# タイトルコール 本番組はトップ5%社員の時間術の著者である私 コシカーが個人の経験と17万人の調査データをもとに働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ きょうは、残業をなんとか減らしたいと思いますので、 つまり、今後の活動を進めていきたいと考えています。 今後の活動を進めていきたいと考えています。 今後の活動を進めていきたいと考えています。 今後の活動を進めていきたいと考えています。 きょうは、残業をなんとか減らしたいと思いますので、 あなたの資料作成時間を減らしたいと思います。 # 妄想資料をやめよう はい、今日はですね、資料作成についてです。 頑張ってパワーポイント資料を作ったんだけども、なかなかうまくできないとかですね、 ついついこう、作成時間が長くなってしまうというお困りの方が多いんじゃないかなと思います。 実際にですね、1週間、どんな仕事に、どんなタスクに時間を費やしているかということで、 毎年調査を取っているんですね。 大小17万3千人のクライアント企業の従業員の方々です。 2022年版の最新のデータでいうと、1週間のうち、なんと45%が社内会議、 資料作成に14%、メールおよびチャットが9%ですね。 社内で資料とか人を探す時間が7%、これがベスト4なんですよ。 社内会議はこれまでの放送でもたくさんご説明しましたので、 今日は14%の時間を費やす資料作成についてです。 妄想資料をやめようという話をしたんですけども、何が妄想かということですよね。 妄想というのは、なんとなく自分の思いとか想像だけで資料を作っちゃうというのが妄想だというふうに定義付けると、 何のために作っているかというのがすごく重要なんですよ。 今日は皆さんの残業を減らすために資料作成をどうするかというのをお伝えしたいんですけど、 そもそもその資料が必要かどうかというのは確認してくださいね。 ここがすごく重要なんですよ。 その資料が本当に必要ですかというのです。 例えば、うちの会社はパワポイントでどうやって効果が出たのかというのはすごく調べているんですよね。 5万ファイルぐらい。ファイル、5万ファイルですからね。 ページ数でいうととんでもない数なんですけど。 あとはその823名に対するヒアリング、これは意思決定者ですね。 提案書を出したら、これいいよ、イエス、ノーって決める人ですね。 826名でした。826名の意思決定者。 ヒアリングしてどういったものをイエスと言うのかということも調査しています。 5万ファイル、パワポイントのうち、これが良かった、これはダメだった、 相手をイエスと言わせた、イエスと言わせることができなかったというのを比較してですね、 A、B比較して、それでイエスと言わせることができた資料のデザインとか、その中身、ストーリー、コンテンツの共通点なんかもAI分析で調べ上げています。 その中でですね、まず気をつけていただきたいのは、資料の目的なんですかってやつなんですよ。 パワポイントの資料を作ることを目的にしないでくださいね。 これが一番時間を奪うんですよ。 作ることが目的って、作り終わったら目標達成ってことですよね。 いえいえ、そんなことやってたら時間足りないですよ。 だって好きなだけ納得いくまで作るんですよね。 納得って何ですか、自分が納得するまで。 いえいえ、そのほとんどが相手に伝えたい内容、頭の中に考えている相手に伝えたい内容を全部パワポイントに落とし込んでしまうっていう。 だから文字数が増えるんですよ。 パワポイント5万ファイル調べましたけども、1スライド1枚の平均文字数知ってます? 385文字ですよ。読めませんって。 スライド385文字のスライドを何十ページ、何十スライドもらった側になってくださいよ。 それ読むのも大変ですし、心が折れますよ。 一方で826名の意思決定者に聞いたんです。 あなたはどうやってイエスと言うんですか?これがOKだと言うんですか?聞いたら、まず目で確認しますと。 当たり前ですよね、資料は目で見ると。 資料をパッと10秒間見て、10秒間で要は何かが分かると。 自分は何すればいいかが分かる。10秒間でしょ、パッと見て。 10秒以内に分かったら分かりやすい資料。10秒以上かかってしまう資料は分かりにくい資料。 分かりやすい資料の方がイエスと言いやすいと言ってましたよ。 相手がそう言ってるんですから。 それに合わせるっていうのは適切ですよね。 一つの資料を作ったら全員がイエスと言うことはないですよ。 相手がコーヒーを飲みたければコーヒーを出すんですよ。 水が飲みたかったら水を差し出すんですよ。 そうして相手にイエスと言わせる。 だって相手が10秒間で分かりやすい資料を見たがってるわけですよ。 826名の意思決定者の78%がそう言ってました。 じゃあ10秒間でパッと分かる資料を作りましょうよ。 380キロ小持ちは10秒間で分かんないから。 これがギャップですよね。 作りたい側は伝えたい資料を作っちゃうんですよ。 