# オープニング こんにちは。副業企業コンサルタントの中山優子です。 青春出版社から、私は私を諦めないことにしたという本を出しています。 プロフィール欄に本のリンクがあるので、ぜひチェックしてみてください。 そして、メルマガにご登録いただくと、動画を2本プレゼントしています。 ぜひ、メルマガ登録いただけたらと思います。 不定期ですけれども、ここのところ最近毎日配信をしています。 私のプライベートなこととか、一番第一次情報が届くものなので、ぜひご登録ください。 カピターにリンクを貼っておきます。 # 今週は… 今週はブレイン秘書の山下葵さん、私たちは葵ちゃんと呼んでいるのですが、 葵ちゃんからいろいろご質問をいただきながら、このVoicyを収録していきたいと思います。 # あおいちゃん では、葵ちゃんよろしくお願いします。 よろしくお願いいたします。 最初に葵ちゃんの自己紹介してもらった方がいいかな。 あれ、私、えつこさんに自己紹介してもらったか忘れちゃったけど。 先週のえつこさんね。 今週の葵ちゃん、自己紹介をお願いします。 はい、はじめまして。 今回インタビューを務めさせていただきます。 山下葵と申します。 私は現在、プレーンショーとしてお仕事をさせていただいており、 今年で4年目になります。 元は普通の会社員を10年ほどしていたんですけれども、 出産を機に働き方を変えたいと思い、脱サロをしました。 今、普段は企業家さんの裏方、準局回りやバナー制作などのサポートをさせていただいております。 ゆう子さんのお仕事にも携わらせていただいているのですが、 今回はインタビュアーという立場で、 普段なかなか聞けないお話や、ゆう子さんの考え方などを いろいろお聞きできたらと思っています。 どうぞよろしくお願いいたします。 よろしくお願いします。 葵ちゃんって何年目?今、秘書の仕事。 今、4年目になります。 4年目。うちの準局は何年目? 準局は3年くらいいらさせてもらっているような気がします。 ずいぶん、ちょっと長いお付き合いになりましたけど、よろしくお願いします。 よろしくお願いいたします。 # 忙しいとき、何を手放す？ はい、ではアオイちゃんよろしくお願いします。 よろしくお願いいたします。 えっと、私今、部連長としていろいろ裏方の方に入らせていただいているんですけれども、 結構こう、あれお願い、これお願いって言われることも多くて、 何でも結構はいはいってやりますっていう感じでさせていただいてるんですけど、 そうすると結構自分の中でいっぱいいっぱいになるタイミングっていうのがどうしてもあって、 これをこう、仕事は手放したくないんですけど、 なるべく他のところで手放していったりとか、ちょっとこうしていきたいなって思う時があって、 なんかゆう子さんも結構いろんなことをされていると思うんですけど、 なんかゆう子さんは普段から意識して手放しているようなことってあったりされますか? 手放すことは、まあ私はね、みんなにお仕事お願いできるようになってるから、 自分じゃなくてもいいことは、葵ちゃんお願いみたいな、 それで葵ちゃんが今の質問になってると思うんだけど、 そういうふうに自分じゃなくていいことは人にお願いしたりとか、 あとまあAIがね、今使えるから、AIにやってもらうとかいうことで、 割と業務の軽減はできるかなって思っている。 あとはね、やっぱり優先順位を決めるっていうのは大事かなって思う。 仕事をやる時ってさ、頼まれたことはやっぱりはいかイエスか喜んで受けていくと、 やっぱり自分の可能性もすごく広がるし、 あとは頼っていただけるようにもなるから、信頼がそこでたまるからね。 だからやっぱり仕事がリピートリピートで続いていくっていうのはすごくあると思うんだよね。 要は仕事頼む側からしてみると、この人できる人だな認定してもらった方が自分もやりやすいし、 なんかできない人認定よりできる人認定の方がいいじゃん。 だからはいとかイエスで引き受けていくのはすごく大事なことなんだけど、 全部が同じ優先順位一番ですではないと思うんだよね。 例えば、いつまでにやるかっていう期間が早いもの順が優先順位が決まってきたりするじゃない。 あとはやっぱり、これを言っちゃあれだけど人?この人とは先にやってあげたいなとか、 そのこの人がAさんという人が、あおいちゃんがお仕事をすることで完結することだったらいいんだけど、 Aさんがそれをもとにまたどっかに確認をするとか、そうなるとAさんの先の仕事があるじゃない。 そういうものは早くやってあげた方が喜ばれる。 でも中には別に来週とかでもいいよっていうものもあるじゃん。 