# オープニング はいみなさんこんにちは 弁護士法人尾端法律事務所代表弁護士 弁護士と司会士のダブルライセンスを持つ 歯科専門弁護士の尾端誠です 現在日本唯一の歯科専門弁護士として 専門活動で培った知識と経験を生かして 歯科医が安心して診療できる環境づくりを サポートしております さてみなさん 美容度という言葉 聞いたことありますか 美容度 これは bring your own deviceのB Y O Dの頭文字を集めた略で 美容度というふうに一般的に言われているんですけれども これ直訳すると自分の端末を持ち込むという意味なんですよね 要するに 歯科院の現場で言うとスタッフの指摘端末を業務で利用すると スタッフの私物のスマートフォンとかパソコンを 仕事に使用するとそういうようなことを意味します 歯科院の現場だと言葉は知らなくても実際中身はやっていると スタッフのスマホを使っていろんな業務をするというか 業務といっても直接的に国内写真を撮るとか そういうような話ではなくて 院内連絡をしたりとか確認したりとか チャットツールで指示出しをしたりとか返信したりとか さらには私物の端末から予約のアポイントシステムにログインするとか 生活の一部に溶け込んでいるというケースもあると思いますので あまり問題意識を感じていない 先生も少なくないかもしれません すごく便利ですからね そのまま使ってもらえるというのもありますから ただこの便利さの反面 歯科院として軽く見てはいけない論点がいくつも出てきます というわけで今回はこの美容度について メリットとデメリットを整理した上で 運用の注意点などをお話ししていきたいなというふうに思います # タイトルコール 歯科専門弁護士おばたまことの歯科医院のための法律クリニック 耳から気軽に聞き流すだけで実例を通じた解決方法やトラブル予防のヒント 健全な院系の基礎知識を学べるチャンネルです。 # 便利さの裏に潜む闇 さて、ビオードが広がる理由というのは結構わかりやすいですよね。 委員側としては業務用端末を人数分揃えなくてもいいですので、当然その分のコストはかからないわけですよ。 ですから、例えば10人いたら10人分のタブレットとか、そういう端末を用意するという必要がありませんからね。 それは委員側の負担としては少ない。 ではスタッフ側はどうかというと、もちろんスタッフ側もメリットがあって、一番はやっぱり使い慣れた端末だから、 いろいろ操作も当然わかるし馴染んでますからね。取り込みやすいというか、普段の流れで使えると。 そうするとやっぱり実際のところ、委員内の連絡が早くなるだけでも日々の回り方が変わってきますし、 やっぱりいろんな端末というか、その端末、私物端末かどうかはさておき、 いろんな高等の電達なんかよりも、チャットなんかで連絡すれば漏れも減りますし、確認もしやすいと。 しかもそれが慣れ親しんだ端末でやっていると。 ということで、便利という評価自体は正しいですし、ビオード自体を否定する話でももちろん何でもありません。 これはだからうまく使っていくというのは一つの選択肢としてはあります。 ただし、これ便利さのまま突っ走ってしまうと、ある日いきなり困ることが出てきてくるかもしれないわけですよね。 例えば、委員内連絡がチャット中止になっている委員で、連絡は私物スマホ、スタッフは私物のスマホを使って、 予約システムも私物端末からログインができると。そういうような状態が続いていたとします。 こうなると、普段は一見何も起きていないように見えても、どこか歯車が噛み合わなくなった瞬間に、委員側が説明できないことが増えるんですよね。 まず時間の問題ですよね。時間というのはどういうことかというと、 チャットでの業務連絡というのは、これ内容によっては業務、当然業務、業務連絡というぐらいですからね。 業務ですから、夜とか休日のやり取りが増えるほど、これは勤務時間外に仕事をしている状態になりやすいというところもありますし、 既読がつくのに、変異値がないという不満が出始めると、これ運用は結構しんどくなってきますよね。 次に情報の問題。 歯科医が扱う情報というのは、これは本当に予約の名前だけでは終わらないわけですよね。 ありとあらゆる情報を取り扱えます。 特に患者さんの個人情報というのは、個人情報保護法上の要配慮個人情報といってね、 さらに普通の個人情報よりも配慮して管理しなければいけないというような情報になりますから、 こういった情報を取り扱うことを、要は私物の端末に何か情報が入ってしまうという可能性もありますし、 その私物端末を経由するという前提になってしまうと、その端末をなくしてしまったり、盗まれてしまったり、 ロック設定がうまくなっていなかったり、セキュリティの問題ですよね。 そういったことによって情報漏洩してしまいやすい環境になってしまうと、その可能性が高くなってくると。 