自分の思いが、自分の知識を伝えたい資料。 でも相手を動かすためには、相手にイエスと言ってもらうためには伝わる資料を作らなきゃいけないんですよね。 伝わるためには相手に合わせるっていう。 相手が主役だから。 だってイエスと言うのは、決めるのは相手ですから、相手がどう思ってるかっていう。 これすごく重要なんですよ。 先に結論から言うと、伝える資料は妄想資料です。 伝わる資料は相手がイエスと言ってくれます。 相手を動かすことができる。 そもそも資料の目的は伝えることじゃなくて、相手を思い通りに動かすことです。 相手と共鳴して、相手を思い通りに動かすこと。 これが資料の目的ですからね。 じゃあ相手はどうやったら動いてくれるんですか? 資料を説明した後に、どう動かしたいんですか?っていうのが決まってないとうまくいかないですよ。 だって山の頂上が決まってないのに山登りしないですよね。 頂上が決まってるから、それに向けて何が必要か。 一番最短距離で登るためにはどうしたらいいか。 ここが時短術ですから。 本当に頂上どこですか?っていう。これが決め手ですよね。 例えば資料を作ってくださいっていうふうに依頼を受けたら、 その依頼をした側に確実に確認してくださいよ。 どういうアウトプットですか?いつまでですか?どういう内容だといいんですか? 資料を作成してくださいと依頼を受けたら、その時に相手に期待値を確認してください。 5%社員はこれ確実にありますから。 もう一つ、妄想資料にしないために皆様におすすめ。 フィードフォワード。資料を作り始めてね。 だいたい20%くらい。目安いいですよ。20%くらいになったら、 相手にイメージ合ってますか?って聞いてください。 例えばお客様に対する説明資料にしても、上司に対する報告書にしても、 社内の臨時書、上審書にしても、意思決定者の方に資料を作りますと。 いつまでに提出しますと。 ただ、途中で進捗20%、1分だけちょっとイメージ合ってるから見てもらっていいですかね?って許可をもらってください。 経緯会議とかそういったところではなかなか事前に許可をもらえないですけど、 上司とお客さんだったら、1分くらい経ったらいいですよって見てくれますから。 そこでね、いやいやいや、この資料そんなにいらないですよ、1ページでいいですとか、 いやいやいや、この資料もうちょっとデータ中心にしてくださいと言ってくれますから。 これがフィードフォワードです。 完成した後に意見をもらうのがフィードバック。 完成途中に意見をもらうのがフィードフォワード。 そうすると、フィードフォワードをすると相手を巻き込めますよね、意思決定者を。 そうすると営業だと、制約率、その提案がOKと言われる確率が22%上がりました。 これ、1万9千人で行動実験やってます。 日本で作られるパワーポイントのページのうち24%が、 なんと上司やお客様に対する過剰な気遣いで作られることが分かりました。 必要だろうってやつですね。 これ僕は損得ページと名付けてます。 損得ページを追跡調査したら、なんと、上司やお客様がその損得ページの約8割、めくってないですよ。 必要だと思われるやつ、めくってないんですよ。見てないんですよ。 だからその仕事を受けたとき、相手の期待値を確認する。 そしてフィードフォワード、進捗20%でイメージ合ってますか? そうすると差し戻し、これ必要ないよ、作り直して、っていう差し戻しが74%やります。 特に20代は89%やりましたから。 相手の期待値を合わせるっていうのが必要なんですよ。 だって相手が主役だから。相手がイエスって言うんですから。相手が行動をするんですから。 なのでフィードフォワードやってください。 あと、資料を何のために作るかを確認するために、ぜひ事後行動デザインってやってください。 事後行動デザインっていうのは、資料を作りますよね。 そうすると大体85%が口頭で説明してます。相手にこういうことですって言って、パワーポイント使ってね。 その説明をし終わった後に、相手にどう動いて欲しいか。 資料を共有する。いやいや、共有するって。 共有しただけだと使われないですよ。 共有したものをいつどういう時に使ってくださいっていうことが定義されてないと使われないですよ。 提案資料は提案することを目的じゃないですよ。決めてもらうことです。 説明した後に、相手にどう使って欲しいのか。動いて欲しいのか。決めて欲しいのか。 これを先に決めてください。資料を作る前に。 そのために何が必要かです。 そのためにフィードフォワードをやってください。 そのために資料を受けた時に期待値を合わせてください。 これが相手を動かす、相手を一発でイエスと言わせる資料の作り方です。 期待値を合わせて、相手にイエスと言わせるように、ぜひ効果的に、そして効率的に資料を作っていただきたいなと思います。 # 頂いたコメントへのお返し いつもコメントトゥギャザーありがとうございます。 先週は参議院選挙がありましたので投票しますという話をしました。 吉勝さんのグラレコもありがとうございます。