# タイトルコール この番組は、トップ5%社員の週刊の著者である私、コシカーが、個人の経験と17万人の調査データをもとに、 働き方やキャリアについて、あなたへ語っていきます。 # 初めのあいさつ ディスンいただきありがとうございます。 コッシールーコとコシカワです。 今日もあなたとトゲザワしていきたいと思います。 ということで資料作成に関してですね、また放送していきたいなと思うんです。 発売したばかりのですね、できる社員はなぜパワポが2色なのかっていう書籍ですね、大変好評でして、 いろいろなとこで品切れが続いているということで、ツイッターのフォロワーさんからも聞いてます。 すいません、ちょっとなかなか今、在庫が切れているところです。 ただ、電子書籍ですとか、あとオンライン書店、楽天とかAmazonですね、ここはまだもうちょっと在庫あると思います。 ちょっとその中でですね、資料の作り方、テクニックをご説明していきたいなと思います。 ちなみに書籍に入れていない内容をですね、皆さんにお伝えしたいなと思います。 これはトップ5%社員の時間術ですとか、あとはずるい資料作成術、 ずるいって言っちゃった、ずるい資料作成術っていうのを2020年2月に換気出版からピンクの表紙の本ですね、出してますので、 その中のものも合わせてご説明を今日はしていきたいなと思います。 # 作業の前に3つの設定を確認しておこう 今回はですね、パワーポイントの操作を速くするために、 この3つの設定をしておいてくださいよというのをご説明したいと思います。 前職マイクロソフトでですね、皆さんを苦しめている Word、Excel、PowerPoint、Teamsなどの責任者をやっていました。 今日はマイクロソフトの時に知り得たというよりかは、行動実験ですね。 実はパワーポイント資料作成術のオンライン講座の受講生が今2万円人を超えてきまして、 特にその企業の社員の方々なんですけども、そういった方々と行動実験をして、 どれが一番作業効率、タイムパフォーマンス、タイパーが上がったかというのを調査しまして、 そのトップ3が今日ご説明する内容です。 作業をし始めちゃうと作業興奮で作ることに専念してしまったりとか、 あとは5%社員も相手に伝わる資料を作りますので、相手が主役。 だから相手のことを考えながら作るというのが正解なんですよ。 正解なんです。相手を動かすわけですから。 ですので、作業に集中してしまったりとか、相手のことをずっと考えていると、 やっぱり操作、もうちょっと工夫しようというところまで脳を使えないんですね。脳みそを使えないんですね。 ですので、先に初期設定でこの3つ変えてしまいましょうというところなんです。 3つ順番にご説明しますので、もしよろしければメモなんかを取っていただければなと思います。 まず1つ目です。 皆さんがパワーポイントを操作する際にやってしまいがちなのが、 パワーポイントが固まってしまうとか、パソコンが固まってしまう、バッテリーが切れたとか、 何か不足の事態が起きて、ファイルが途中で消えてしまう、なくなってしまうということが結構あると思うんですね。 特に経験上は夜、深夜、何か頑張って凝って作っていたやつが何か消えちゃうみたいなやつですね。 これは作り直しですから、これは差し戻しと一緒ですごくタイパーが悪いですね。 これを避けるために、まず初めにやっていただきたいのは、パワーポイントファイルを作りますよね。 新規作成だと仮にしましょう。 保存先、どこに保存してます?マイドキュメント?デスクトップ?いえいえ、だから消えちゃうんですよ。 なので保存先をワンドライブ、クラウドの保存サービス、ストレージサービスに保存しましょう。 そうしますと、パワーポイントの2019以上ですと、左上に自動保存というのがオンになります。 これは何かというと、わざわざ上書き保存とか、名前を付けて保存という風にやらなくても、定期的にクラウドでバックアップ取ってくれてるんですよ。 だから、消えちゃったとか、戻れないとか、そういうのがなくなるので、まずはクラウド、ワンドライブ無料ですので、 ワンドライブのストレージに保存先にして名前を付けて保存。だから保存先をワンドライブとか、 企業の方はシェアポイントとかですね、保存してスタートすると。もちろんGoogleドライブとかドロップボックスとかボックスでもいいんですけども、 ただ自動保存がパワーポイントと連動してできませんので、やっぱりそのマイクロソフトサービス同士であるパワーポイントとワンドライブ、 パワーポイントとシェアポイントに保存先を設定しましょうと。まず一つ目の設定というのが、クラウド保存するというのがポイントですね。 こうやって自動保存されますから。