高くなるというか、その可能性が、委員としてはそこを管理できないですからね。 そういうような要素が増えてくると。 これをこういったような曖昧なまま続けていると、そういう運用を続けていると、 仮にそのスタッフが辞めたときに、一気に問題が表に出やすくなるんですよね。 というのも具体的によくあるというか、実際にあったケースで言っても、 この退職した人が予約システムや共有フォルダに入る状態が残ってしまっていて、 そうすると、残ってしまっている状況で実際に退職した人がアクセスして、 内容を確認したりとかっていう、そういうようなケースというのもたくさん今までご相談の中でありました。 ここで当然退職者というのは、もうすでに一員ではありませんから、 いろんな要配慮個人情報とか、様々な委員で守るべき、管理すべき情報にアクセスできる状態を作っているというようなことは、 これは情報漏洩の状況になっているという評価にもなってしまいますので、 これは本当に大きな問題になるわけですよね。 なぜこういうふうになりやすいかというと、理由ははっきりしていると言いますか、 ビオード自体が今日からビオードという制度を取り入れます、みたいな話ではなくて、 ある意味便利だから自然に始まって、そのまま定着しているわけですよね。 これID渡すから、皆さんのスマホでチェックしてねみたいな。 あとはLINEのグループ作るにしても、だいたい元々ID持ってますからね。 そこでグループを組むというようなことですよね。 ですから、そのまま何かはっきりとして決まり事があって、それでこういうものを導入というわけではなくて、 いつの間にか始まっているというか、いつの間にか始めているというか、そういう状況なわけですよ。 だからこういったものを決めないまま進んでいるので、その結果として問題が起きた時に、 委員側としても説明も対応もできなくなってしまうというようなことになるわけです。 # BYODの具体的な運用ポイント それではどうすれば良いのかということなんですけども、ここからは考え方を2つに分けて整理します。 まず前提として、これは私物端末を業務に使うというその前提の方法ですね。 いわゆるビオードですね。この場合、最低限抑えておきたいポイントは3つあります。 まず1つ目は、私物端末を業務に使う場合に、この私物端末で何を扱って良くて何を扱ってはいけない、それを決めるということですね。 チャットでやり取りして良い内容、予約システムに入って良い端末の条件とか、端末の中に情報を残して良いのかどうかとかね、 ここを決めないと現場では想定していない使われ方が出てくる可能性が高くなってしまいます。 2つ目は時間の扱いを決めることですね。送る側は時間を配慮する。 受ける側は勤務時間外は急ぎでなければ対応しないとかね、緊急時はどうするかとかね、そういうようなところを事前に決めておくということをしないと、 やっぱり真面目な人ほど負担が大きくなるというかね、そういったようなこともあって、どんどん物理的な負担もそうかもしれませんが、 精神的な負担もですね、通知がバンバン入ってくるとかね、それに対して心理的な負担というのも増えていって離職に繋がってしまうという、 ような可能性もありますのでね、その辺の時間の扱いというか、ルールを決めていくと。 3つ目としては、退職時のルール化ですよね。やっぱり退職と同時に、やっぱり私物端末ですからね、そういう意味では速攻を通じた予約とかアポイントシステム、 インナークラウンド、チャットツール、これは退職とともにちゃんとログインできない状況にすると。もちろんこれをしっかりと事前にルール化をしていって、それを物理的にやっていくと。 これはね、やっぱり口約束とか、人の全員というかね、そういったものに任せることはできない部分ですからね、やっぱりそこは情報漏洩すると、 情報漏洩というふうに評価されてしまうと、それはそれで委員側のいろんな責任問題だったりとか、例えば患者さんの情報が外部の人、もう退職した人は外部の人ですから、 外部の人が手に入れることができるという状況であれば、その患者さんの情報は情報漏洩されたという評価になりますので、そうすると患者さんに対して情報漏洩をしたという事実を伝えなければいけないし、個人情報保護委員会というところにも報告しなければいけないという法的義務がありますからね、その辺はしっかりとルール化をしておくと。 この3つですね、使い方をしっかりと整理するということと、時間の扱いを決めるということと、退職時の扱いとか仕組みをしっかり作っていくと、ここをルール化をしていって、場合によっては、制約書と言いますか、契約書と言いますか、しっかりと委員側とスタッフ側で共通の認識としてスタートをしていくと、そういうところがすごく重要になってきます。 もう一つの考え方としては、美容図ではなく、本来あるべき姿というのは端末を委員側が用意して全部対応するというところですよね。 