# タイトルコール はい、こんにちは。大手会社IT企業で本部長をしているコスキーです。 9月14日、月曜日、コスキーのコストークです。 今日もアウトプットして、あなたの働き方を1%レベルアップしていきましょう。 この番組は、11時50分に、大手会社IT企業で100人組織の本部長をしているコスキーが、 時間・場所・人・お金をテーマに、あなたの働き方を毎日1%レベルアップさせるヒントをお届けしています。 # オープニング コストークをお聞きの皆様、今日もレベルアップしてますでしょうか? パーソナリティーのコスキーです。 ということで、今日のテーマなんですけど、 会議を早く終わらせるコツについてお話ししていこうと思います。 皆さんも会社とかいろんな場面で会議って出たことあると思うんですけど、 でも気づいたら1時間経ってるのに何も決まってないとか、 あと発言のたびに議題が脱線して、最初の議題に戻ってこれないとか、 そもそも今日は何のことを決める会議だっけみたいなことで、 途中でわからなくなっちゃうみたいな、 こういうことってあららんじゃないかなというものですよね。 僕自身も過去に、今もそうですけど、数多くの会議には出てきましたし出てますけど、 でもこういう会議って実際よくよく見てみると結構多いんですよね。 でも実はその会議が長引く原因って、 議題が難しいからとか、実は参加者が多いからとか、 そういったことではないんじゃないかなというふうに思っていますと、 原因はもっとシンプルで、会議の設計自体に問題があるんじゃないかなというふうに思うんですよね。 ということで、今日も皆さんの貴重な時間を使って聞いていただいているので、 結論からお伝えします。 結論は会議を短くするには2つのポイントです。 ぜひ最後までお付き合いください。 # 会議時間を短くする「2+1」のコツ それでは始めていこうと思います。 ということで、本日も主閉義務は守りながら 放出はぶらさない形でお話ししていこうと思います。 以前、とある会議に参加したんですけど、 開始から30分経っても全然着地しないんですよね。 参加者結構人数いたと思うんですけど、 みんなそれぞれ違う方向で発言したりしちゃってると。 例えばAさんはコストの話をしてたりとか、 Bさんはスケジュールの話をしてたりとか、 Cさんはそもそも違う方向性の話をしたりとかしてて、 話す人ごとに結構ベクトルがずれてたりもしたんですよね。 主催者の人はちょっとオロオロしながら、 次はどの議題が…みたいな形でもごもごしながら、 はっきりしたまま話が次から次へと移り変わっていく。 会議が終わった後に、 ふと僕は今日の会議って何が決まったんだっけ? っていうふうにちょっとつぶやいてみたら、 全員バラバラな答えが返ってきたんですよ。 これって典型的なゴールが曖昧な会議なんですよね。 参加者がこの会議は何を決めるためのものなのかっていうのを 理解しないまま参加してしまうと、 発言のために論点がずれていくんですよ。 結果的に本来は15分で終わるはずだった会議が 1時間以上かかるみたいなことが起きちゃうんですよね。 この主催者の人も悪気があったわけじゃないんですよ。 ただ議題を決めて参加者を呼んだだけで、 この会議で何をゴールとするかっていうのを 設計できていなかったんですね。 これって多くの人が陥ってる落とし穴なんじゃないかなって思うんですよ。 じゃあどうすれば会議が短くなるのかなんですけど、 僕自身は大きく2つポイントがあると思っていますと、 1つ目はゴールの設定ですよね。 これは当たり前なんですけど、 会議の冒頭で必ず3つ宣言するのがいいかなと思ってますと、 そもそもまずこの会議は何をする会議かっていうことですよね。 例えば決定するのかとか意見を求めるのかとか、 あと共有するだけなのか。 この3つだけで全然違うんですよね。 決定する会議なのに、例えば意見を言う場だと思ってる人が参加してると、 永遠に議論が終わらないわけじゃないですか。 次に何が決まればこの会議が終わるかっていう具体的な着地点ですよね。 例えばAプランで進めることを決めるとか、 次のアクションをする人を決めるとかですよね。 具体的な完了条件を最初に共有しておくことがすごく重要なんじゃないかなと。 最後に誰が最終的に決めるのかっていう、 つまり決定権を持ってる人が誰かっていうことですよね。 これが曖昧だと全員がなんとなく合意形成しなきゃみたいな空気になって、 どんどん発言が増えてしまうんですよね。 この3つが明確だと参加者って、 自分の発言が着地点に近づいてるかどうかっていうのを 常に判断できるようになって、 無駄な発言が自然と減るんじゃないかなというふうに思ってますと。 