いつもまとめていただいて。 そしてツイッターなんかでもいろいろコメントをいただきました。 投票のテーマは自分ごと化するという政治とか経済を自分ごと化して考えるために投票という手段を使いましょうと。 自分ごと考えますからね。各候補者の公約を見たり、各政党のマニフェストなんかも見ますし、 政党の会見なんかもYouTubeとかテレビでも見る機会がありますので、 もう一度日本の未来を考えるという。 皆さんもキャリアをなんとか磨いていきたいという方が多いと思うんですけど、 会社に勤めていらっしゃる方はおすすめなのはやっぱり2段階上から見るという。 2段階上というのは上司の上司。上司の上司がこの問題をどういうふうに捉えるか。 もしあなたが上司の上司だったらこの問題をどう捉えるかという視点ですごく重要ですよ。 それはうまくいってない上司、合う合わないあれじゃないですか。 そういった上司と折り合いをつける。仲良くなる必要はないですけど、 折り合いをつけるためには上司の上司の立場に立って物事を判断する、発言する。 直続の上司と会話をするという。これすごく重要だと思いますし、 おのずとそういった方々が評価されて、そして抜擢されるなんていうこともありますよね。 ですので、政治も視点、視座を高めるいい機会だと思いますので、 ぜひその投票に関わらず視点、視座を高めていただければと思います。 私に対する質問ですとか、そういったものも受け付けたいと思います。 なるべく答えていきたいなと思いますので、ぜひコメントお願いします。 # ヤブからスティックな一言 今回のヤブカラスティックな一言です。 資料作成の話をしましたので、 資料に関するヤブカラスティックな、ヤブカラボーなコメントです。 パワーポイントの資料で、 相手を動かすことができる色は白です。 相手を思い通り動かすことができる色は白です。 パワーポイントのスライドで、 皆さん、文字や図形を使って色やカラーを選んでいると思いますが、 赤文字が目立つのではないか? いやいや、赤文字はパワーポイントでたくさん並べたって、 相手は頭の中に入らないですよ。 基本はメラビアンの法則で、 7割以上の情報を目から入れますので、 目を疲れさせずに、10秒間で要は何かって分からせる。 そのためには、赤文字や河川はそんなに頭の中に入らないですよ。 赤文字よりも決定的に頭の中に残るのは、白抜き文字です。 後ろは暗い色、黒とか紺とか、 あとは小豆色とかにして、白抜き文字にすると、 過読性も高いですし、遠くからも見えますし、 目が疲れずに頭の中に入る。 白抜き文字って、いわゆる暗闇の中のロウソクを見るのと一緒で、 すごく分かりやすくて、頭の中に入りやすい。 だってYouTubeの文字テロップとか、タイトルのテロップとか、 テレビ番組の、バラエティ番組のテロップなんかも、 白抜き文字多いですよね。白抜き文字とか、 あとは枠が白とか、目に飛び込みやすい、記憶に残しやすい、 頭の中に残りやすいのは白抜き文字です。 あともう一つの白は余白、余白、余白ですよ。 重要な情報の周りに、あえて余白を作ってください。 人間は単焦点、一つのところに焦点を合わせますので、 その焦点を合わせてもらいたい情報の周りに白を置くと、 しっかりとそこに焦点を合わせてくれますから。 だから文字いっぱいだと、 その1スライドに385文字って書いてあると、 そもそも余白がなくなっちゃうので、 重要なものの周りに余白です。 余白があると皆さん不安になって、 アイコンとか画像とか入れちゃうじゃないですか。 アイコン画像ダメですよ。目線誘導できないから。 だからやっぱり重要なものの周りに余白、 重要な文字、頭の中に入れたい重要な文字は余白。 用は何かの文字の周りに余白を入れるとか、 用は何かっていう要点を表現するときは、 背景を後ろ暗い色にして白抜き文字にするっていうのは、 結構効果的ですよ。 ですので余白、それから白抜き文字、 ぜひ使ってみてください。 # 終わりのあいさつ 今回は資料に関する放送でした。 私もWordですとかPowerPointとかExcelとか そういった製品の事業責任者、担当役員を マイクロソフトの時にやってましたので ちょっと私も責任を感じていて 資料を作る時にたくさん機能を使うことが目的ではなくて 相手を動かすために伝わる資料を作ろうと そのためには必要最低限の機能を使って PowerPointをちゃっちゃと作っちゃいましょうということを すごく気づきましてね 多くの方々と話し合って 資料を分析して気づきまして 登るべき山の頂上を明確にして そこに対して最短距離で登ろうと そうするとあなたの時間 自分で自由に使える時間ですよ あなたの自由に使える時間が生み出せますので ぜひ時間削減という感覚ではなくて 自分のあなたの時間を生み出すために 時間術と時短術を身に付けて頂ければなと思います 引き続きキャリア そして働き方に関するテクニックなど またお伝えしていければと思いますので 引き続き解決させて頂ければなと思います それでは