# タイトルコール この番組は、トップ5%社員の時間術の著者である私、コシカーが、個人の経験と17万人の調査データを基に、 働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ コシールことコシカーです。 今日もあなたとトゥギャザーしていきたいと思います。 えー、秋ですね。 いやー、もう涼しくなりまして、寒い時もあるぐらいですよね。 まあ、暑い時に比べれば大変過ごしやすいかなと思ってます。 まあ、湿度も快適ですし、温度はね、ちょっと朝寒いぐらいですけど、 まあ、これぐらいの方が緊張感があっていいなと思います。 まあ、仕事がはかどりますね。 日中はね、さまざまな方と対話、コンサルティングをやったりですとか、講座を提供したり、 まあ、さまざまな講演とかですね、メディアに参加させていただいたりしています。 一人の仕事は朝にやることが多いんですけども、まあ、はかどります。 まあ、寒い暑いがないものですし、 なんかこう、気持ちいいっていう最初の感覚ってすごく重要だなと思いますね。 自律神経がすごく整ってますし、 まあ、いけなりね、デジタルを触らずに、僕はちょっと瞑想にふけたりするんですけど、 この瞑想の時間もやっぱり、温湿度が快適な方が集中できますので、 まあ、チャンスかなと思います。 この間にですね、寒くなる前にですね、仕事をちゃっちゃっとやっちゃおうかなと思ってます。 皆さんはいかがお過ごしでしょう。 気温、湿度が変わりやすいので、ぜひ体調管理にはお気を付けください。 # 明日からできる会議改革3アクション 今回は会議についてですね、ちょっとVoicyのテーマに乗っかりたいなと思います。 我々の会議改革も200社以上やりましたので、ちょっとデータを中心にまたご説明していきたいと思います。 知ってました?皆さん。働く時間の45%が会議じゃないですよ。 社内会議に費やしているっていうお客さんの打ち合わせ入ってないんですね。 社内会議です。これが14人数がですね、2000名超えてくるとさらに比率が高まると。 やっぱり構造が深かったり広かったりするとですね、やっぱり調整、寝回し、聞いてないぞっていうおじさんたちを黙らせるためのですね、 共有会議が増えてしまう。こんな現状皆さんも共感していただけるかなと思ってるんです。 この45%という数字なんですけど、なんとこのコロナ禍によってですね、増えてしまっています。 理由はですね、2つ。まずリモートワークが進んだこと。 それから2つ目はですね、リモートワークでオンライン会議サービスが浸透したことですね。 会議室予約でいっぱいだというオフィスたくさんあると思うんですが、オンライン会議、ZoomやTeamsですと予約しなくていいですから会議室を。 なのでもうさっとできちゃうっていう。どうでしょう?30分や60分の会議がこの2年間で増えた。 もうカレンダーアウトロックの中でですね、30分60分の会議が連続で団子のように入っている方というのはたくさんいらっしゃるんじゃないかなというふうに思っているんです。 ではこの45%の社内会議をどう減らしていくかということですね。 具体的にですね、24%減らすためのテクニックを3つご説明したいと思うんですけども、まずはですね、会議の種類を理解してください。 社内会議はですね、情報共有、それから意思決定、アイデア出し、この3つしかないんですね。 共有、決定、アイデア出し、ブレインストーミングですね、最後は。 この3つの種類をしっかり理解して、その目的に合わせてしっかり準備するということですね。 例えば、そうですね、よくあるのが、ちょっとトラブルとか売上がうまくいっていないときに部長とか課長が、 なんかいいアイデア出せっていう、そんな会議あると思うんですけども、そこで、部長、こういうキャンペーンやったらどうでしょうか、 いやちょっとそれもう予算ないから、じゃあこういうイベントやったらどうでしょうか、いやもうそれ時間的に間に合わないから、 じゃあこういうのはどうでしょうか、もうそれ他社がやってるから、アイデア出したら潰されて、アイデア出したら否定されてっていう、 こんな会議よくありますよね。これは絶対アウトプット出ないですよ。やっても意味がないんです。 これは先ほどの会議種別のうち2つ、意思決定とアイデア出し、これが同時に行われちゃってるんですよ。 アイデア出したら決定、アイデア出したら否定、これ決定ですよね。これはやっても意味ないですので、まず1つ目のテクニック、 事前のアジェンダで決定なのかアイデア出しなのか、しっかりと時間を分けることですね。 例えば今日は3つアジェンダがあります。初めはアイデア出しです。2つ目は意思決定です。これ分けることですね。 分けることによってやり方が変わってきますね。ファシリテーションって言うんですが、会議の仕切り方が変わってきます。 例えばアイデアを出すブレインストーミングであれば、何かいいアイデア出してくれはダメですよ。 だってブレインストーミングのアウトプットは出されたアイデアの量ですから、質じゃないです。量です。 たくさん量を出した中にいい質が入っている。いい質のアイデアが含まれているんですよ。 何かいいアイデア出してくれではなくて、何でもいいからアイデア出してくれですね。 このアイデア出し、ブレインストーミングはたくさんアイデアを出すことに終始する。