# タイトルコール この番組は、トップ5%社員の時間術の著者である私、越川が、個人の経験と17万人の調査データを基に、働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ はい、Together、ありがとうございます。 今回もですね、あなたの仕事を変えていきたいなと思います。 より短い時間で、より大きな成果が出る働き方をご紹介したいなと思います。 # 一発OKを引き出す6ルール 今回は資料作成、パワポのスライド作成についてお話ししようと思います。 先週ですね、資料作成のお話をしたら、予想以上の反響をいただきまして、 もっとやってくださいというお話をたくさんいただきましたので、 今日は資料作成のお話ですね。 前回と一緒で、一発OK、一発でYESと、 勝ち取るにはどうしたらいいか、伝えるじゃなくて伝わるという、 そういう資料を作ってくださいねという話をしたんですけども、 もっと具体的に教えてほしいというのがありましたので、 書籍の中にもですね、書いている内容を今日はギュッと詰めてですね、 ご説明したいと思います。 パワポイントの元々事業責任者担当役員だったんですけども、 やっぱりパワポイントは手段ですので、何のためにパワポ作るかというと、 それはですね、相手を思い通りに動かすことなんですよ。 共有して使ってもらうと、提案したら決めてもらうと、そういうことですよね。 相手を動かす、例えばね、提案書であれば、企画書であれば、 YESって意思決定者に言ってもらうにはどうしたらいいかということで、 826名の意思決定者にヒアリングをしまして、 あなたがYESと言った、OKを出した資料ってどういうものですかというのを集めました。 YESと言われた資料とそうじゃない資料を合わせて、パワポイント5万ファイルを集めまして、 これをですね、実は画像変換して、そして画像認識して、 そして何色使われているかとか、あとOCRで文字数なんかも調べてますので、 1スライド何文字使われているかとかですね、そういったことを分析しました。 そしたらですね、一発でOKをもらえた資料、共通点が見出されてきました。 これちょっとAIを使ってですね、いわゆるモデリングっていうものをするんですけども、 その共通点6つありまして、もっと言うと本当は18かな、あったんですけど、 18個のうちトップ5%じゃない人、成果をなかなか出せなかった人に真似てもらったらですね、 6つは再現できたんですね。6つのルールだけは再現できたので、 そういった意味ではトップ5%の方が作っていて、それで成果が出ていて、 かつ5%じゃない方が真似したら同じく成果が出始めましたよというようなものが6つ絞られましたので、 それを今日はご紹介したいなというふうに思います。 まずですね、前回も話した通り、やっぱり人は目で資料を確認しますので、 ぱっと見でですね、分かりやすいか分かりにくいかというのを判断しますと、 前回言った通り10秒間ですね。 10秒間で、要は何か、こういうことなんだな、こういうアクションを取ればいいんだなというのが、 10秒間で分かるやつが分かりやすい資料。 10秒間、このアイコンはこのカラーなんだろうと考えちゃうのが分かりにくい資料ということで説明しました。 その上でですね、分かりやすくて、かつ相手を動かしやすい、イエスとオーケーと言ってもらいやすい6つのルール、 順番にご説明していきます。 まず1つ目。ちょっとね、1つ目のルールはですね、要件複数あるんですけども、 まず1スライド105文字。100文字前後だと思ってください。厳密に文字数調べなくていいです。 ただ105文字以内であると、メールにしてもチャットにしてもダイレクトメッセージにしてもですね、 閲覧率が高いことが分かったので、スライドも105文字が、絵としてね、 パッと頭の中に入りやすい情報量だということで105文字です。 色はね、3色以内。3色以内ですね。たくさん色を使っちゃうと目線誘導できないです。 この色はですね、暗い角度が低い色ですね。低彩度の色を使ってください。 フォント、24ポイント以上。もうそれより小さいの見えないですし、 やっぱり意思決定者も心がすごく疲れると、目が疲れて心が疲れると言ってました。 文字が小さいとですね。24ポイント以上にするためにはやっぱり文字数を減らさないといけないので、 105文字と24ポイント以上というのはセットかなと思います。 