# タイトルコール この番組は、トップ5%社員の時間術の著者である私、コシカーが、個人の経験と17万人の調査データを基に、働き方やキャリアについて語っていきます。 # 初めのあいさつ はい、おはようございます。いつもTogetherありがとうございます。 こっしゅること、こしかわです。 資料作成のですね、パワポ作成とかですね、その辺が色々コメントも頂いてますし、 反応が良いので、ちょっとその辺をですね、絞り込んでご説明していきたいなと思います。 # 相手とイメージを合わせて忖度資料をなくす 今回も資料作成の話をしていきたいと思います。 私個人がこれがいいと思いますよではなくて、 多くの方の何万人規模の行動実験によって成果が出たもの。 様々な業種業態規模の企業とやっていますので、 再現性が高いんじゃないかなと思いますので、 あなたの役に立つんではないかなと思います。 あなた自身がやっていただくということと、 周りの人をぜひ巻き込んでください。 こんな風にやったらよかったよみたいな。 それがどんどんチームの成果に変わっていきますので、 ぜひ変化と数字を元に周りの方を巻き込んでいただければと思います。 今までは資料作成に関しては、 人を動かす資料というのはこういうものだよ。 コミュニケーション、パワポ資料、 本質的な目的というのは相手を思い通りに動かすことだよ。 相手を動かすためには、やはり視覚、目、7割以上ですね。 目から情報を脳に入れますので、 目を使ってわかりやすい資料、 10秒以内で要は何かがわかる、 1スライド、3色以内、 対角線、左斜め上から右斜め下の対角線を意識する、 色は白抜き文字と、 それから余白を意識する、 そういったことをご説明してきました。 どちらかというと、こういう資料を作ろうというデザインですとか、 その中に入れるストーリーの話をさせていただきました。 今回は資料を作る上でのプロセスのお話です。 皆さん大変ですよね。 資料を作って違うと言われたりとか、 作り直すとか、課長用に資料を作って、 また直して、部長用に作って、直して、 経営会議に持って行って、指摘されて、 見られなかった資料もあると、 全然役員に見られなかったような資料もできてしまうとか、 資料作成というのは時間を奪ってしまう原因になりがちかなと思います。 以前もお話した通り、伝える資料じゃなくて伝わる資料にしてくださいね。 相手が主役です。動くの相手ですから。 相手が動くためには相手が主役にして、 相手がどうやったら動くんだろうと。 主役の相手規定の伝わる。 伝えた後に相手に伝わるかどうかという観点で、 中身を絞り込んでくださいというお話をしてきました。 その絞り込み、どうやってやったらいいのというようなご質問をたくさんいただきましたので、 ちょっとその辺のお話をしていきたいと思います。 報告書にしても提案資料にしても倫理書にしても資料を作ります。 だいたい自分から作るというパターンと、 依頼されて作るパターンとあるんですけども、 依頼された場合、これ作ってね、いつまでに作ってねと。 上司とかお客様に依頼された場合は、 仕事を受けた時に絶対に相手の期待値を確認しないといけないんですよ。 トップ5%社員は仕事を受けた時に、 第3社から仕事を受けた時に、 それを期待値を合わせるという行為を確実にやっていました。 これいつまでにやればいいですか。 こういう資料にすればいいですか。何ページぐらいですか。 相手をこう動かすのが目的ですよね。 この資料のゴールとはとか、 この資料を使ってこれが成功だと思うんですけどいかがですかという。 期待値を合わせると、相手のですね。 提出先の人の期待値を合わせると。 そのためには事前ヒアリングしておいた方がいいので、 仕事を受けた時にヒアリングしちゃうと。 これがまず一つ目ですね。 仕事のアウトプットというのは、仕事を受けた時にクオリティがもう7割決まります。 確実に確認してください。相手の期待することを。これが一つ目ですね。 二つ目、自分から作り出す時、 それから先ほどお伝えした相手の期待値を確認した後であっても、 それが本当に形となった時に相手のイメージと合っているかどうかというのを確認してください。 進捗20%。進捗20%でこんな感じで作ってますが、イメージ合ってますか?と 差し出し人に意見を求めてください。 提出先が上司であれば上司にこんな感じでいいですかねっていうチャットで聞くとかね。 お客様であれば来週の提案書をこんな感じで作ってるんですが、 イメージ合ってますかねっていうのをちょっと聞いてみると。 いやいや、そんなイメージ合ってますかって聞けないよと。 いきなりは言っても相手にしてくれないよということであれば、 さっきご説明した仕事を受けた時に、 あ、わかりましたとこういう期待値ですね。