さらに重要なやつを消したくないよとか、たくさん戻りたいよという方は、ちょっと細かくなりますが、 パワーポイントの左上のメニューのですね、ファイルのとこからオプションというのを選んでいただいて、オプションの中にさらに詳細設定というのがあります。 その一番上の編集オプションにですね、元に戻す操作の最大数というのが、大体デフォルトで100ぐらいになってます。 もうすごく戻したいとか、ちょっと念のためって言うんだったら、ここを300とかに変えておくことももちろん可能です。 あとは気をつけていただきたいのが、他の人からパワーポイントをもらって編集するときにありがちなのが、同じ画面を見てください。 パワーポイントのオプションの詳細設定。今、編集オプションで元に戻す操作の最大数というのがあります。 パワーポイントのオプションの詳細設定。今、編集オプションで元に戻す操作の最大数を100からもっと増やしましょうというのをご説明しましたが、 さらに下に行くとですね、イメージのサイズと画質というところが出てくるんですね。そこに復元用の編集データを破棄するというチェックボックス。 ここにチェックが入っていると復元できないんですよ。前のファイルが、例えば昨日作ったファイル、 一昨日作ったバージョンに戻したいというのができなくなっちゃうので、ここにチェックが入っていないことを確認してください。チェックが入っていると、もっと戻れなくなってしまうので。 これがクラウド保存で、作業を無駄にしないという方法が一つ目です。 二つ目、実際の操作ですね。入ったときに、よくやる操作でですね、皆さんよくホント、いわゆる文字の種類を変えたりしません? MSPゴシック、MS民調、Windows8とか10とかですと、Uゴシックって遊ぶっていうものに、漢字のゴシック、Uゴシックとかですね。 メイリオとかですね。結構混在しているんですよ。なぜかというと、おそらく皆さんの資料はゼロから作っているんじゃなくて、 いろんな人のを借りてきてパクってみたいな。修正して編集してっていう。 そうすると、いろんな人が資料を作っているので、文字の種類がバラバラになっちゃうんですよ。これは見づらい。 これ826名の意思決定者にヒアリングしましたが、やっぱりね、フォントがページ内とか、 例えば1ページ目と2ページ目でフォントが違うとかっていうのは、やっぱり気になるみたいですね。 なので、そこに気になってエネルギーを費やしたので、重要なところを見てくれないみたいなことも起きていることが分かりましたので、 なので、フォントを統一しましょう。なので、いちいちですね、文字入力してフォントをMSPゴシック、MS民調からUゴシックとかですね、 めんどくさいので、ぜひ使っていただきたいのが、またPowerPointを見てください。上のメニューの中にですね、表示というメニューがあります。 その中にですね、スライドマスターです。PowerPointの効率的かつ効果的な資料作成、使いこなしができる方は、このスライドマスターの使い手ですよ。 スライドマスターというのは、いわゆるひな形ですね。ここに乗っ取って資料を作っていきますというタイトル画面はこれです、 マスタータイトルはこれですという書式を設定するところなんですけど、そこのですね、今スライドマスターを開いていただいている中で、 真ん中にフォントというのがあるんですね。フォントというところで、もう全ページに共通するフォントをここで決めちゃいます。 おすすめなのが、僕はメイリオUIですね。カタカナのメイリオか、アルファベットのメイリオUI。 A数字はですね、背声UIがおすすめです。これが一番見やすいというふうに意思決定者の方が言っていました。 Macの方はひらぎの格ゴシックが見えやすいと言っていました。相手が主役ですからね。相手が見やすいと言っているやつを選ぶという。 さすがにやっぱりMSゴシックはちょっとまだ、ちょっと古いですかね。見づらいですし、太字との差も分かりにくい。 Windows8、Windows10の標準フォントであるWindows11もそうですね。Uゴシック、ASOBUゴシックもこれが細くて見えづらい。 メイリオというのは、日本語の明瞭、クリア。これをですね、グローバルスタンダードにしたメイリオUIですので、これがいいですね。 ですので、繰り返してみますが、スライドマスターのフォントも統一してください。 そうすると、スライドの中でいちいちですね、フォントを変えていくという作業が減っていきます。 こういったところに時間を使わない方がいいですので、フォントを統一するためにスライドマスターの初期設定を確認しておく。これが2つ目です。 3つ目。3つ目はですね、クイックアクセスツールバーですね。クイックアクセスツールバー。 これは何かというと、いわゆるショートカットですね。パワポイントでもExcelでもWordでもそうなんですけど、 左上に上書き保存とかはあると思うんですけど、あとは戻るボタンですね。