# タイトルコール この番組は、トップ5%社員の時間術の著書である私、こしかわが、個人の経験と17万人の調査データを基に、働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ はい、今回も取り上げさせていただきありがとうございます。 あなたの役に立つテクニック、知見、ナレッジをシェアしていきたいなと思います。 私は最大公約数のこうやればうまくいくというデータをもとにご説明をしていきますが、 これをそのまま真似てもすぐに成果が出ることは残念ながらないんですね。 ですから、ちょっと参考になるものを自分ごと化して、当事者意識を持ってちょっとやってみる。 このVoicy聞いた後にちょっとやってみる。 効果があったら続ける。 そんな形で全体最適から個別最適、あなた自身の個人最適して、 あなたの働き方を最適なものにしていっていただければなと思います。 ぜひ最適な働き方を目指してTogetherしていきましょう。 # 「そもそも会議はなぜ必要なのか」から始めよう 今回は社内会議についてご説明していきたいなと思います。 最近、社内会議を何とかしたいというようなご依頼が大変多くて、 コンサルティングだけではなくて、会議ファシリテーションのオンライン講座も 7月に入ってから大変お申し込みが多くなりまして、各社で提供しております。 HRさんのグループ会社であるスマートミーティングさんともオンラインでセミナーをやりまして、 その会議の質をどうやって高めていくかということをディスカッションしました。 300名以上かな、ご参加されたということで、 それだけ社内会議に注目されているということだと思うんですね。 なぜかというと理由が2つですよね。 まず1つは、やっぱり働く時間の中で締める社内会議の時間が増えてしまっていて、 コロナ禍の前の2019年の状態では、17万人調査すると、 約43%、1週間の働く時間の43%が社内会議に費やしている。 これも断トツですよ、43%。2位が資料作成で18%ですから、断トツ社内会議が多いんですね。 コロナ禍の中でオンライン会議が普及が進んだじゃないですか。 Zoom、Teams、あとはWebExとかGoogle Meetなんか使う方、 あとVTubeとか使われる方多いと思うんですけども、 この普及率が96%超えましたと。 その中で社内の会議室を予約しなくて、物理的な会議室を予約しなくても、 すぐにパッとオンライン会議が開催してメンバー集められるということで、 30分、60分のオンライン会議が増えてしまってるんですよ。 結果的にテレワークなどもやらざるを得ない環境だったと思うので、 それでちょっと社内会議が増えてしまったということで、 働く時間が今45%になってるんですね、2022年3月時点です。 43%から45%、たった2%かもしれませんが、 1週間で2%で結構なものですよね。 働いてる方ほとんど、残業など、平均残業などもいるので、 大体40時間、1週間で働かれてますので、 そこで45%増やしてるってすごいことですよね。 2%上がったって、これも地費も積もればすごい時間になるわけですよ。 社内会議を減らしたいと。 そういったご要望が来てるのが1つ目の理由ですね。 2つ目、会議時間はなんとかダイエットできたと。 いろんな書籍を読んだり、いろいろYouTubeなんかでも学んで、 あるべき会議っていうのは分かったと。 Amazonやマイクロソフトの会議のやり方なんかも参考にしたと。 会議は減ったけども、なかなか減ることが目的になってしまって、 質が高まらないと。これどうしたらいいですかっていう。 2つ目の理由は会議の質を高めたいっていうご要望ですね。 会議の量を減らしたい。会議の質を高めたい。 このご要望が今まとまってきてるというところです。 我々クロスリバーもそういった各社様の状況を把握すべく、 2017年からお客様の会議、業務委託を受けている、 コンサルティングを提供しているクライアント企業の会議を記録してました。 会議室に360度カメラを設置したりですとか、 GoProを設置したりなんていうのもありましたし、 それからオンライン会議は録画データですね。 これを共有いただいて、これで分析しました。 何人参加してるかとか、アジェンダが事前に共有されてたかどうかとか、 そのアジェンダがちゃんとカバーされてたかどうかとか、 発言者数がどれくらいいたかとかですね。 そういったことを色々分析をしました。 