そういうファシリテーションをしてください。 そしてそのアイデアの中からどういうふうに決めるかというのが、これ決定会議ですよね。 決め方を決めて意思決定会議に臨むんです。意思決定者だけしか出ちゃダメです。もう外野がうるさい。決定者が決定するんですから、ちゃんとルールを決めて、 投資対効果なのか、例えば実現可能性なのか、例えばインパクト重視なのかとかですね。 例えば多数決なのか、一番偉い人が決めるのかという決め方を決めて意思決定者のみで決める。いいですか。 アイデア出しで決めてはいけません。アイデア出しのアウトプットは量です。決定会議は意思決定者のみが決め方を決めて臨んでください。 このアイデア出しと決定会議、アジェンダ時間帯を分けるというだけで、社内会議はこれだけで11%減ります。いいですか。 2つ目。そもそもですね、会議は準備で9割決まりますから、先ほどのアジェンダもそうですね。 何のための会議かというのが腹落ちされていないと、参加者は内職しますよ。オンライン会議サービスでは内職している人が41%。 目的意義は分かっていないわけですから、頂上が見えない山登りと一緒ですよ。 もう飽きちゃって、もうなんかわけわかんない。ちょっととりあえず行くかみたいな。そうです。 とりあえず行くか会議、つまりアジェンダが決まっていないと、椅子に座ることが目的になっちゃうんですよ。 だから別に発言もしないし、聞いてないしっていう。だから2つ目のアクションです。 会議の意義目的を示すアジェンダ。このアジェンダはですね、会議開始の24時間前までに共有してください。 ちょっと2週間前とか3週間前ですと忘れてしまっているので、できれば前日にですね、リマインダー、思い出させるためにですね、 ご出席のご連絡ありがとうございます。明日はこの3つのことをやります。各部門はこういうことをやってくださいというアジェンダと参加者に求める役割ですね。 意見出してください。質問してください。発表してくださいっていう。これを事前に共有する。 2つ目のアクションは、24時間前にアジェンダを確実に共有することですね。これが2つ目です。 最後、これが一番決定的なんです。効果があります。調べたところですね、うちの会社はクライアント企業の社内会議6on6がしまして、もう2万7000時間のデータを持っています。 分析したところ、実際に社内会議で行われる会議、社内会議の91%が60分設定でした。60分でやろうっていう。 でも冷静に考えて、60分の会議が仮に連続している場合、次の会議は遅れてくること前提ですよね。時間をぴったしに使い切って、次の会議という移動時間も考えられていないですし、余裕がないわけですね。 トイレにも行けないしっていう。この60分会議の連続が多いから、やっぱり時間通りに社内会議が始まるのが半分以下なんですよ。48%なんですね。 ただ、開始が遅れるから意識も合わないし、ダラダラ始まって、そして最後も時間内に終わらない。スタートが遅いですからね。 これを解決するためにご提案しているのが45分会議です。60分必要ですよ、本当に。こういう常識を疑うのが会議改革の根本だったりするんですね。 いろんなパターンで社内会議実験しました。もう2万1000人で行動実験をやってるんですけども、例えば社内会議は60分会議を50分にしてもなかなかうまくいかなかった。 一番うまくいったのが60分会議は45分、30分会議は25分にすることです。本当は60分会議を30分とか半分にできればいいんですけど、30分にしたらまた他の30分が入ってきちゃうんですよ。 空き時間が周りに見えてるから。そうすると30分会議が団子になるっていう。なので中途半端な方がいいんですよ。 だって45分、残り15分で会議入んないですから。30分会議、5分空いたら入んないですから、5分会議って。 その間にトイレにも行けるし、コーヒーも飲みに行けるし、水も飲めるし、立ち上がってちょっと歩けるしっていう。こういう時間と精神の余裕を生んで、次の会議は時間ぴったしにエネルギーが高まって、アジェンダが分かって、目的とやり方が分かって臨むっていう。 これが当事者意識を持った参加者同士の効率的な、そして効果的な社内会議ってやつですよね。 ですので、3つ目のアクションは会議時間見直しませんか。60分会議を45分に、30分会議を25分に。ぜひやってみてください。 仮に45分会議でもちょっと終わらなかった場合は、せいぜい5分ぐらいですよね。5分、10分。それでもだって50分とか55分で終わるわけですから、次の会議に行くまでに時間、言った通りやりますよね。5分、10分、15分。 この間に会話をするとか、休養するとか、そういったことが実は全体的な生産性を高めるってことが、実証実験で分かっているわけです。 単純に60分会議を全部45分にできたら、それだけで社内会議が25%減るわけですから、多少伸びたって20%以上を減ることもあると。 全部がダイエットはできないと思うんですけど、60分会議を見直すっていうのはやっていただきたいなと思います。繰り返します。 まず1つ目、決定とアイデア出しのアジェンダを分けること。2つ目、アジェンダは24時間前に確実に参加者に共有すること。3つ目、60分の会議を疑うこと、45分お勧めします。 ぜひこの3つのアクション、29社でやりましたら、社内会議24%減ってますので、24%以上減ってますので、ぜひ皆さんもトライしてみてください。 # 頂いたコメントへのお返し いつもコメントとギャザーありがとうございます。 先週はですね、働き方改革から学び方改革へという放送をさせていただきました。 吉勝さんのグラレコも相変わらず、だんだんこう分かりやすくなっているというか、 私から言うのも失礼なんですけど、すごく伝わっている感がありますし、 いろんな方が反応されていますので、やっぱり声じゃなくて、絵で文字で理解した方が分かりやすいですよね。 もう人間74%情報を目から入れますので、吉勝さんのグラレコ、ぜひ要チェックですので、 振り返りとして、内省として皆さんも見ていただければなというふうに思います。 業務効率を上げるというのもすごく重要なんですけど、 実は効率よりも効果を上げるということの方が結果的に効率が上がるということも分かっていますので、 効果を重視して学び方改革していただければなと思います。 たまみんさんありがとうございます。通勤中に聞いていただいて、通勤と帰宅中ですね。 7時8時台と夕方5時6時台が聞いている方が多くて、再生数も伸びているなという感じがします。 ぜひちょっとこのちょっとしたスキマ時間を学びの時間に変えていただくとありがたいなと思います。 こちらこそありがとうございます。 スイフトスポーツさん、ノーマルスポーツさんと、ノーマルスイフトさんか、名前を変えられたと思いますが、 このコメントをいただいた時点ではスイフトスポーツさんでした。 勤務時間が短くなると先輩に教えてもらう時間や周囲と議論する時間ばかり減りますよね。 そうなんそうだから、時間だけ減らすというのはあまり賛成じゃないですよね。 だから筋肉が減っちゃいますからね。 税肉を減らすダイエットがいいかなと思っていますので、 ぜひちょっと振り返って無駄な時間をなくすということで今回の会議も減らして、 生み出された時間で学びの時間に割り当てるという風にやっていただければ、 個人でもチームでも強くなるんじゃないかなという風に思います。 こむたんさんもいつもありがとうございます。 社員研修や女性活躍推進のための取り組みも自己満足的なものもある。 受ける社員側もはじめからそれを見透かしたような斜めの姿勢で参加している会社の現状がとても残念です。 会社任せ人任せじゃなくて会社がやらなければ自分でという当事者意識ですよね。 あとは自分が主役のキャリアですので、 全て100%の体重を会社にかけてしまうという、依存してしまうというのはちょっと違うかなと思いますので、 自分が主役なので受動じゃなくて能動的にという働き方も学び方も変えていくのは会社じゃなくて自分ですからね。 ぜひこむたんさんもリスナーの皆さんも自分が主役の行動をとって、 自分で満足して、自己満足でいいと思いますよ。 自分自身がですね。 そうやって自分が昨日よりも今日の自分がうまく新しいものを知ったとかですね、 行動できたという積み重ねを楽しんでいただければなというふうに思います。 ぜひ皆さんからのコメントもお待ちしていますのでよろしくお願いします。 # ヤブからスティックな一言 今回のヤブカラスティックな一言です 会議改革の話をしましたので一言 会議時間を減らすのは目的ではないですよ 会議時間を減らすことを目指さないでください 先ほどねちょっとそのコメントもしましたけども あのやっぱり重要なものを減らしてしまうとですね 全体的にその効果は下がっちゃうんですね まあ僕はの効率よりも効果を高める方 ことの方が重要だと思ってますし効果を高めることによって結果的に効率が高まる というふうに考えています ですからまあそもそもね60分会議を45分にすることよりも圧倒的に効果があるのは 必要ない会議をやめることなんですよ 必要ない会議 まあ会議のための会議のための会議のための会議のための打ち合わせっていうのは 残念ながら効果がないっていうのはわかるんですね ただ良かれと思ってやっちゃうのでだから振り返りましょうと どうですかね昨日やった会議効果ありましたかっていうまあそういった問いを立てる っていうのはすごく重要ですよね 変化の激しい時代にですね効果を高めていくためには仮説の設定力 これすごく重要です 思考停止して今まで通り流されてやるのは脳ではあのまああのブレイン脳は楽ですけど やっぱこう疑問を持ってクリティカルシンキングでこれ本当に必要なんだろうか 必要なかったらやめていこう必要だったらこれをもむしろ増やしていこうというそういった ことが重要だと思いますのでぜひ効率ではなくて効果を重要視するとその手段として 無駄な会議をやめる60分でもできる限り45分であるというような手段としての効率を 高めていただきたいなと思います # 終わりのあいさつ リストンいただきありがとうございます。 私はこの放送では、会議とか資料とか、対話とか、そういうのが多いかなと思っています。 反応が良いのは結構資料とか会議ですので、皆さんの反応に合わせて放送内容を変えていきたいと思います。 コンテンツですとかデータは結構たくさんありますので、 その中で皆さんと対話しながら、もっと言うと共和ともに話しながらコンテンツを決めて、 共感、競争、共和と競争を進めていきたいなと思います。 引き続きよろしくお願いします。 それでは。 # 収録NG集 この番組はトップ5%社員の時間術の トップ5%社員の時間術の