ここショートカット入れられるんですよ。 設定方法はですね、Googleとかで見ていただきたいと思うんですが、クイックアクセスツールバーで普段よく使う機能を、 もうショートカットで左上に置いておくっていう、そんなことです。どういうことをやるかというとですね、 おすすめなのが図形の揃えですね。例えば、ど真ん中に置くとか、左に揃えるとかですね、こういった操作を図形をですね、 マウスで揃えるっていう操作を年間で7時間半やってるってことが分かったんですね。この7時間半をダイエットしてタイパーを高めるためには、 もう左端に揃えるとか、中央に揃えるとか、左右に揃えるとかっていう、図形を揃えるボタンがあるんですね。 パワーポイントの中に、もう200以上パワーポイント機能あるんですけど、それ探すのもったいないので、図形を揃えるっていうやつはですね、 もう入れといたほうがいいです。オブジェクトを中央に揃えるとかですね、オブジェクトを左に揃えるとかですね、そういったものを入れといたほうがいいです。 これがクイックアクセスツールバーです。わざわざ機能を探さなくていいですから。この3つです。ぜひちょっと事前に設定していただいて、 どれくらいタイパーが高まるかっていうのは実感していただきたいなというふうに思います。クラウド保存、それからスライドマスター、クイックアクセスツールバー、この3つです。 # 頂いたコメントへのお返し はい、いつもコメントとギャザーありがとうございます。 パワポ関連でですね、先週はですね、パワポシリアは相手の右の脳、右脳に伝えるということで、 画像は左に置いてくださいね、という話をしました。 ちょっと初めて聞いた方、混乱するかと思いますが、脳は右と左、右脳、左脳ですよね。 で、感性、画像を捉えるのが右の脳です。 これクロスするので、右の脳の情報というのは左目。 右の脳なんだけど左目で情報を収集しやすいと。 右の脳に入りやすいので、クロスした、あ、左、ごめんなさい。 右の脳の場合は左の目ですね。 左の目で見たものを頭の中に入れやすいので、画像なんかは左に置いてくださいという放送会でした。 コメントありがとうございます。 これね、すごくアクセスたくさん入ったんですよ。 パワポ興味あるのかなと思って、今回もパワポにしました。 ノーマルスーヒトさんありがとうございます。 パワポを2色予約購入しました。 ありがとうございます。 資料に原則はつかないわ。私が後輩に伝えるルールと同じで良い振り返り。 あのね、本当、書籍は内製ツールにしてほしいんですよ。 あれ、これ自分やってるかな。 やってるやってる。 よかったよかった。 自己効力感とかね。 あ、これやってないな。 ちょっとやってみようかなっていう。 こう振り返る場にしていただくといいかなと思います。 ご質問いただいています。 会議資料は2色でいいと思います。 それ以外の社内情報紙とか、お客様向け1枚ものリーフトの中で 色のルールについてアドバイスいただければと思います。 5%社員はですね、パンフレット、お客様1枚紙、これも2色が一番多かったです。 3色以内が圧倒的なんですけど、その中でも2色が多かったです。 やっぱりね、色でごまかすっていう。 色が多いとその色に目が行っちゃうので、赤とか黄色とか青とかそっちに行っちゃうので、 やっぱり文字で目立たせるっていうことの方が多かったですね。 黒とか白とかの文字は色としてカウントしなければ、 グレー系プラスブランドカラーとかですね、 ドコモさんだったら赤とか、auだったらオレンジみたいなブランドカラープラス 黒白グレーみたいな黒系を使うっていうのが多かったですよ。 これはね、やっぱり色で引き付けるんじゃなくて、やっぱり内容で引き付ける。 多かったのはやっぱりね、数字が多いですね。 ①とか②っていう、これ目線誘導させてるんだなと思います。 左斜め上を見てくださいじゃなくて、2番目の項目に関してはっていう説明ができるっていう。 なので2色以内が多かったです。 数字を使ってください。重要な項目は白抜き文字で目立たせてください。 これが私の回答です。 はい、りなさん、いつもありがとうございます。 いつもありがとうございます。 噛んじゃいました、てへいで終わるとはって言ってましたっけ? てへいって言ってました? デコパワー、流行らせます。 デコパワーを作るのは流行らせないでくださいね。 デコパワーの言葉を流行らせてください。 いつもありがとうございます。 はい、こぶたんさんもいつもありがとうございます。 脳みその動きまで狙ってというのは。 まあもうこれは脳構造。 あのうちはうちのメンバーでですね、医師の方も、黒スリーパーのメンバーでいますので、 そういった方々に教えてもらってます。 あとは、農科学の勉強なんかも色々な書籍を、日本だけではなくて海外の論文なんかも読んで勉強させていただいてます。 