# 「今日のテーマ」は？　(引用元：knockoutさんの放送➡「#119 メールの書き方、お子さんたちは大丈夫ですか？」リンク⇓) おはようございます。田中純子です。 人材育成応援ラジオでは、大人の学び、キャリア、人材育成や組織開発に役立つヒントを毎朝お話ししています。 このチャンネルは、ビジネスとITの人材育成で世界を変える、人を育てる、取り抜け度がお送りします。 まずはお知らせでございます。フォロワーも増えてきましたので、初めて聞く、初耳だという方もいらっしゃると思いますので、たびたびですが、セミナーのご案内です。 来る4月30日火曜日、弊社新宿ラーニングセンター最寄り駅西新宿あるいは都庁前なんですけれども、こちらのラーニングセンターで対面のセミナーを行います。 最近少しまた申し込み数が増えてきまして、でもまだ10人に似たない状況ですので、全員に本をプレゼントしようと思っています。 せっかく少数ということなので、他にも何かプレゼントないかなと思っているんですけれども、いくつかお土産を差し上げますので、別にそれでつろうということではありませんが、せっかくお越しいただくので、そのご損労にお応えして、私の説著ですね、本をプレゼントいたします。 キャリアを考えるという一般向けのセミナーは6月に今企画しているんですけれども、今回の4月30日のセミナーは、組織の中でキャリア支援とかキャリア開発の何か仕組みを取り入れたいというときに、どんなアプローチがあるのかということを私からお話をしたり、 それから企業事例をご紹介したり、国はこういうことを支援してますよといったような情報提供などもしていく予定ですので、人事部、人材開発部門、あるいは経営企画とか経営とかに近いところで、組織の人材規制を考えている方向けのセミナーになっています。 ボイシーのリスナーさんが多分大半だと思うので、リスナーさん同士の交流もできますから、ぜひお集まりください。こちらのチャプターではなくて、放送概要にセミナーのURLを貼っておきます。 さて本日ですが、教育の明日を読むノックアウトの10分キャッチアップのノックアウトさんの放送を聞いてインスパイアされたので、またオマージュ放送といいますか、インスパイア放送といいますか、 ツイッターでいうところの引用リツイートならぬ引用ボイシーという感じで、若者のメールということについて企業領域から見ているとこういうことがあるということをお話ししてみました。 元の放送はこちらのチャプターにノックアウトさんの元放送リンクを貼っておきますので、そちらも合わせてお聞きください。では本編をどうぞ。 # 研修で学ぶ→実践してみる→フィードバックして、改善する。知らないことは学べばよいのです。 ノックアウトさんの放送へのオマージュということですが、ノックアウトさんもまたツイッターXでの大学の先生方のやりとりを引用して、 あれ、子どもたちは今メールはどうなんだろうというようなことをお話しされているんですけど、 その若者のメールというのが、社会人というか長く会社員とかをやっている組織側にいる人間からすると、 あれ、と思うようなことを感じるというのは、もう昨日今日の話ではなくて、私の記憶だと10年以上前からそういうことはよく耳にしていました。 つまり、メールをもうだいぶ使わなくなってきているということなんですよね。 なので、10年ぐらい前よく聞いたのは、来店者から来る人事宛のメールがツイッターみたいなんですというような話でしたね。 まだスラックとかTeamsでチャットのやりとりするみたいな世界観はなかったと思うんですけど、そういう世界性はなかったと思うんですけど、 でもなんか短文で来るんですっていうのはよく聞きました。 ですから、十数年前にすでにメールが不思議な感じで届くよっていうのは、時々の方が内定者とやりとりしているとあるって聞いていて、 例えばどういうことがあったかというと、メールだとアドレスをtoのところに入れて、件名のところに必要な件名を入れたら、 〇〇会社〇〇様、こちらはなんとか大学〇〇です。こんなことを、例えば指定された〇〇の書類をお送りします。よろしくお願いします。 で、またちょっと署名を書くとかってやるじゃないですか。それのほとんどが抜けているらしいんですね。 例えば、件名のところが〇〇とか〇〇様も書いてないし、自分の名前も書いてなくて、書類を送りましたっていうふうに書いてくる。 