# 小話〜 暮らす働く、ちょうどいいラジオ この放送は、暮らしとオリジナルウェアのショップを 兵庫県西宮からお届けするアワーホームエミガ 平日毎朝6時に、家事や仕事、中学生の子育ての話をしています。 ただいま、20冊目の著書を執筆中です。 さて皆さん、三連休はいかがお過ごしでしたでしょうか。 私は連休前の木曜日の夜と、それから土曜日にもダンスレッスンに行ってきました。 週に2回もダンスをするという感じで、体を動かすのがすごく好きになってきて 30代後半で再開したダンスレッスンを、今はほぼ週1回なんですけど 時々週2回とか、それからストレッチとかいろいろ別のこともやってみたいな なんて今思っているところです。 体がだいぶ慣れてきたので、筋肉痛とかもそんなにならなくなってきて いい感じに今いけてるんじゃないかなと思っています。 その分、動いたからっていうことを理由に、ちょっと食べる量も増えてる感じがしてるので 本当に食べたいものを食べるっていう風に考えて ちょっと引き締めていきたいなと思っているこの頃です。 そして今週は木曜・金曜と新刊の20冊目の本の撮影も控えているので ちょっと頑張っていきたいと思っています。 さて今日はいただいたご質問にお答えしていきます。 PTAや仕事の引き継ぎ書、どうやって作る?というね 年度末ならではのご質問をいただいておりますので よかったら最後までお付き合いください。 # 引き継ぎ書はこうつくる／❶○○にまとめる❷全体スケジュール感❸いつみんなで集まるべき？／不要なものは処分してから引き継ごう〜 今日はPTAや仕事の引継書についてご質問いただきました。 ラジオネームまんまるさんです。 エミさん、いつも楽しくVoicy聞いています。 朝仕事に行くときに声を聞くと、今日も楽しくいろいろやってみようという気になります。 今日は、引継書の書き方について質問があります。 私は今年度、PTAの役員をしており、引継書を書く時期になりました。 確かに今頃ですね。 次年度の方が困らないようについつい細かいところまで伝えなきゃと思うと、 引継書の文章がどんどん長くなり、書きながらこれ読むの大変やろうなと思い困っています。 例えば、箇条書きでわかりやすくと思いつつ、 昨年度までと今年度で違う点や反省点などを注釈で入れてしまい、気づけば長い長い文章に。 これからの時期、移動や退職で引継書を書く方も多いと思うので、 わかりやすい書き方やポイントを教えていただけると幸いです。 と、まんまるさんからいただきました。 確かに、今ちょうど年度末に差し掛かって、 次年度の方に引継ぐ書類を作られるタイミングの方も多いのかなと思って、 この質問を取り上げさせていただきました。 私もPTAでいうと、今子供中学校2年生なんですけど、 小学校3年生の時にやっていましたね。 クラス役員の4クラスだったかな、5クラスだったかな、 その時のクラス一人一人のやつに選ばれて、 くじを引いたのかな、くじを引いて、 その中のジャンケンで負けて、 確か長みたいな感じになっていたと記憶しています。 私も同じように引継があったので、 ちょっと振り返ってお話ししてみたいと思います。 まず、引継書なんですけど、 私はA4一枚で収まるようにまとめる。 これが一つの大きなポイントかなと思います。 これ、PTAの引継書だけじゃなくて、 基本的に企画書でも何でもA4で一枚で収まるようにまとめる。 これもビジネスの基本ですよね。 私が前職で会社員として働いていた時も、 どなたかに提出する書類っていうのは、 A4一枚で収まるようにまとめるっていう感じでやっていました。 だから、まんまるさんがお話しされていた、 昨年と今年度で違うところとか、 あと反省点とかは基本私入れなくていいんだと思うんですよ。 目的は次年度やりやすくできるかどうかが一番大事なので、 私はこうだったけど、こういう反省点がありますというより、 こうした方がいいとかね、 いうような書き方で反省点はこれですとか、 昨年と今年度はここが違いますというよりも、 来年度の人がやりやすくできるかどうかっていうところの視点に立って、 入れるか入れないかを判断する。 とにかくA4一枚ぐらいじゃないとみんな理解できないと思って、 もうがっつり省くっていうのが一番大事かなと思います。 2つ目は全体のスケジュール感をお伝えすること。 特にPTAとかになると、今までやったことがない人がその役になって、 不安に思っていられるタイミングだったりとか、 なんか大変そうって多分思っている方が多いと思うので、 1年間の全体スケジュールでここが一番忙しいですよとか、 この5月の時点でこの施設の予約しとかないと、 8月の夏祭り開催できないから施設の予約はここ絶対みたいな、 全体のスケジュール感の中でこれマストっていうことだけを伝えておく、 いう感じでやるといいんじゃないかなと思います。 仕事されている方も多いと思うし、 されてなかったとしてもみんな忙しいので、 そこさえ押さえとけば大丈夫っていうような、 後は個人の自分でやる仕事としてOKみたいな感じで、 そこだけ伝えていたような記憶があります。 当時の資料はちょっとパソコン変わっちゃって、 今残ってないんですけど、 確かそんな感じで資料が残っているんですけど、 そこだけ伝えていたような記憶があります。 