Windowsで言うとですね、一番視認性が高くて分かりやすいと言われたのがメイリオ。 カタカナのメイリオ、もしくはアルファベットのメイリオUIですね。 Macで言うとひらりの角ゴシックが良かったですね。評価が高かったですね。 最近はWindows系だとUD系のゴシックなんかも出てきてますけども、 まだまだその浸透率ですとか、実際にアンケートで分かりやすいと言ってくれたのはメイリオが一番でした。 ルール1、1スライド105文字。3色以内でメイリオ24ポイント以上というのがルール1です。 ルール2、対角線と白で視線を誘導するということです。 パワポイントはですね、左斜め上から右斜め下に視線が動くんですね。 その対角線上にアイコンを置いたら必ず目が止まります。 そしてその右の文字を読みますので、重要な文字はですね、その対角線の近くに置くとか、 アイコンはですね、1スライド4つ以内、できれば2つ以内にしてほしいんですけども、 アイコンを置くんだったら、その左斜め上から右斜め下の対角線上にアイコンを置くと目をそこで止めますので、 その周りにですね、重要なものを置けば視線誘導ができます。 あとは色、さっき3色って言いましたけど、一番効果的な色は白ですね、白。 理由は2つ。白抜き文字です。白抜き文字が一番頭の中に残ります。 赤色よりも全然白抜き文字ですよ。 それから余白の白ですね。人間は単焦点なので、1つのことに焦点を絞るので、 重要なもの、重要な情報の周りに余白を用意すると、その重要なものに視線誘導ができるということで、 白抜き文字の白、余白の白、この白と対角線ですね。 左斜め上から右斜め下、この対角線を意識すると視線誘導ができますよというのがルール2です。 ルール3、矢印、スライドの中に使う矢印ですね。矢印ですね。 これ5つ未満、なるべく4つ以内ですね。5つ未満にしてくださいと。 さっき言ったアイコンは極力少なく、5つ以上もダメですね。アイコンも5つ以上使っちゃダメですね。 できればアイコン2つ以内外ですね。 ルール3は矢印は5つ未満、アイコンは極力少なくというのがルール3です。 ルール4、グラフ使いますよね。パワーポイントの中に円グラフとか棒グラフとか。 グラフはあくまでもデータ、インフォメーションでしかないので、そこから何が導き出されるかというインサイトを入れないといけないですね。 このグラフを見てわかる通り、Aと答える人が3分の1いますので、ですので今回はAの案にしたいと思いますという、 この3分の1Aを答えているという、そういったグラフから導き出されたインサイト、学びをグラフの横に置いてください。 相手が動くのはインフォメーションじゃなくてインサイトですから。 そのインフォメーションから何がわかったのか、何が導き出されたのかということをそのインフォメーションの横、グラフの横に配置してください。 グラフは3色以内にするようにしましょう。 ルール5、ルール5はパワポ資料のストーリーですね、中身、コンテンツです。 相手が動くのはメリットです、メリット。相手がメリットを感じたら動いてくれるんです。 そのメリットというのはどう表現するかというと変化と数字です。 変化、痩せますよ、今よりも痩せますよという変化ですよね。 これに数字を入れるんです。 1ヶ月ジムに行ったら痩せますよよりも、2ヶ月ジムに行ったら2キロ痩せますよと言われた方が生きたい気になりますよね。 相手が欲しい変化、これをメリットと言います。今よりもこうなりたいという、これがメリットですね。 未来への明るい変化、これをメリットと言います。 これを数字で表現するんですね。 この5つのことをやれば動きますよ、メリットが出ますよとかですね。 数字で表現する、メリットというのは変化を数字で表現するとより効果が出ますよというのがルール5でした。 ルール6、パワポイントの資料というのは提出して85%が口頭で説明しているんですね。 プレゼンとか社内会議とかで。 その時に飽きちゃうんですよ、相手が。 相手は記憶が一番残っているのは最初の1分と最後の5分なので、間間伸びしちゃうんですよ。 間伸びしちゃうと忘れられちゃうので、人間は1日で7割以上忘れちゃいますから忘れられちゃうと困るので、間の間伸びする時間帯ですね。 そこはですね、飽きさせないために5スライドに1スライドは画像もしくは動画を入れてください。 