大変申し訳ないんですけども、 ちょっと作り始めて進捗20%ぐらいで1分、イメージ合ってるか見てもらっていいですかねって先に了承を得ると。 そして進捗20%。あ、進捗20%は自分のイメージで結構ですよ。 目次だけができてるとかね、ページ数だけ決まってるとか、 パフォーマンスに移してなくても手書きでこんな感じで入れていきたいと思うんですけどとか、 データ満載でとかですね、いうふうに相手に意見を求めてください。 完成した資料の意見を求めるのがフィードバックですよね。 完成途中なのでフィードフォワードというふうに命名しました。 進捗20%でイメージ合ってますかっていうフィードフォワード。 その時に相手からいやいや、もうちょっと事例を多くしてほしいなとか、 もうちょっとページ少ない方がいいよ。そもそもこれ資料必要ないよって言ってくれます。 そもそも資料必要ないよは、これは時短に繋がりますよね。 だって必要だと思って、良かれと思って資料を作っていた、作ろうとしてたものが必要なかった。 それやらなくていいってことですよね。 これもタイムマネジメントとしては必要ですね。過剰な気遣いをなくしていこうと。 これ調べたらですね、前回話したとおり5万ファイルパワーポイント集めて、 そのページ数が多くなる傾向があると。 上司との心理的安全性、腹割って話せる関係性が構築できていない人は、 やっぱりパワーポイントのページが24%増える傾向にあると。 それを調べたら、どうもその24%が相手が見ていないと。 要は良かれと思ってページ数が増えるわけですよ、24%。 それを僕は忖度ページって呼んでるんですけど、その忖度ページを追跡調査したら、 なんと上司、相手はですね、そのページめくってもいないんですよ。 調べたら忖度ページの約8割はめくってもいないです。見ていないんですよ。 せっかく良かれと思って気遣いして作ったやつを見ていないと。 これをなくすのがフィードフォワードでもありますよね。 これイメージ合ってますかね、ページ数はこれぐらいで。 こんな風にまとめようと思ってますっていう。 アウトプットイメージを相手に合わせると。 そうすると必要ないと言ってくれるし、ページ数も増えたやつも ちょっと2枚、1枚でいいよって言ってくれるっていう。 これなんですよ、効果としては。 いや、相手としても嬉しいですよ。 だってあなたが頑張って作った資料、必要ないっていう勇気は なかなかないです、相手は。 そうすると気使っちゃって、ありがとうねみたいな、本当は必要ないのにみたいな 心で覚えながら。 そうするとまた皆さんの時間が奪われてしまうし、 相手の期待値も添えないから、相手からの評価もなかなか上がらないと。 差し戻しってあるじゃないですか。 作ったんだけど、いやいやこれ違うよ、ちょっと作り直してってやつ。 これは両者に不幸ですよ。 だってもう締め切り間近、もしくは締め切り越えた後にできましたよ、差し戻しって。 差し戻しする側も辛いですよ。 いやもう締め切り過ぎちゃってるのに、またちょっとイメージが違うのが出てきちゃった。 作り直ししなきゃ、もしくは自分で作っちゃおうかなみたいなね、差し戻し。 言われた方がもっとショックですね。 頑張って苦労して努力して作ったのに、作り直しをされるっていう精神的にも落ち込んでしまうと。 フィードフォワードを進捗20%でイメージ合ってますかっていうフィードフォワードを 1万9000人にやってもらったら差し戻しが74%減りました。 特に20代ですね、気遣いしがちな、特に20代前半は9割近くが差し戻しが減ってるんですよ。 差し戻しってことは作業時間減ってますからね。 イメージ合わせてますので、例えば営業の方で言うと 提案した資料ですね、フィードフォワードしたことによって提案制約率2割ぐらい上がってますので、 そういった意味では無駄な時間を絞って、そして相手の期待値に合わせて相手に見合う、 もしくは相手の期待を超えるようなクオリティで出して評価もされるし、時間内にも終わるし、ハッピーですよね。 ぜひフィードフォワード、ご自身からまずやってみてください。 ちょっと資料を作るときに、こんな感じですよね、期待値合わせて。 進捗20%で1分だけちょっと見てもらえますかってやってみてください。 そんなに嫌がらないですよ、上司の方も。7割ぐらいの方は受け入れてくれると思います。 事前に許可を持ってれば、もらっておけば、なおさら受け入れてくれますので、 ぜひ相手とあなたがハッピーになるフィードフォワード、ぜひ実践していただければなと思います。 # 頂いたコメントへのお返し はい、コメントのお問い合わせありがとうございます。 以前はですね、826名の意思決定者ヒアリングでわかったOKをもらえる資料のルールということでご説明しました。 あまぐもやっほーさん、面白い名前ですね。 