これ結局業務として使うという話ですので、それはプライベートのものと業務用としてちゃんと分けて使ってもらうと。 そうすると、これは法律上というか、いろんなものがシンプルになります。端末もアカウントも委員の管理下にいろいろと運用できますし、そうなると退職時に一括してアクセスを遮断することも可能です。 これが本来あるべき姿ではありますので、こういう端末をしっかりと委員側で全部準備してというような方法も美容図のメリットとの比較ですよね。 比較によってどういうふうに判断するのか、委員として判断するかというところにはなってくるでしょうね。 どっちがいいというのは何とも言えないですけれども、少なくとも美容図で運用していくのであれば、私物端末で何でもかんでも自由にアクセスできるという状況は避けた方がいいですよね。 つまり、結局美容図で連絡が楽になった、すごく使いやすくなったという話で終わらせてはいけないということなんですよね。 私物端末を仕事に使うということは、情報の扱いとか働き方とか、人の出入りとかいうところに全て繋がっているわけです。 ある意味プライベートと業務の橋渡しになってしまっているところがあるわけですよね。プライベートなものを使うわけですから。 ですから、ここを曖昧にしたまま進んでしまうと、普段何も起きていなくても、実際は起きていないわけじゃなくて、表に出ていないだけで、 だけれども何かがきっかけで表に出てきた、問題が顕在化してしまった瞬間に、委員としては対応できなくなってしまうようなことになるわけですよ。 これって、そのスタッフと委員との関係だけではなくて、患者さんの情報とか、患者さんだけじゃなくて、いろんなものを含んでますからね。 こういったトラブルは収拾つかなくなってくる可能性もありますので、ここはすごく気をつけて、どういう運用にするのか、 どっちが絶対いいですよという話ではありませんからね。 どちらを選択するにしても、メリット、デメリットを持って、理解して、その上でしっかりと運用しておくと。 やっぱり今の時代、すごく重要なところかなと思いますので、今日こういったお話をさせていただきました。 # 本日のまとめ それでは本日のまとめです。 ビオードは私物端末を仕事に使うことということで、 司会員では私物のスマホとかでの業務連絡だけではなくて、 予約とかポイントシステムにログインするところまで結構使われていることがあります。 便利さは確かにあるんですけれども、 情報の扱いの問題とか、チャット連絡業務になり得ることもあるという働きかの問題が結構出てくる場面が出てきます。 さらには人が辞めたときにアクセス遮断ができていないと、 退職者が患者情報に触れてしまうというような状況になって、 ある意味情報漏洩という状況になってしまうということで、これは重大なリスクになります。 だからこそ、ビオードで運用する場合には私物端末で何を扱うのか、 時間の扱いをどうするのか、退職時に確実にしっかりと情報を遮断できるのかどうか、 この3点を事前に決めてしっかりとルール化しておく。 そういうような運用をしていくのか、もしくは端末の対応を検討するということが必要になってきます。 # エンディング はい、ということで今日も最後まで聞いていただきました。 ありがとうございました。 美容堂はね、現場で便利だからこそ、 結構後回しにされがちですよね。 というのもやっぱりこう目に見える問題がなければ、やっぱりこの問題、この部分の内容って、 今回の内容っていうのはね、問題意識が起きにくいところですよね。 自然に溶け込んじゃってるから。 でも実は大きな爆弾を抱えている可能性があるということは、しっかりと認識しておいていただいて。 で、じゃあ振り返ってみて、自分のインではどうなのかと。 どういう運用しているのかな。どういうルール作りだと、ルール気味していたのかな。 何もやってなかったのかなとかね。 そういったところを一旦棚卸していただければなというふうに思っています。 特に予約システムとかイン内クラウドとかに私物端末から入れる設計になっているインっていうのは、 これ退職時の遮断が結構重要になってきます。 単にアクセスの問題だけではなくて、自分の端末にいろんなものを ダウンロードしたり保存できてしまうわけですよね。 そういった情報も当然ですけれども、削除してもらうということにはなるんですが、 この辺のリスクも含めてしっかりと設計しておくということは すごく重要です。 さてこのチャンネルでは皆さんからのいいね、フォロー、シェアを励みに発信しております。 ご質問やコメント、こんなテーマについて聞きたいというリクエストもお待ちしております。 ちなみに具体的なご相談とか、もっとトラブル予防について身につけたいと考えている先生方につきましては、 DLCという司会員限定のメンバーシップがありますので、こちらをご活用ください。 それではまた次回の音声でお待ちしております。 地下専門弁護士の尾端誠でした。