# タイトルコール この番組はトップ5%社員の時間術の著者である私 コシカーが個人の経験と17万人の調査データをもとに働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ いつも、ときわずありがとうございます。 今回もあなたに寄り添ってですね、 対話をしていきたいなと思います。 ということで、3連休。 今日、9月19日月曜日に放送をしています。 ちょっとね、収録は事前にやってるんですけども、 放送19日月曜日。 今、収録は18日日曜日にやっています。 台風、大丈夫ですかね。 もう史上最大のとかですね、 過去に類を見ないというような形容詞が付くほど、 すごい台風が九州から近づいております。 ぜひ、ぜひ、命を大切に、人命をまず大切にしてですね、 ご自身、それからご家族、ご友人、関係者の命を大切にして、 行動を選んでいただければなと思います。 重要度、緊急度、2つの軸で私は仕事を進めるべきだと思いますが、 この重要度と緊急度がまさに差し迫っている、 直面している方もいると思いますので、 ぜひ、生き抜くということも、成果を出し続けるということも、 緊急度、重要度の評価軸を持って行動を決めていただきたいなと思います。 # メールの弱点は3つある 今回はメールについてです。 社内のメールはビジネスチャットに 移っているという方が多いですかね。 ビジネスチャットというのは有名なやつで スラックとかマイクロソフトチームズ それからLINE WORKSというLINEのビジネス版ですね。 あとバックログとかですね。 様々なビジネスチャットを使っている 企業は多いですけども ただまだまだ大半はですね 社内でもメールを使っているというような現状です。 そのメールは良し悪しです。 メールの良い点ももちろんあります。 記録として残るとかですね。 お客様とのやりとりはやっぱりチャットにも メールでやらざるを得ないところがあると思います。 合わせないといけないですかね。 チャットの弱点としては同じチャットを 使っていなきゃいけないとか いわゆるセキュリティグループ お互い認め合っているグループじゃないと ビジネスチャット会社を超えて やり取りすることができないとか 様々な障壁があるのも確かです。 あと使い慣れないとかですね。 そういうのもビジネスチャットとしては ちょっと壁になってますよね。 ただ私は断然ビジネスチャットをお勧めします。 少なくとも社内ですね。 社内のやり取りはビジネスチャットを 使ってほしいんです。 その理由はですね。 メールには3つの弱点があるから ということです。 タイトルがね。 いきなり突拍子もない アブカラスティックなタイトルでしたけども 世界一無駄なメールは メール見てますかっていうメールを 送ることですよね。 メール見てないから返答がないとか。 あとは見てるんだけど あえて返答してないっていう。 そこに対してメール見てますかっていうメールは そんなに効果的ではないですよね。 それはなぜかというと 別にその社内メールまだ使ってんのかって 言ってディスるわけではなくて メールの弱点を3つ理解した上で そのままメールを使い続けるのか ビジネスチャットに移行するのかっていうのを 考えた方がいいということと あとはあなたの意思でですね 社内のメールをチャットにしていこうって 決められないじゃないですか。 経営者とかですね。 情報システム部の責任者とかであれば できるかもしれませんが なかなかそういう権限を持つことは 難しいと思うんですね。 なのでちょっとメールの弱点3つ理解した上で これを理解した上でメール使おうとか これを理解した上で 社内でもうすでに導入されているチャットを 活用しようという風に考えた方が スマートかなという風に思います。 では3つの弱点。 まず1つ目ですね。 ちょっと言葉の表現が難しいんですが 非同期のコミュニケーションツールである ということです。 非同期っていうとちょっとITっぽくて 分かりにくいですけども リアルタイムじゃない 即時性がないということですね。 待ちのコミュニケーション 待ってしまうという 来るのを待ってしまう そしてそれを読んだかどうかが分からない っていうのが非同期のコミュニケーション。 