい、どうしてこれを変えないといけないかというこの課題を見つけるためにはですね、普段の業務だったり活動から少し距離を置いて見直すということが必要なんですね。 例えば定例ミーティング、決まった時間に始まるんだけど終了した時には、あれ、今日は何か進んだみたいなね、自問自答もしくは会議をしている人自身がね、それぞれが考えてみて、もし発展がないと感じたらですね、それはすでに無駄ミーティングなんですね。 厳しいことを言うようですけども、やはりみんなさんそれぞれ役割があってやることがあって、貴重な時間を割いてミーティングの時間を設けてるはずなんですね。 それで無駄ミーティングだったらもったいないですよね。この無駄を改善するためには、なぜ進展がないのか、何がボトルネックになっているのかを見つけるということが大事で、 毎回同じメンバーでやる以外も、他の外部の人を入れるとか、マンネリにならないような対策をしていく、工夫をしていくということが大事ですよね。 僕がある定例ミーティングに毎月約ですね、これはリアルで開催するので1時間ぐらいかけて参加する市役所、そして商工会議所みたいなね、そこの集まりの定例ミーティングがあるんですけど、 毎回集まるけど、結局報告しかないとか、報告だったら別にメールとかで済む話ですし、わざわざ大の大人が40人、50人集まって会議する人があるのかと僕は思っちゃうんだけど、 さらにね、これあまり控えにならないようにお話したいんですけど、決まったことがあまり進まないなって感じることもあるんですね。 どこの会議所とか、特定されちゃうのであまり言わないですけど、ある日ですね、どうしてミーティングが無駄になるのかということを僕自身問いかけ続けて頭の中で考えまくったんですね。 その結果ね、アジェンダが曖昧で誰が何を担当しているかが明確でなかったことが分かったり、その瞬間に課題が見つかったんですね。 この課題を発見したことで、このミーティング自体の形式を見直して、アジェンダを明確にして各担当に具体的なタスクを割り振るようにする。 これをちょっと改善したんですね。これが無駄ミーティングを進化させる一手でもあるんですね。 そこにはですね、この課題を発見するには、なぜ、whyっていうのがすごく大事で、この質問を繰り返す、これが有効になってくる。 疑問を持つというところがですね、長い間そこに所属していると疑問すら持たなくなるんですね。 これはすごくですね、考え、思考が停止している状態で意味がないですね。そうじゃなくて、小さいことでも疑問を持つ。 これ何でだろう?これってどういうことですか?みたいなね。 普段は見逃しているような問題がこれによって浮き彫りになってきて、例えばミーティングが毎回長引く場合にどうして長引くのか、どうして時間が無駄になっているのか、その原因は何なのかというところを深掘って探ることで解決のヒントが見えてくるんですね。 他にね、過去に参加させていただいているミーティングでね、例えばあるプロジェクトが進行が遅れているなって感じた時も、どういう質問を活用して、どうしてこのプロジェクト遅れているのか、どこでボトルネックが発生しているのか。 ボトルネックって何?って言われそうなので、もともとは瓶の首ということを意味していて、物事だったりプロセスの中で全体の進行、そして効率を遅らせる原因障害って何なの? 例えばボトルに液体が瓶の首の下で詰まって、それによって流れが遅くなるということに由来したりするんですけども、プロジェクトだったり業務の進行において特定のステップだったり、この人が原因みたいな、こいつが悪いんだぞみたいな、あるじゃないですか。 それをなかなか言えないという問題もありますけど、これが原因で全体の進捗が遅れるような場合は、この遅れの原因をボトルネックって言ったりとか、これを解消することで全体の流れがスムーズになって効率が上がるよねっていうことなんですね。 話に戻しますけども、プロジェクトの進行を見直すっていうところね。どこでボトルネックが発生してるのかっていうところを徹底的に見つけ出して、ここからプロジェクト全体像を見直すことで改善策も見えてくると。 この場合も課題を発見して、それを解決することで無駄な時間を割いてプロジェクトをスムーズに進行させるということが過去に僕がずっとやってきてることなんですね。 例えば企業単位で今お話をしてましたけども、個人でもそうですね。自分の事業がなかなか進まないなとか、投資がうまく勉強に時間を割けないなとかね。 これの原因、どこで滞ってるかっていう原因を探すのは共通してるんですね。なので個人でも企業でも、個人のタスク、企業のプロジェクト、やってることは一緒なんですよね。 ここの課題を見つけられるかっていうところが一番大事で、ミーティングの時になるべく多くの参加者からのフィードバックを求める。 自分では気づかなかったけど、その問題が浮かび上がるっていうこともあるし、やっぱり何回も言いますけど、自分だけの目じゃなくて第三者ですね。 普段入ってない方、見てない方に見ていただくっていうのは非常に効果的な部分でもあります。気づかなくなってきますからね。 このフィードバックをしっかり受け止めて、課題を認識して、それを改善していく。もうこれだけなんですよね。 最近あったのはね、ミーティングですね。複数でミーティングしてる場合に、このミーティングの進捗が遅れてるなって気づいて、参加してるメンバーにね、どうしたらもっと効率よくなるかなって意見を求めたこともあるんですね。 そうするとね、そこの中のメンバー出たのは、限られた人に発言が集中してるよねとか、決定事項が曖昧のまま進んでしまってるよねみたいな、こんなフィードバックをもらったこともあるんですね。 これに向けて、これを受けて参加者全員が発言しやすいような環境を作るとか、あとは決定事項を後々議事録に残しておくとか、簡易的なですね。 で、ミーティングが大幅に改善されるということもあったんですね。 無駄なミーティングを進化させるというこの魔法の手はいってだけではないんですね。 そこに対しての課題は何か、その原因は何か、解決策はどうやってやったらいいか、この課題を発見するということはですね、ただただ無駄だなって感じてることを有益な時間に変えていこうぜっていうね、このための最初のステップなんです。 はい、ぜひ日々のミーティング、そして業務の中での課題の見つけ方、参考になったなというところがあれば活用していただき、業務の効率を上げていってください。 # ふるふるハイブリッドスクール フルフルハイブリッドスクールでは、当初勉強したいという方のために スクールをオンライン、そしてリアルで勉強ができる場所を作っています。 今まで400人ぐらいの方がスクールで勉強していただいて、 現在は100人ぐらいが継続して勉強しているという状態です。 新入社も始まってそろそろ投資しなければと思っている方は、 まず勉強してからやるのがいいと思います。 月1万円で学べる環境をご用意しておりますので、 興味ある方は詳細をご覧ください。 そして個別相談も受けたまわっておりますので、 LINEを追加いただいた後に個別相談というところも出てきますので、 そこも確認してみてください。 それでは本日はここまでです。 最後までご視聴いただきありがとうございました。 それではまた明日。