なのでアジェンダを送る際は、アジェンダの名前だけじゃなくて、 そもそもこの依頼っていうのはゴールは○○なんですみたいな一言添えておくだけでも、 会議の質って大きく変わると思うんですよね。 ポイントの2つ目なんですけど、 これは時間の可視化ですね。 どういうことかというと、 人って時間の制約が見えてないと、 発言を無意識に長くしてしまう生き物なんですね。 逆に残り時間が見えてると、 自然と発言の要点を成立した状態で話せるようになっていくんですよ。 具体的には会議の冒頭で、 例えばこのアジェンダは何時何分までって宣言しておいて、 例えば最近オンライン会議も増えてますけど、 オンライン会議だったら画面上にタイマーみたいな、 残り時間が表示されるような機能で画面共有しておく。 例えば対面だったら、 宅上にタイマーを置いてみるといいかもしれないですよね。 重要なのは、 時間を主催者だけが把握してる情報にしてないっていうことなんですよ。 実際その主催者の人って、 アジェンダに対して今、 例えば1時間枠だったら何分ぐらい進んでる。 だから予定より早まってるのか、 遅まってるのかっていうのが分かりやすいじゃないですか。 でも参加者全員が見える形にすることによって、 実は時間管理の責任っていうのが、 主催者1人から参加者全員に分散されるんですよね。 なので参加者全員がその時間を見ながら、 そろそろまとめないとって、 みたいな空気が自然と発生していて、 結果的に主催者の人の負担も軽くなるんじゃないかなと、 思っています。 あとですね、 ここまで聞いていただいたので、 もう一つテクニック的な裏技というか、 僕がやってることをお話ししようと思うんですけど、 それは何かというと、 会議の最小単位を15分にするっていうことですね。 15分ってちょっと短いかなって思われる方も多いと思うんですけど、 多くの組織って会議の標準単位の時間って、 何時間になってますかね。 これって実は1時間って結構あるあるなんじゃないかな、 というふうに思うんですね。 心理学にはパーキンソンの法則というものがあって、 時間は与えられた分だけ膨張していくということなんですよ。 どういうことかというと、 例えば30分の枠を取ったら、 本来15分で終わるような議題でも、 何故か30分ギリギリまで話し込んでしまうということですね。 なのでカレンダーの初期設定を15分刻みに変えて、 15分でされる会議は15分で設定するっていうのを、 組織のルールとして浸透させていくのがいいと思うんですよ。 最初はやっぱり15分って慣れないとちょっと窮屈に感じるんですけど、 でも慣れてくると、 実は本当に必要な時間で見積もる感覚というのが身についていくんですよね。 結果として組織全体の会議の総量というのが、 減っていくんじゃないかなというふうに思っています。 ということで次のチャプターでは、 今日これを使えるヒントに変換して、 1パーセントレベルアップするについてお話ししていきます。 # アウトプットテーマ：あなたの会議、普段は何分が多いですか？（絵文字コメントは🕰️） ここからは今日から使えるヒントに変換して 1パーセントレベルアップするにはですけど まず自分が主催する会議のアジェンダに 今日の会議のゴールは〇〇ですっていう一行 追加してみるのもいいと思うんですよね これだけでその参加者のその意識っていうのが 結構変わると思うんですよ 今日の会議は何を決める会議なのかっていうのに 事前に分かってるので みんながあらかじめそれなりに準備しながら 参加してくれるようになると思うんですよね 次に会議のタイマーを表示させるっていうことですよね スマホのタイマーでもいいですし 議題ごとに時間を設定して 参加者全員に見えるように置く オンライン会議だったら画面上にそれを表示しておく これだけでもその発言の密度って 結構変わってくるんじゃないかなと思ってます 最後に会議の最小単位を15分に変えられないか っていうのを検討してみるっていうことですね 最初これ15分で足りるかなって考えるだけで 実は本当に必要な議題と あと不要な議題っていうのが 見えてくるんじゃないかなというふうに思っています ということで 今日のアウトプットテーマですけど あなたの会議 普段は何分が多いですか?にしたいと思います 一文字の絵文字コメントは 時計って打つと時計の絵文字が出てくるので ぜひ絵文字だけでもいいので 残していってもらえると嬉しいです それからGoogleホームでは 質問や感想も受け付けています こちらは匿名も可能ですので ぜひお気軽にご連絡ください それからいいねフォローも大変励みになりますし 最近はリスナーさんのコメントも増えてますので リスナーさんのコメントに対するいいねとか リスナーさんのコメントに対するコメントも ぜひぜひお待ちしております 最後に初コメントも大歓迎ですので 初コメントをデスクに書いていただければ 優先してピックアップするようにいたします ということで 本日の放送内容もリスナーさんの 何かしらの気づきや学びになれば幸いです では続きましては 学やトークのコーナーです # 楽屋トーク：番組の感想や質問はURLからどうぞ！ はい、ここからは楽屋トークのコーナーですということで、 今日はですね、会議を早く終わらせるコツというテーマでお話をしてきましたけれども、 実際僕は百人組織をリードする立場なんですけど、結構切実なテーマなんですね。 というのも、その組織が大きくなるほど、やっぱりその会議の数って比例して増えていくんですよ。 なので、やっぱりその会議が増えるほど、自分の時間もなくなってきますし、 かつその一つ一つの判断の質とかも下がっていっちゃうんですよね。 なので、僕がですね、やっぱりその会議において大切かなというふうに思っているのは、 大きくその会議って2つ種類があると思っているんですけど、 一つはその個別の会議ですね。 例えば議題がもう明確になっていて、 例えばある時期までに提案しなきゃいけないとか、あるトラブルを解決しなきゃいけない。 こういったものはですね、目的が明確なので、アジェンダも明確になっていて、 やるべきことってもうはっきりしているので、比較的時間も適切な時間で終わることが多いんですよ。 一方で問題なのは定例会議ですよね。 例えば週次の会議とか月次の会議って、皆さんの会社もあると思うんですけど、 こういうものって結構そのアジェンダが低下されていて、 やることが目的になってしまっているみたいなものって結構あると思うんですよ。 かつこういうのって結構1時間で設定されているので、 その1時間の枠の中で何となく集まって何となく終わっちゃったみたいなことが多いんですよね。 なので定例会議って結構その落とし穴で、 慣れてきたものだからこそ定期的に見直していって、 アジェンダを適正化していくとかもそうですし、 ある程度時間が経って慣れてきているんだったら、 1時間を30分にしましょうとか、極端なし15分でもいいかもしれないですよね。 そういったふうに変えていくことによって、 全員の時間効率が上がって生産性も上がっていくんじゃないかなというふうに思っています。 ということで続きましてはコメント会社のコーナーです。 # コメント返し： #243　1on1の印象をガラっと変えた、最後の一言 ここからは、ワン・オン・ワンの印象をガラッと変えた 最後の一言の放送間に対するコメント返しのコーナーです。 収録時点で最初にコメントをくださっているのが ハンナルさんです。 こんにちは。ワン・オン・ワンって本来は 意味ある時間にすべきですよね。 弊社のほとんどの監督は業務報告をしてもらって、 困っていたらどうするのかのアドバイスともありです。 ただ、10年前ほどの前の上司は一人一人のキャリアに向き合い、 私が数字が弱いとなると、マーケティング部門の人に 数字の見方を鍛えてやって欲しいと親身になってくれたこと、 そして一人一人にメモ帳を引き立て用意して、 その部下が異動となった時には、 ワン・オン・ワンを記録したメモ帳をプレゼントしてくれて、 今後の役に立てて欲しいという方でした。 今でも感謝していますということで。 はい、これ素晴らしいですよね。 一人一人にメモ帳を用意して、しかもそこに きちんと今までのワン・オン・ワンの記憶を残していたということです。 たぶんおそらく会社からやると言われたんじゃなくて、 この方が率先してやっていたことだと思うんですけど、 本当に僕もここまではSASUKEにできないなと思ったぐらい、 素晴らしい上司像なんじゃないかなと思いましたね。 はい、ということでハンナさんもいつもありがとうございます。 次にリリチさんです。 今日も1%レベルアップできました。面談を意味ある時間にする素敵な言葉ですね。 でもそんな素敵な上司にガチ提供できていないよと書いてきれてますけど、 上司に言わせるコスキーさんはSASUKEですということで。 そうですね、何を言われても切れてはいけないっていう、 これはある意味その見本みたいなものなんですかね。 はい、なんで、切れてますか切れてないよというのは、 これ上司のことだったというのの伏線の回収というふうにリリチさんのコメントがとられました。 はい、ありがとうございます。 続きましてIKINOさんです。 今日も放送ありがとうございます。 面談をする側もされる側も共に作る意識をすることに大事になってきますね。 せっかく時間を取ってやってることなので、 何か学びや成長に繋げられる時間にしていく意識、これからも持っていきますので。 