映像で残しているのは感情分析、AIのエモーションAPIというのを使って、 感情が行き取りを感じているのか、達成感を感じているのかとか、 幸福を感じているのかみたいなことも確認をして、会議がいかに盛り上がっているか、 それで時には盛り下がっているか、テンションが低いかみたいなことも調べています。 かつ会議が終わった後、90分後に参加者に満足度、 それからどこが良かったか、どこの部分を記憶しているかみたいなこともヒアリングをして、 会議の有効性、質がどれくらい高いかみたいなことも調査をしました。 会議室の記録は7000時間かなって、 オンラインデータはもう7000時間から8000時間を記録していますので、そのデータを分析しています。 その中でちょっと前置きが長くなりましたけども、 そもそも会議がなぜ必要なのかというところから始めていただきたいんですね。 ここはズバリですね、決定者と実行者が違うからです。 離れていると、実行者と決定者が離れていれば離れているほど会議は増えます。 この基本を抑えてもらいたいんですよ。 これなぜかというと、この不確実な世の中で成果を出し続ける、会社が成長して個人も成長するためには、 やっぱり行動量を増やしていかなきゃいけないと。 行動を増やすためには、個人でできることと会社が決定しなきゃいけないことがあるんですね。 チームで動いて会社の利益を向上させるためには、やっぱり会社の中の意思決定者の決定が必要ですよね。 つまり、行動量を増やしていったほうがいいんですよ。現場の行動量を増やしていったほうがいいんです。 その行動に移るスピード、所属のスピードと、あとは行動の頻度回数ですね、行動量です、つまり。 これを増やしていくと、行動のスピード、行動量を増やすと。 これが必要なのは、この行動する実行者と決定者が離れているからですね。 決定が必要なんですよ、その実行に。 決定者は、いかに早く決定をするか、いかに多く決定をするかという、決定のスピードと数なんですよ。 つまり、決定のスピードと数、これが現場の実行スピードと実行量に影響があるわけですよ。 なので、これを共に早めるために、意思決定のスピードと量、それから実行のスピードと数、量ですね。 これを同時に増やすために会議をしていきましょうと。 これを実現するために社内会議があるんですよ。 というふうに考えていくと、実行の伴わないもの、実行関係ないものってもしかしたら必要ないかもなって、 その通り、資料を読み合わせするための共有会議、これは影響ないですから。 正直ですね、社内会議が若干エンタメ化します。 意思決定者、一番立場の偉い人、気持ちいいですよ。 自分のためにみんな気を使って、みんなが集まって、みんなが発言してくれて、時に褒めてくれてとかね、気持ちいいですよ。 これエンタメ化しちゃう。 だから長い会議が困るのは現場、嬉しいのは上位役職者だったりするんですね。 だから皆さんが社内会議、皆さんから変えていっていただきたいんですよ。 社内会議の種別って大きく分けると、3つ。 情報共有、意思決定、それからアイデア出しですね。 アイデア出しっていうのはブレインストーミングとかディスカッションも含みます。 先ほどの行動量、行動スピードを早めるために何が必要かというと決定の量ですよ。 だから3つの会議の種別のうち決定の会議を増やすっていう、これがポイントですね。 決定のために何が必要か。 情報を集めることと、意見を出すこと。 これが情報共有とアイデア出しですよね。 調べると7割近く、68%が社内会議、情報共有だけで終わってるんですよ。 決定から実行に持っていかないと。 社内会議の質を高めるためには、情報共有の時間を少なくして決定の時間、アイデア出しの時間を増やすことです。 これをどうやって変えていくか。 アクションとして皆さんにやっていただきたいのは2つ。 まずアジェンダ。 会議でこれやったら終わりっていう終了条件ですね。 終了条件としてのアジェンダ。 これを会議が始まる24時間前に参加者に共有していきましょう。 これはボイスで聞いている皆さんもアジェンダを決める、会議を招集するっていうこともあると思いますので、ぜひやってください。 これやったら、これ決定したら、これ共有したら、このアイデアが出たら、もうこの会議終わりです。 っていう終了条件をアジェンダに盛り込むこと。 これを24時間前にやってくださいね。 アジェンダが共有されていない会議が64%ありましたけども、そうすると会議室の椅子に座ることが目的になりますからね。 そうすると内職率が41%になりますからね。 なのでアジェンダを24時間前に出してください。 それから最後、2つ目のアクション。会議終わりますよね。 