メールを送りますよね。 そのメールが送られたのが分かります。 送信ボックスからも出てますから。 ただ相手がそれを受信して見てるのかどうか っていうのが分からないと。 ただ送った、受けたっていうのが 同期されてないんですよ。 受けたって言うと見てないですね。 なのでよくメールは非同期のコミュニケーション というふうに言われます。 ですから見てるかどうかが分からない。 緊急のときにすぐに返答をもらいたいときに メールだと見てるかどうかが分からない 非同期だから すぐに返答が欲しいときには 適してないですよね。 なのですぐに返事が欲しいときは やっぱり電話をするとか チャットをするのほうがいいですよね。 電話が手っ取る場合は 相手の電話番号が分かってればすぐに電話して 相手が受けてくれれば返答が来る。 ただ電話も相手が移動中なのか もしくは回避中なのかで電話に出てくるか分からないので 電話はすぐにリアルタイムでコミュニケーションを 取ろうとすることはできますけども 相手が出るかどうかは 相手の状況次第ということですね。 一方ビジネスチャットは プレゼンスっていう相手の状態が見えるので オンライン、オフライン、 会議中、取り込み中、不在中、移動中、休み中 その状態に合わせ、状況に合わせて 適切なコミュニケーションが取れる。 例えば相手がオンラインだとですね。 オンラインだとチャットで 今ちょっといいですかねって送ると これ平均ですけども 行動実験の結果による平均ですけども 相手がオンラインだと90秒以内に返答が 返ってくる確率が7割以上っていう オンラインですから、空いてるから、 パソコンの前にいるから返答が来る可能性が高いっていう 中にはLINE WORKSみたいに 既読が付くものもありますけども Teamsも一部付きますかね。 ただプレゼンスが付いてるっていうのは 最強ですね。 ですからメールの弱点としては 相手が閲覧してるのか見てるのか分からないっていう これを理解しておいた方がいいですね。 なので緊急時にメールでちょっとすぐ 1分以内に返答がくださいっていうのは 適してないのでビジネスチャットを使ってれば その方が適切ですし ビジネスチャットでプレゼンスを見て オンラインだなと思って 今電話していいですかね、緊急なんですって言って 返答が来たらすぐ電話するとかの方が 早いかもしれないですよね。 ちょっと非同期で相手が受け取ってるか 見てるか分からないっていうのが 一つ目の弱点です。 二つ目、拡散しやすいですね、メールは。 なぜ拡散しやすいかというと 問題のCCメールです。 どんどんCCに上司や部長や隣の部門の方 関係しそうな人をどんどんCCに入れていくと 本当は関係ないけども一応念のためといって 気遣いでCCが膨らんでいくと CCが膨らんでいくとその分そのメールを 受信する人が増えてきますよね。 これスレッドが長くなると言うんですけど どんどん返信返信返信返信っていう。 意外と上司なんかは結論だけとか 知りたいんですけど CCに入られちゃうとメールの受信数が 増えていっちゃうじゃないですか。 そうすると見る時間が増えると。 そんなに関係ないんだけど メール気になって見ちゃうっていう。 これはちょっと相手の時間を奪うことになるので 過剰な気遣いでメールの受信量が増えやすい。 見なきゃいけない情報が増えやすいというのが CCメールの特徴ですね。 ですのでビジネスチャットの方が グループとかチームで投稿して 仮にグループの中に所属していて AさんとBさんだけ会話してたとしても その会話は見えますよね。 CCに入れてなくても。 なのでグループ内のやり取りというのは 別に宛先入れずに見えますので 見えてる前提でコミュニケーションしていけば これ見てください的なCCとかっていうのを入れて 強制的に見させられるとかっていうのは減りますので メールスレッド膨らみやすいなということを気をつけて もしCCが膨らみやすかったら チーム内でルール決めてください。 例えば決済2000万以上だと部長を入れるとか トラブル対応で謝罪訪問が必要そうだったら 上司を入れるとかですね。 