そうですよね、やっぱりお互いに相手の時間に対して 経緯を払うっていうことが大切ですよね。 やっぱりせっかく貴重な時間を使って、 30分な30分、1時間な1時間、お互い1時間を使って話し合うわけですから、 何かしらがここできちんとした相手にとっても自分にとっても 価値ある時間にしたいなというふうに思いますよね。 はい、ということでIKINOさんもいつもありがとうございます。 続きましてハリーさんも文字コメントありがとうございます。 続きましてサルトコさんです。 アオンアンだけでなく、進捗会議なんでも 相手のメリットを渡したいと思っています。 勇気を出して悪い報告をしている。 それに報いなくちゃっていう感覚です。 そうですね、やっぱりその悪い報告をしてくれるってことは、 組織にとってもリーダーにおいてもすごくありがたいことですよね。 言いにくいことを言葉にして言ってくれることによって、 早めに対処できるようになってきて、 結果的に被害というのも 局所化できるかなと思うんですよね。 これは特に管理職をやっていると すごく分かるなというふうに思いました。 サルトコさんもいつもありがとうございます。 続きましてフェンネルさんです。 役員の方が助けてくださいとおっしゃったことがあって、 役員の方を助けるという発想に驚いたものでした。 当時はこういう謙虚な方が信頼を得て、 上のポジションに行かれるのだなというふうに見方が変わりました。 今振り返ると、こういう謙虚な姿勢は どんどん真似したいなというふうに思います。 そうですね、分かりますね。 やっぱりその謙虚な姿勢って、 相手にとってもメリットがありますけど、 自分にとってもメリットがあるんですね。 やっぱり自分もいろんな人から学ぶ上で、 自分自身のハードルを下げておくということが、 やっぱり自分自身の境界線というのを広げて いってくれるんじゃないかなと思うんですよね。 ということで、フェンネルさんも いつもありがとうございます。 続きましてコエイさんです。 こんにちは。 見どろいほど覚えられるような方かな という言葉もありますけれども、 立場に安定せずに常に謙虚な姿勢を持って、 相手の立場になって考え行動できるって本当に素敵ですよね。 その役員の方は本当に素晴らしい人格者なんだな というふうに思いました。 私が少し言われたハッとしたことは、 そもそもこのプロジェクトの目標ってなんだっけ という一言をいただいた時です。 どうしてもちょっと申し気になりがちなので、 そこで一回立ち戻る声を掛けをしてもらえると、 ああそうだったと冷静になりますし、 すごくありがたいんですよねということで、 そこなんですよね。 ある意味、自分が一生懸命になっている時って、 よくも悪くも見えなくなってくることって あるかと思うんですけど、 そういう時にもうちょっと冷静になって、 声掛けをしてもらうことによって、 自分自身がちょっと冷静に逆観視できるようになる きっかけももらえたりもしますよね。 あとやっぱりその謙虚でいるからこそ、 あらゆることを学べるきっかけになるかなと思うので、 これはやっぱり自分自身にとっても非常に大切な ことなんじゃないかなというふうに思いますね。 ということで、郷平さんもいつもありがとうございます。 続きましてリンゴさんです。 こんにちは。 会社でタブ書のマネージャーに フィードバックをもらえる仕組みがあり、 これを使ってフィードバックをしてもらったんですが、 すごく的確で、とても参考になりました。 それを元に目標を組み立てたり、 アクションを考えたりしました。 チーム以外の方からのアドバイスは、 すっと入ってくるものですね。 信頼している方になったからでしょうかねということで。 そうですね。 まずこのタブ書の管理職の方からフィードバックをもらうって、 すごく良い仕組みかなと思いましたね。 っていうのも、やっぱり自分の直属の上司とか、 直属の部下っていうのは、 どうしても関係が近い分、 利害関係も生まれてしまいますよね。 よく評価者であることって多いと思うんですよ、 直属の上司って。 なので、やっぱりその利害関係のない方と コミュニケーションを取ることによって、 客観的なアドバイスをもらえるというのは、 結構まとえているんじゃないかなと思うんです。 多くの組織でやった方がいいんじゃないかな というふうに僕も思いましたね。 はい、ということでリンゴさんもありがとうございます。 というわけで、本日のコメント会社は以上になります。 このように皆さんからコメントいただけるのが、 僕の毎日放送の励みになっていますので、 ぜひお気軽にコメントいただけると嬉しいです。 それではまた明日、11時50分にお会いしましょう。 大手会社IT企業で本部長をしている、コスキーでした。 素敵な1日をお過ごしください。