これは3W、誰がいつ何をするのかっていうアクションで終えていなきゃいけないので、 この会議のまとめって何でしたっけ? っていうことを最後、皆さんが訴えてください。 アジェンダを24時間前、まとめを確認する。これです。 # 頂いたコメントへのお返し 社内会議についてはちょっとご要望も多いので、今後も引き続きデータをもとにご説明していきたいなというふうに思います。 年配の役職者、本部長、役員、部長が踏んぞり返って会議変わらないんですよという方もいると思うんですけどもね、 これまで800社支援した中で社内会議を変革できる方は、ずばり新人、若手、転職者ですね、そういった方が多少空気を読まずに言ってあげる。 多少は入ってきたばっかりだと受け入れられやすい意見を言えることも多いと思いますので、空気を読まずにですね、 ちょっと新しい人の意見を聞いてみようみたいなこともあると思いますので、この会議は間違ってるみたいなチャブ台をひっくり返すようなことを言うんではなくて、 そもそもこの会議ってどうなったら終わりでしたっけ、どうなったら成功でしたっけみたいなことを会議の始めに言うと。 これは確かにアジェンダ事前に共有されてなかったけど、これが決定したら終わりですよみたいな。 なるほど、ありがとうございます。すみません、せっかくの時間なので理解したいなと思いまして、みたいなことを始めに言う。 最後に会議が終わりそうな流れになったら、すみません、ちょっと忘れないように間違ってるかどうかだけ確認したいんですけど、 今日のアクションってこういうことになったらこういうことをする、誰々さんがこういうことをするっていうことで合ってますかね、みたいなことをまとめて言っていただきたいですね。 ぜひそういった会議の始めと終わりに終了条件とアクションのまとめ言っていただくと会議変わってきますので、ぜひトライしていただきたいなと思います。 すみません、ちょっといただいたコメントのお返しのパートにもちょっと延長してしまいましたが、会議ぜひ皆さんも実行していただければというふうに思います。 この会議はぜひ皆さんからコメントをたくさんいただきたいなと思うんですね。 普段の会議がどうなのか、今回の放送の中でこれは違うよとか、これは確かにそうですね、みたいなことを言っていただいたり、 ちょっとこういう課題もあるんですけどいかがですかね、みたいなことをちょっと言っていただくのもありがたいなというふうに思います。 ではコメントをカバーしていきましょう。 コメント、こぶたんさんね、すみません、毎回コメントいただいてましてありがとうございます。 最近こぶたんさんは私だけではなくて、よしかつさんとか、いたるさんとかですね、コメントいただいた方にコメントするっていうすごく早朝効果が出てて大変嬉しいなと思います。 こぶたんさんありがとうございます。 それからよしかつさん、グラレコ毎回書いていただいて、ツイッターでもリツイートとかして紹介してるんですけども、 ぜひボイシーの皆さんにもよしかつさんのグラレコを見ていただきたいなと思って、 ボイシーがハイパーリンクができないじゃないですか、URL書いてもクリック一発で行くっていうのができないので、 要望をあげてるんですけども、ちょっとそれが実装される前に、 ちょっとこのチャプターのですね、いただいたコメントのお返しのチャプターのところにURLを入れました。 よしかつさんのツイッターのアカウントのURLを入れました。 よしかつさんはほぼ私の放送の後にですね、グラレコを書いていただけると思いますので、 すみません、ちょっとプレッシャーかけちゃいましたけども、 ぜひですね、コメントの中でもURLありますけども、ちょっとコピペがなかなか難しいときはですね、 今このチャプターにですね、よしかつさんのツイッターのURLを入れましたので、 そこをクリックしていただくとですね、すぐグラレコ、過去のやつもですね、見れると思いますので、 ぜひご覧いただければなと思います。 頭を整理する上ではすごくいいと思いますし、 私はこういう捉え方があるとか、私はこういうまとめ方をするな、みたいなのでいいと思うんですよ。 全部が確率的で一つではないと思いますので、 あなただけの、あなたに役立つまとめ方をですね、 あなたがしていただくことによって行動が変わっていくと思いますので、 ぜひ捉えしていただければなというふうに思います。 はい、それからスイフトスポーツさんもコメントありがとうございます。 