予算管理の部分は経営企画部を入れるとか っていうルールをチーム内で決めるだけで あなたのチームのメール受信数は11%減ります。 メールのCCはルールを決めた方がいいですよ。 これ二つ目ですね。 三つ目、貸し込まりやすい。 メール文書、書く文書が長くなりやすいっていう。 正式な文書として手紙としてとらわれがちですよね。 メールだとお疲れ様です。 営業第2グループ、第3課企画グループの課長の川です。 最近忙しいですよね。大丈夫でしょうかみたいな。 もうこれだけで、冒頭だけで長いですよね。 疲れてないのにお疲れ様ですっていう。 これはハローみたいな感じかもしれません。 お疲れ様ぐらいないですけど、部との説明必要です? 営業部、第2グループ、営業企画グループの課長。 社内だから。社内だから。 肩書き必要ないですよ。 所属なんかもコンパクトでしょ。 そもそもメールとかチャットだと ディレクトリーという社内録につながってますので メール入ればどこの人かっていうのは分かりますよね。 あと記号ね。 最近寒くなってきましたかみたいなことを 結構大企業で入れがちなんですけどね。 それも必要ないですし、あとね メールの署名、本当に正直めんどくさい。 毎回メールの返信に署名入れてくる方。 これ社内、社外そうですけど どんだけ自分の連絡先を晒したいんだっていう。 新規メールだったらいいですよ。 初めの5つ目だったらいいですけど 返信に署名、返信に署名ってこれもう メールの設定変えてくださいっていう感じですよね。 文章が長くなりやすい。 だからそれだけ目に触れる情報が増えるので 相手に呼んでください。 相手の時間を奪うってやつです。 ビジネスチャット簡単ですよ。 今ちょっといいですか。 この件なんですけどってもうすぐに本題に入れるでしょ。 だから別に過剰な気遣いはなくしていきましょうよ。 メールじゃなくてビジネスチャットを 社内の標準ツールに変えた企業は そのメッセージを打つ時間、入力する時間3分の1減ってますから 入力する人も時短できるし 見る人も時短できるし これが伝われば最高じゃないですか。 いや文章長ければ長いほど伝わるってそんなことないですよ。 短い文章、例えばメールは105文字以内の方が 相手に見られる閲覧率は高くなりますし コンパクトにスマートにクリアに提供していく文章を書いていく あればメールの長文化問題は解決できますよね。 ぜひこの3つの弱点を理解した上で 社内コミュニケーションをうまく円滑にしていただきたいなと思います。 # 頂いたコメントへのお返し いつもコメントとぎわずありがとうございます。 先週ですね、転職ガチャに頼らないキャリアアップということでご説明しました。 内縁ですね、キャンとウィル、大きくしてやらなきゃいけないマッスルと繋げていきましょうと、重ねていきましょうというお話でした。 コメントたくさんいただいてありがとうございます。 たまみんさん、初めましてですね、ありがとうございます。 転職されたんですね。 育成の立場でしたが、パー原から逃げることができ、表のキャリアを生かせる。 今の仕事に転職でき、本当に幸せです。 逃げるもありですよね、という、全然ありですよ。 だって、頑張ってるんですから。 自分が主役のキャリア、自分が主役の人生ですから、もちろん相手とか周りに迷惑をかけちゃいけないというのはあるかもしれませんが、 でも自分が主役ですからね。 自分がやっぱり満足度が高いという自分を基本にですね、キャリア選択もしていただければと思います。 たまみんさん、よかったですね。おめでとうございます。 それからテクさん、ありがとうございます。 キャン!大きくして、ビルを増やし、それがマッスルに繋がるやりがいになると。 とてもスッキリしましたと。ありがとうございます。 以前にも書き出したみたいですけど、やっぱり頭の中でイメージするよりも、 僕はその目で自分の頭に分からせるという意味では、目も、僕は結構手書き。 手書きは運動記憶にも繋がりますので、筋肉をどこか動かしながらですね、 頭の中に入れようとすると、中に入りやすいんですね。 だから僕も本を読むときは、あえて紙の本を読むことが多いのは、 ちょっとした運動記憶で定着させるということでやってますので、 ぜひテクさんも紙に書いていただくといいかなと思います。 