画像とか動画はちょっと大きめなやつです。 目をパッとする。 一般的に目が集まりやすいのは正直動物と子供とあと食べ物ね。 この3つっていうのは定番ですので、ストーリーに合うようなものを選んでいただいて、なるべく大きな画像とかなるべく高品質なもので入れていただいて。 あと動画もいいですよ、プレゼンの時に。 ちょっと音とか映像が出ると寝てる人も起きますからパッと刺激されますので。 5枚に1枚は画像かもしくは動画を入れるというのをやってみてください。 # 頂いたコメントへのお返し はい、そういうことで一発OKをもらう6つのルールということで、 繰り返して言いますね、一応。 ルール1は1スライド105文字、3色以内で目入りを24ポイント以上。 ルール2は対角線と白で視線を、相手の視線を誘導する。 ルール3は矢印は5つ未満、アイコンは極力少なく。 ルール4、グラフはインサイトを添えて3色以内。 ルール5、メリット、相手のメリットを変化と数字で表現する。 最後、ルール6は5枚に1枚は画像もしくは動画を入れて飽きさせない。 この6つですね、ぜひちょっと皆さんも、全部じゃなくていいですよ。 試しにどれかやってみていただければなというふうに思います。 はい、ちょっとコメントの方、また触れていきたいと思いますが、ありがとうございます。 アプリの方でもね、吉勝さんの方でも毎回グラレコやっていただいて、以前のね、入社初日に辞めたいと言ってきた新人3人の件もですね、これが一番再生されてるんですけど、それもグラレコやっていただきました。 ありがとうございます。その他にもですね、 ツイッターですとか、リンクトインとか、フェイスブックなんかでもコメントをいただいております。 アプリの方でもね、見てますけども、それ以外のものもしっかり見てますので、ぜひまた引き続きコメントをいただければなと思います。 最近は、そうですね、コメントをいただく方が継続的にコメントいただいて、大変ありがたいなというふうに思います。 例えば時間術と時短術の違いで、そうですね、こぶたんさんがコメントをいただきましたし、あとのっきぃパパさん、ありがとうございます。 いこまの5610、そうなんですね。ありがとうございます。 のっきぃパパさんは、ボイス楽しく拝聴してますと。 時間術と時短術の違いが分かりました。ありがとうございます。 振り返り重要ですということで、実践しますという、こういうの嬉しいですよね。 聞いてよかったです、じゃなくて、やりましたとか、やってダメだったんで修正しましたな、嬉しいですね。 僕が喋ったやつを自分ごと化して、そして自分で実験してやってみたら意外とよかったです、みたいなやつがいいですよね。 本当にのっきぃパパさん、ありがとうございます。 あとは、アダコンブさん、アジャコングじゃなくてアダコンブさん、ありがとうございます。 以前会社の研修でお世話になりました、どこだろう、どの企業だろう。 もうちょっと何百社もやってるので、ごめんなさい、ちょっとパッと出てこないですけど、どこかの研修でオンラインで受けていただいたんですかね。 ありがとうございます。 時間術を学びましたと、成果につながる行動を増やしていきたいと思います。 成果のつながる仕事とそうじゃない仕事っていうのは、しっかり理解しなきゃいけなくて、 でも、やらなきゃいけない仕事もあるじゃないですか。 経費生産とか修法を作るとか、それはもうちゃっちゃっとやっちゃうんですよ。 でも、成果につながらないやつは、そんなにエネルギーをかけないということで、割り切って済んでいただければなと思います。 アダコンブさん、ありがとうございます。 引き続きコメント、リクエストお待ちしてますので、ぜひインタラクティブにTogetherできればなと思います。 # ヤブからスティックな一言 はい、今回のヤブカラスティックな一言はですね、また資料関係でいきましょうか。 今回はですね、共有のための資料を作るのをやめよう。 共有のための資料を作るのをやめよう。 何かをね、伝えるため。 共有しておく。網羅性が高い。 一人歩きしても大丈夫。 そういう資料はあるでしょうね、確かに。 あれですよ、826名のヒアリングもそうですし、パワポイント5万ファイル集めて分析したのもそうですし、 あとはもうパワポのね、パワポというか資料作成講座ね、一発OKをもらうための資料作成講座。 