はい、そんな中で、ターポー、職人なんですね。 大切なのは資料じゃない、きれいに作ればいいってわけじゃないと強く思っているので、葛藤することは多いですと。 ぜひその作っている満足感よりも、その作って相手が喜ぶシーンとかですね、相手を動かすことができたら喜ぶと。 ちょっと喜びのポイントをですね、ちょっと後に持っていっていただければなというふうに思います。 あいこさんもいつもありがとうございます。 デコパワー作るとウケるんですよねっていう、そういう場だといいですよ。 パワポのテクニック披露会だったらいいです。 でも、各社でパワポの機能をたくさんよく知っている人が成果が一番出ているわけではなかったですし、意外とですよ。 僕もたまにですね、手書きの資料作ってきますよ、相手が役員でも。 その方が目立ちますよね。 その気に留めてもらうとかね、記憶に残してもらうとかっていうのも資料の一つの目的です。 もちろんね、きれいにパワポを作るみたいなのは楽しいですし、アートとして創作意欲も湧きますけども。 それはそれ。 成果を出すことが目的なのか、自慢をするのが目的なのか、信頼を得るのが目的なのかみたいなことを明確にしてから、 手段としてのパワポ作りに励んでいただければなというふうに思います。 いつもコメント、みなさんありがとうございます。 # ヤブからスティックな一言 3つのテクニックをご説明しました。 もう一回繰り返していますね。 クラウド保存、それからスライドマスターでフォントを設定しておくこと、 最後にクイックアクセスツールバーでよく使う機能を事前にショートカットで入れておきましょうというこの3つです。 さて、PowerPointに関するやぶからスティックな一言です。 資料作成のとき、いきなりPowerPointを立ち上げないでください。 資料作成するときは、いきなりパソコンPowerPointを立ち上げちゃダメですよ。 そうすると作成することが目的になっちゃいますので、目的は相手を思い通りに動かすこと、 そして相手から信頼を得ること、この2つしかないですから資料作成は。 ですので、それを実現するためには相手をどう動かしたいのか、 相手にどういうものを出したら信頼を得られるのかということを事前にしっかりと考えてから 資料を作成するという作業に移った方がいいですよ。 ですので、僕は結構手書きとかをお勧めするんですね。 相手がどういう人で、過去どういうことで動いたのかとか、 こういう戦略で相手は忙しいから3枚にまとめてとか、 プレゼン時間は20分だから0.75をかけて15枚で作ろうとかですね。 そういったことを先に決めてから、思考を深めてから手を動かして作業するという方が 結果的にはタイパー高いですよ。 実際に2万1000人の私のパワポ資料作成塾の塾生の方々にも いきなりパワポを立ち上げないでくださいと言ってます。 はじめ9000人弱で行動実験したところ、 手書きをして、いわゆる聖書としてパワポイントを作るみたいな作り方に変えたら 作成時間が平均で2割減ったという方がどういう結果が出ましたので、 だからやっぱり先に相手のことを考える、思考を深める、 そしてどういう資料を作るか、戦略戦術を決める、 そしてパワポを作るというこの順番ですね。 ぜひちょっとやってみてください。 本当頭すっきりして資料作成時間が短くなりますので、 これはメモを取る時間、考えてメモを取る時間と パソコンパワポで資料を作る時間、 これ2つ入れても以前よりも20%減りますので、ぜひトライしてみてください。 # 終わりのあいさつ はい今回はパワポ操作のタイパを向上させるテクニックということでご説明しました。 タイパってなんか流行ってますね。なんか若い人向けなのかな? Z世代はタイパを重視するみたいな記事よく出てますね。 まあZ世代じゃないですけど、僕もタイパを意識するかな。 まあタイパを意識するっていうかね、なんかズルしたいとかそういうことじゃなくて、 じっくり映画を見たくないとかそういうわけではなくて、 ショートカットできるとかショートカットしたいっていうのが重いですかね。 成果を出して達成感を得るとかね、相手に伝わることが目的だったりすると、 そこに伝わったかどうかってことの方が重要なので、そこに至るプロセスは別にショートカットでもいいですよね、最短距離でも。 っていう風に考えているので、パワポの設定、だってこの3つ変えるだけで年間で何時間生み出されるかっていう話ですから、 こういうのは知っておいた方がいいかなという風に思います。 使わない機能を覚えるのはもったいないですけど、普段使っているものをぜひショートカットしてですね、 皆さんと一緒の山を短い時間で短い距離で登っていきたいなと思います。 引き続きコンティニューよろしくお願いします。 それでは。