そうそう、あのね、スマホのストップウォッチいいんですけど、便利なんですけど、 やっぱり画面がね、ちょっと暗くなっちゃったりして、またこう復活させるのにスマートフォンを触るじゃないですか、 そうするとこのスマホを見て内食してるんじゃないかとか、 なんかツイッター見てサボってんじゃないかみたいな疑念を持たれてしまうので、 あまりスマホをね、ちょくちょく触るっていうのはあまり良くないですし、 スマホを使うとちょっとこういろんなアラートが来ちゃうので、 会議の中でも、そして個人で作業するときでも、 スマホをあまりちょくちょく触ってみるみたいなことは避けておいたほうがいいかなと思います。 社内会議でもですね、今45分会議っていうのを行動実験で実践39社でやってるんですけども、 うまくいってまして、中にはね、こうスマホのタイマーを使って40分になったら、 1回アラートを開けて残り5分で、みたいなことをやってるチームもあるんですけども、 それでもいいと思います。 やっぱりなかなか会社の会議室とか全員がキッチンタイマーとか持ってるわけではないと思うので、 ただもし可能であれば、あまりスマホのタイマーを使わないほうがいいですね。 できればアナログの時計とかぐらいのほうがいいですよ。 もしキッチンタイマーがないのであればですね、 そうすると逆算指向で残り5分とかって分かりますので、 ぜひですね、スウィートスポーツさんが気づいた通り、 スマホのストップウォッチっていうのはちょっとあまり使わないようにしておいたほうがよろしいかなというふうに思います。 他のコメントも随時拾っていきたいと思いますので、ぜひコメントを寄せていただければと思います。 # ヤブからスティックな一言 社内会議も最近ですね、すごくホットなので、もう熱く語ってしまいました。 今日のやぶからスティックの一言はですね、会議のための会議のための会議のための会議はやめよう。会議のための会議のための会議のための会議はやめよう。 これは特に大企業なんかはありがちなんですけども、従業員数が250名超えるような大企業では、今回紹介した決定者と実行者が離れてるんですよ。階層が深いんですね。 なので、そうすると課長に説明して、部長に説明して、本部長に説明して、執行役に説明して、取締役に説明して、会議が増えちゃうんですね。会議のための会議が増えてしまう。 ここは組織構造上の問題なので、視聴者のあなたが変えていくってことはなかなか難しいと思うんですけど、ただ、過剰な気遣いとか忖度はやめることもできますよね。 この過剰な気遣いが会議を増やしてしまってるってことも調査でわかってるんですね。 ですから、これ必要だな、重要そうだな、一応やっとくか、みんなで意識合わせしとくか、一応とか重要そうなとか、一応とかそうなみたいな会議は残念ながら無駄に終わることが多い。 重要かどうかは聞いたほうがいいですよね。 例えば何か仕事を受けたときに、上司なり役職者に、ちょっと一回やってみて、進捗20%でイメージ合ってるか聞いていいですかねっていう。 ちょっと差し戻しとかをしたくはないので、差し戻しするのもされるのも嫌なので、ぜひちょっと進捗20%で途中でイメージ合ってるか確認させてもらっていいですかっていうような途中経過、イメージ合わせしていくと、会議のための会議のための会議みたいなのは無くなりますので。 まずはね、仕事5%社員もそうですけども、仕事を受けたときにもうアウトプットが決まると思いますので、5%社員も仕事を受けたときに何度も相手に期待値と納期、あとはアウトプットのイメージ合わせてますので、そこで確認して途中でイメージ合ってますかね、ずれてませんかねっていうのを途中経過確認すると、 自分から聞いていくとか、自分から見せていくっていうことがあれば、一度にメンバーを介して会議をする必要も無くなると思いますので、ぜひ過剰な気遣いを無くす、認識の疎後が無いようにしっかりと途中で確認するというアクションはあなたもできると思いますので、ぜひトライしていただければなと思います。 # 終わりのあいさつ 社内会議でこれだけ譲れないということで、 会議の進め方を今日はご説明しました。 皆さんの残業を生んでいるのが会議なんですね。 社内会議なんですね。 これも何とか改善していきたいなと思っていますので、 我々も時間とお金をかけて調査、 会議の量と質を減らせるように調査を進めて再現実験ですね。 クライアントの企業の皆さんと協力いただいて再現実験して、 そこで効果があったもの、あなたに効果が出そうなものをですね、 またお伝えしていきたいなと思います。 もう熱い気持ちで何とか会議をイノベートしていきたいなと思いますので、 ぜひ引き続きTogetherしていただければなと思います。 それでは。