ハンドルネームですね。 いつも配信楽しみにしてますと。 パワポのコツを活用して検証を企画しましたって言ってくれてますね。いいですね。 多くの参加者の方からとても分かりやすかったなとの多くの感想をいただきました。ありがとうございました。 いいですね。早速行動に移すっていう。 あのボイシー聞いて終わりって何の変化も起きませんので。 ご自身で試す。周りの人に提案してみるっていう。 ぜひですね、小さな行動実験でこうしたですね、意外とよかったよ、とても分かりやすかったよっていうですね、 コメントをもらって、そしてさらにですね、 自己効力感高めてもらって、よしまた行動実験やっていこうという原動力にして、 小さい行動実験をですね、くるくるくるくるくる回転してください。 そうした学びが積み重なって、ローリスクローリターンで積み重ねると、 結果的にですね、短い時間で他の人よりも成果を残せるようになります。 はい、ありがとうございます。 それからこぶたんさんもありがとうございます。 苦労されてるんですね。すごいですね。 14ポイント未満のパワポ資料を読む前に却下する。 会長さんとかだとね、親会社の偉い会長さんだと、14ポイントだとまず見えないですよね。 どちらかというと重要なことを伝える、伝わるようにするよりも文字を埋めるっていうことにエネルギーを割いちゃうと、 いえいえそれ本質的じゃないよねと思う方がいるかもしれないですね。 14ポイントじゃ大きすぎてオシャレじゃないじゃんと思ってたそうですが、 24ポイントと聞いてびっくりされたと思うんですけども、 絞り込むっていうことにすごく力を入れていただいて、 それでその重要なことを頭の中に入れてもらおうと。 一スライドに300文字とか入れても頭の中残りませんので、 相手にどういった言葉を残そうかと。 例えば一言、相手の頭の中に入れようと思う一言が何かって先に考えてからですね、 資料の構成、コンテンツ決めていただくと、 より相手を動かせるようになるんじゃないかなと思いますので、 ぜひ皆さんも実践していただければなと思います。 引き続きコメント、ご質問、ウェイトしてますので、 ルックフォアとして皆さんのコメントを楽しみにしていきたいなと思います。 # ヤブからスティックな一言 今回のヤブカラスティックな一言です。 資料作成のフィードフォアとの話をしましたので、 ヤブカラスティックな一言はこれです。 資料を作るのはやめよう。資料を作るのはやめよう。 おいおい、資料作成の放送じゃないかと思っている方もいると思いますが、 資料を作ることを目指すのはやめようという意味ですね。 資料を作るということを意識しちゃうから、たくさん相手に伝えようと。 グラフィカルなグラフを入れて、そして相手に褒めてもらおうとかですね。 自分の納得するデザインでじっくり、ゆっくり、丁寧な仕事をしようと考えちゃうんです。 資料作りが目的になっちゃう。 相手に伝わって、相手を動かすことが目的なので、 資料を作るという意識ではなくて、資料という手段を使って、 自分の思い、自分の意図が伝わるようにしようと。 伝わる、これが伝わるを作るですね。 伝わるを作るが目的ですよ。 手段として資料を作るっていう。 だから資料を作ることが目的化しちゃうとは思いっきりいかないので、 相手を思い通りに動かすために伝わるを作る。 作るの方はですね、クリエイトの方の作るがいいですね。 伝わるを作るを目指していただければ、おのずと資料が分かりやすく、 そして相手の目に飛び込むような、頭の中に残るような、 端的で、そして短い時間で作成ができると。 そんなずるいですね、資料作成術を覚えて実践していただければなと思います。 # 終わりのあいさつ 今回もパワポの資料作成について、 どう作るかというご質問が多かったので、 その辺をまとめてみました。 前回はデザインの話ですし、 あとは脳構造の話と、 今回はプロセス。 こういう風に意識を合わせながら、 期待値を合わせながら進めていくと、 お互い差し出しにも、 差し出す方も、 それを受ける側も、 ハッピーになって早く帰れるようになりますので、 プロセスの話をしました。 今後、コンテンツ、 どういう中身を入れていけばいいんですか、 というストーリーとかコンテンツの話も していきたいなと思います。 相当行動実験やってますし、 提案資料なんかで言うと、 もう1万9千人くらいとやってますので、 そのストーリーなんかもご説明していきたいな、 ストーリーコンテンツの作り方なんかも ご説明していきたいと思います。 皆さんとトゥギャザーして インタラクティブに進めていこうそうですので、 皆さんからのリクエスト、ご要望、 それからご質問、クエッション、 お待ちしてますので、 ぜひ引き続きトゥギャザーしていきましょう。 それでは。