企業向けにほとんどやってるんですけど、 そういった受講生も今2万1千人超えてきまして、 そういった受講生が実際やってみたらダメでしたよとか、よかったですよという声をまとめると、 やっぱり共有するための資料はうまくいかないですね。 共有が目的になっちゃうと、作ることが目的になっちゃって、 頭の中に入っている伝えたいことがパワポの資料に反映されてしまうと。 5万ファイルをやっぱり分析したら1スライド平均385文字あったんですね。 そういうのは読まないですよ、相手は。 読みたいと思わないと読めない量ですよ、385文字は。 だから読みたいと思わせる仕掛けがまず始めあって、 じゃあ詳細はこちらでっていう風に読ませないとダメですよね。 読んで当然とか読むべきだでも読まなくなってきてしまってるので、 そのためにはですね、さっきの6つのルールなんかを使って、 視線とかね、あとは飽きさせないとか、メリットで読まさせると。 興味を持つと10秒間で要は何か分かる、続きを読みたいと思わせるっていう、 そういう仕掛けをしないと読んでくれないっていう、ちょっとめんどくさいですけどね、 そういうテクニックをパッパッと身につけて、 それで短い時間で成果を残すという風に割り切ってください。 共有する資料を作るのは重要ですけども、作ることもあると思いますけど、 共有したものをいつ使うのか、どういう時にどうやって使えばいいのかっていう、 共有した情報、相手にどういうシチュエーションでどう使わせるかっていうことをぜひ設計してください。 その共有資料を見た後に相手にどう動いてほしいか。 事後行動デザインですね。説明後に、資料を渡した後に相手にどう動いてほしいのか、 これを絶対に設計してください。 そういう設計があれば、マニュアルね、ただ30ページ読んでください。読まないですよ。 概要が1ページ目にありますので、第1章から順番に、1章大体30分くらいで順番にゆっくりやってください。 途中で飽きたらもう1章で終えて、次翌日2章、来週2章やってくださいという風に、 使い方のガイドラインも出してあげないと、最後30ページ全部なんて読まないので、 相手を動かすために伝えるんじゃなくて、伝わるようにするためにはどうしたらいいかということで、 共有するというのは目指すのではなくて手段ですね。 共有してどうしたいのかということを明確にするためには、 共有するための資料を作ること自体を目指すのは、ぜひやめていただければなと思います。 # 終わりのあいさつ はい、今回もリッスン、ありがとうございます。 パワポに関わらず、資料作成というのは相手を動かすためだということで、ご理解いただいて、 ちょっと資料を見て、今一度見てみたらどうですか? ご自身が作ったやつと、それがどう成果につながったかというのをちょっと振り返って見ていただくといいかなと思います。 パワポの方はね、僕もズルい資料作成術という本、換気出版さんで出していたりとか、 あとトップ5%シリーズも、社員にしてもリーダーにしても、資料のどういうふうなものを5%社員が作っているか、 みたいなことをですね、書いてありますので、もしよろしければその章だけでもですね、見ていただければなと思います。 あとは、ちょっとだけ友人の宣伝なんですが、 前田カマリさんというソフトバンクにいられた伝説のカリスママネージャーという、以前対談なんかもしたんですけど、 前田さんがですね、新しい書籍、新しい書籍というか改訂版ですかね、社外プレゼンの資料作成術ってすごくいいですよ。 彼は3分で一発OKっていいですね、この変化を数字で出すっていうあたりが、もうシリーズ累計35万ぶれてるらしいですから、 この社外プレゼンの資料作成術もすごく面白いですね、コンセプトとかデザインは。 完全一緒ではないですけど、すごく私が調べた調査データの結果と似てるなと思いますので、 これ実は前田さんに検本していただいて読んでるんですが、僕も学んで、ちょっとこの前田さんの本で行動実験やってみようかなと思いますので、 もしご興味のある方は前田さんの方もちらっと見ていただければなと思います。 はい、ということで、読書はちょっと読んで、そしてちょっとやってみて、ちょっと学ぶっていう、そんなローリターンなですね、 学び方、働き方を積み重ねていただければ、あなたの時間は有意義なものになって、あなたの人生はより豊かになると私は信じてますので、またご一緒に解き明かしていきましょう。 それでは。