3つ目はみんなで集まっておくべきなのはここ、 あとは個人の自分でやる仕事としてOKみたいな感じで、 そこだけ伝えていたような記憶があります。 確かそんな感じで資料を作ったような記憶があります。 引き継ぎのときに大事にしていたのが、 過去から引き継いだファイルってもらうじゃないですか、 ご経験の方はよく分かる分かるっていうことだと思うんですけど、 そこに10年以上前のいらない資料とかがめちゃくちゃ入っているんですよ。 例えば地域の方からいただいたチラシみたいなやつが、 2枚も3枚も同じものが入っていたりとか。 私の判断で、一応その学年のPTAの長みたいな感じで、 じゃんけんで負けてなったので、 私の判断でこれはもう絶対に来年度引き継いだって、 もう意味がないなって思うものは処分してから渡しすることにしました。 多分みんな不安なんだと思うんですよね。 私が勝手に処分したことで困ってしまわないかなとか、 なんとか思われないかなってあると思うんですけど、 優先順位で確実に不要なもの、同じものが3枚とか、下書きが入っていたりとか、 そういったものは最終アウトプットの結論の形の紙さえあればOKなので、 もうバンバン処分してから渡ししました。 そうでないと次の方はめっちゃ困ると思うし、 そんな感じで自分がめちゃくちゃ仕事を抱え込んでやったという記憶はあまりなくて、 できる範囲でやれる時間でパパッと資料整理してから渡したような記憶があります。 引き継ぎ書の大事なポイントとしては、 1つ目、A4一枚で収まるようにまとめる。 2つ目、全体のスケジュール感をお伝えする。 3つ目、みんなで集まるべきタイミングと個人でOKなタイミングをお伝えする。 最後補足として、いらない資料とかは処分してから引き継ぐのポイントでした。 スタッフと話して、アワホムにスタッフが30人くらいいるんですけど、 話していてもPTAが解散したよという学校もちらほら聞いていたりとか、 あとは学童の父母会も解散したよとか、最近そんな話をちらほら聞くような機会も増えてきました。 皆さんのお住まいの地域とか学校とか、そんなことはどうでしょうかね。 そしてちょうど今、引き継ぎ書の準備をしているよとか、 あとこんな風に引き継いでもらってとっても楽だったとか、 そういったことがあればPTA、仕事関わらず、ぜひコメントをいただけると皆さんの参考になるかなと思います。 もちろんそれ以外のご感想やいいねを押していただけるだけでもとっても励みになります。 今日はボイシーのデイリートークテーマ、ハッシュタグ準備が大切に沿ってアップしてみたいと思いますので、 よかったらそのハッシュタグを押していただくと、他のパーソナリティの方の準備が大切というのも色々と聞けるようになっているみたいなので、 よかったら聞いてみてください。 # 6人家族！節目節目でリピートしてきました。家族と共に永く／再販は3/1です🌈 最後に、アワーホームサイドストーリー お客様のお声をお届けするコーナーです。 石川県のよっこさんから頂きました。 国産ヒノキのオープンボックスを求め頂いたよっこさんです。 アワーホームのアイテムは、昔から色々と愛用しており、 ものづくりへの重い丁寧さも知っていたので、 いつかこのオープンボックスも購入したいと思っていました。 そして、現在小学校5年生の娘が小学校入学の際、 色々な用途に使い回せる奥行きが深いということで、 ランドセル収納として購入を決めました。 まず、届いて箱を開けた時のヒノキのふわっとした香りに驚きました。 何と数年経った今でも玄関を開けるといい香りが残っています。 娘もランドセルが置きやすく、 シンプルな作りで学用品の準備もしやすそうでした。 そして、長男の小学校入学後時にもランドセル収納として、 さらに私たち夫婦の結婚10周年記念にテレビ台として、 今ではワイドが6台とハーフを2台愛用しています。 子どもが4人いる我が家ですが、年齢とともに暮らしの変化に合わせて、 本当にフレキシブルに使えるので大活躍です。 小さな子どもでも楽に動かせるので、 お絵かき台や学校ごっこなどその日の気分に合わせて遊んでいます。 私は雛人形など季節物を飾る時や模様替えなど組み合わせを考えるのも楽しく、 テレビ台を眺められるリビングは私のお気に入りの場所です。 こんな素敵な商品に出会わせていただいたことに感謝。 家族とともにずっと長く年を重ねていけたらと思っています。 ありがとうございます。 石川家のよっこさんからいただきました。 こちらこそご家族の節目に合わせて新たに追加でリピートしてくださって、 今も家族6人で使ってくださるというのが目に浮かぶようなメッセージでした。 ありがとうございます。 私も子供が小さい時にオリジナルのオープンボックスを作ってリビングで使ったり、 おもちゃを収納したり、今も子供部屋で使ったり、 そして最新はキッチンで食器の収納として使っていたり、 どんな形でも変えることができる。 これは本当に引っ越しが多い方とか転勤が多い方とか、 そういった方や私のように模様替え好きな方にもすごくおすすめです。 岡山県の西阿波倉村という人口1500人の小さな村で育てたヒノキを使って作っていただいています。 興味がある方はぜひこのチャプターのリンクをチェックしてみてください。 それでは今日も最後まで聞いてくださってありがとうございました。 アワーホーム エミでした。 それでは。