こぶたんさん、いつもとりあえずありがとうございます。 ほしさんの講座、僕もプレミアム放送を聞いてるんですけども、 まあ刺激受けますよね。初めてのこと、ワクワクしますということで、 これはすごくいいことですので、ぜひ継続していただきたいなというふうに思います。 そしてスイフトスポーツさん。スイフトスポーツさんもこぶたんさんも、 ちょっと1回コメントしてましたけども、 転職ガチャに関しては続々とコメントがあったのを合わせてご紹介させてください。 ゲーム感覚ですよ、ゲーム感覚。 うまくいく組織は、ファン&セーフ。 セーフ&ファン、どっちでもいいんですけども、 心理的安全性、何でも喋れるっていう安全性ですね。 何話しても安全だっていう心理状態と楽しむ。 本当僕ね、ゲームだと思ってます、仕事を。 トラブルが多いことこそゲームだと思ってますし、 社材訪問も僕ロールプレイングゲームだと思ってましたので、 時には宿屋で休息して、そしてテクニックを身に付けて、 そして準備して広大なワールドを。 答えなかったので、自分で探していくっていう課題設定は自分でやるんだ、 みたいなことで進めてきました。 ぜひスイフトスポーツさんはチームを率いているみたいですので、 チーム全体で行動実験を楽しむゲームにしていただければなというふうに思います。 タイさん、ありがとうございます。 こう重なると、Will Can Must。 これね、リクルートの受け売りの部分もあると思うんですけど、 僕は重ねるっていうのは僕の自分のオリジナルかなと思うんですけど、 重ねていく自分主役のキャリア、ぜひタイさんも突き進んでいただければなというふうに思います。 いつもコメントありがとうございます。 # ヤブからスティックな一言 はい、今回はメールに関する放送でしたので、 コミュニケーション全体について、 ヤブカラスティックな一言をお届けします。 コミュニケーションの本質は、 伝えることではありません。 コミュニケーションの本質は、 伝えることではなくてですね、 伝わって相手を動かすことです。 伝えるというのは、自分の思いですよね。 これはもちろん、伝えたいという気持ち、 それはもちろん重要なんですけども、 その伝えたい内容、情熱、 これが相手に伝わっていないとですね、 コミュニケーションは成立しないと。 伝達じゃなくて、相互理解ですから、 意思疎通を行うためには、 相手と疎通してないといけない。 だから相手が主役。 伝えて、伝わって、 そして相手がそれを理解して、 あ、じゃあこういうことなんだな、 ということで次の行動に生かしてもらうという。 ですから相手と共感共鳴して伝わって、 そして相手が思い通りに動いてくれること。 これが僕はコミュニケーションの本質ではないかなと思いますので、 ぜひメールでもチェックでも、 伝えるメール、伝えるチャットになってないか、 ぜひチェックしていただければなと思います。 # 終わりのあいさつ はい、今回はですね、メールについてお伝えしました。 メール見てますか?っていうのは、世界中無駄なメールですよね。 メールには3つの弱点があるんです。 非同期型、相手が閲覧してるかどうかわからない、待ってなきゃいけないっていう非同期型、2つ目。 CC入れて拡散しやすい、スレッドが長くなりやすい、関係ない人も巻き込まれてしまう、2つ目ですね。 3つ目、重複化しやすい、丁寧に伝えようとしてしまうと。 それがメールを入力する時間も、見る側の時間も奪ってしまうと。 この弱点を補完するのが、私はビジネスチャットだと思いますので、 この弱点を理解しながら、今のメールの使い方、これお客さん向けも一緒ですからね。 ビジネスチャットの時は、メールと同じルールはダメですよ。 メールをそのまま盗取してもダメです。 コンパクトにクリアに、端的に伝わるようにですね、文章を書くようにしていただければなというふうに思います。 皆さんの時間を奪うのは、社内会議と資料作成とメール。 これでですね、1週間の7割近くを、68%時間を奪われてしまうので、 ちょっとこの辺をですね、いかにダイエットしていくかということは、 皆さんとトゲザーしながら進めていきたいなというふうに思います。 それでは。