そういうのは来週にも合わせるじゃない。 だから手放すっていうよりは優先順位を結構つけたりはする。 なるほど。 # 業務効率を上げる簡単なコツ あとやっぱりその納品して 確認をしてもらわなきゃいけないことってすごく多いじゃない その確認が なんだろうよくね葵ちゃんとも話すんだけど 1から10までの工程があって 10できたら確認してもらうだと相手の確認の時間ってすごい奪っちゃうじゃん だから3ぐらいまでやってひとまずこんな形で進めて大丈夫ですかの確認をすることによって 結構そこの何だろう業務効率って上がると思うんだよね だからなんかそういう風なやり方の工夫はすごく大事かなって思う 優先順位とやり方の工夫 相手の負担も減らせますし そこはすごく大事にしていきたいところですね なんかちなみに勝ちやっちゃうっていうことある? いろいろ受けていったらこれもこれもこれもこれも今日やらなきゃいけないみたいなことってある? しょっちゅう しょっちゅうあるのでその時なりの優先順位を立てるんですけど ってなるとやっぱりちょっとこの人が遅くなるとかどうしても出てきてしまう時やっぱりジレンマを抱えてしまうんですけど でもやっぱりこうおっしゃってるように優先順位は立てる必要がありますし 今やるべきかちょっと後でもいいのか そこを常に考えながらっていうのは意識していきたいなと思いました # 仕事を長く続けていくために みんなの仕事を見ててもすごく思うのが、 納期のコントロール。 いつまでにお願いできますか。 クライアントのご希望にかなったら、それはそれでいいと思うんだけど、 どうしても希望にかなわないとか、ちょっと難しいとか、 だと私結構徹夜かな、みたいなことってあるじゃない。 いますね。 その時は例えば、うちは基本に営業日前までにご依頼くださいっていうことにしてるんだけど、 結局みんな明日までにお願いできますかみたいなことって割とあるじゃない。 その時には明日の何時まではコントロール全然できると思うんだよね。 あーなるほど。 明日ってさ、別に朝の7時でも明日は明日じゃん。 だけど午後の2時でも明日は明日じゃん。 だから明日の夕方になりますか、大丈夫ですかとか、 明日の夕方まででしたら可能ですとか、 もしくは明日も無理だったら、 明後日の午前中まででもいいですかみたいな、 そういう納期は交渉できるものなんだよね。 なるほど。 だってどんなものもそうじゃない。 別にその通販でもさ、アマゾンプライムとかでも、 今日欲しいんだけどっていうものポチってもさ、 お届け明日じゃん、早くって。 そうですね、私も今ポチってるものがあります。 納期ってやっぱりさ、交渉ごとなんだよね。 アマゾンプライムの場合は明後日になるけど、 早く欲しかったらお急ぎ便でお金払えば、 今日の夕方行けますよみたいなのあるわけじゃない。 だからそこは交渉の余地があるところ。 で、なんかそのうちのブレインじゃなくて、 別の秘書の方からも相談されたことがあるんだけど、 明日までっていうことで結構なテキストを作らなきゃいけないと、 それが一旦引き受けたらもうやってくれると思われちゃって、 しょっちゅうあるんだけどどうしようっていうご相談をいただいたことがあって、 その時にはできないことは引き受けないほうが良くて、 明後日までなら大丈夫ですよとか、 これは3日間も欲しいですっていう交渉は絶対必要なんだけど、 どうしてもっていう時は特急料金かかりますけどいいですかの交渉ができると思う。 それは必要ですね、確かに。 だって他の業務全部止めてそれをやるわけでしょ。 他の業務の調整が必要になってくるじゃない。 そういうこちらが汗をかかなきゃいけないことが生じるわけだから、 優先度を高めるためのオプションとして特急料金っていうものを交渉するっていう。 それだったら3日後でいいです。だったら3日後にすればいいんだよ。 だけどそれでもやってほしいっていうのは本当に必要なことだから、 可能だったら特急料金いただいてやってあげたほうがお互いに気持ちがいいと思うんだよね。 だから仕事ってやっぱり長く続けてなんぼだから、 クライアントワークやってると特にクライアントがいるわけじゃない。 クライアントとの関係性を良好に保っていくっていうものは、 全部を自分が引き受けて自分が大変な思いをするのは違うと思う。 対等な立場として交渉をするし、相談もするし、ご提案もする。 だからビジネスっていうことを捉えると交渉だと思うから、すべて交渉ごとだと思うので、 そういうふうに仕事のやり方を工夫していくっていうのは、 長く続けていくためにもとても大事なことかなって思ったりする。