あるいは、人事から自己紹介のファイルをテンプレートで送ったので、それを中に入れて、内定者研修に使えますから返信をお願いしますとかすると、 ファイル名を変えてなくて、ファイル名が〇〇館とかテンプレートドットドックとかになっているとかっていう、ファイル名を変えるみたいなのも指示をしてたりしてなかったりするんですけど、 みんな同じファイル名できて、自分の名前も書いてないので、メールアドレスも、例えば大学のメールアドレスを使ったりすると、 学生番号だったりするので、個人が全然特定できないっていうんですよ。誰だかがわからないっていう。そんなのをよく聞きました。 攻めてるとか、呆れてるとかじゃなくて、こういう感じなんだなって人事の方は思ってて、私もそんな話聞いて、まあ慣れてないですもんねっていう。 それは短文になりますよね。要件に伝わると思いますよねっていうので、人事の方は内定者に対して返事するときに、 メールは宛先に〇〇さんとかって書いた方がいいですよとか、自分はどこの大学の誰だって書いた方がいいですよとかってフィードバックしていくと、 内定者時代に何回かメールになるというのをする中で、だいぶ良くなってくるんですね。 新入社員研修でもやっぱり同じようなことが起こります。私がお客様に提案して実践してたもので、これすごい効果的だなと思うワークがあるので、 人材育成担当の方、ぜひ自社の新入社員研修とかでも取り入れてみたらいかがでしょうか。 あるお客様に私長年お世話になってまして、新入社員研修この4月の時期はずっとお邪魔してたんですけど、メール力を高めたいというような、 あとはビジネス文書力を高めたいというようなご要望があって、それってテキストで学んでワークブックを解いたところで、やっぱり実践力なかなかならないんですよね。 なので、私に対してトレノケートの田中潤子に対して、皆さん別の会社の方なんだから、私に社外の人間としてメールを送ってくださいというような課題を何回か出すんですよ、研修期間中に。 例えば1回目は、田中さんの研修を5日間受けたので、その感想を送りますとか、自分が何を学んだかということを簡潔にせいぜいに1スクロールぐらいですね、2画面分ぐらいで送ってくださいとか、 それから2回目は、今度私がまた来週やってくるので、その場所を私がよく分かってないという想定で、田中さん来週は何時にどこに来てくださいというビジネスメールを出してくださいとか、 それから最後はグループ発表が終わった時のグループでの築きをまとめて、議事録を作ってファイル添付ということも一緒にやってみましょうとか、 そういう手を返しなおかえ3回とか4回とかメールを送っていただくようなワークを入れたんですね。 そうすると、皆さんは研修の合間にそのメールを書いて送ってくださって、私も何かの仕事の合間にそのメールを見て返信をしたり、返信する余裕がないときなどは、 全部のメールを一旦印刷して、次の研修に行くときに一人一人フィードバックするとか、全体にフィードバックするとかっていうようなことをやってました。 そうすると、2、3回であっても、どんどんどんどん良くなるんですよ。 要は、ちゃんとしたメールが書けないというのは、普段そういう書く習慣がないからであって、そういう指導も受けてないからなんですよね。 なので、例えば最初は、トレノケート株式会社田中純子っていうふうに呼び捨てで書いている。単なるミスなんですけど、様を入れ忘れているとか、それから社名を間違えているとかですね。 トレノケート株式会社なのに、株式会社トレノケートって書いてあるとか、トリノケートって書いてあるとか、あと自分の名前を書き忘れていて、どなただか全然わからないとか、色々あるんですけど、 そういうのって、ちゃんとこことここチェックしましょうねとか、お互いにも見せ合って、同僚同士で確認しましょうよとかってやっていくと、本当にものの3往復ぐらいでメールはちゃんとしてきます。 私たち何をしていけないかっていうと、新入社員とか学生、内定者ができてないということに対して、眉を潜めちゃダメなんですよね。 だって仕事で使うスキルを知らないのは当然じゃないですか。学生は学生の常識があって、新入社員は新入社員で、新入社員レベルでの常識があるので、そこのズレに関して笑うことではなくて、 ビジネスパーソンがビジネスメールをやり取りするときは、例えばいつもお世話になっております〜会社の〜ですって書くんですよとか、社内だったらこういうふうに書くんですよとか、 全部それはお作法として伝えていけばいいだけの話なんですよ。なので、微笑ましい間違いなんか時々あるんですけども、私も田中に会えてとても勉強になりました。 ありがとうございましたとかって、本部も全部なぜか呼び捨てとかいうのが時々来たりするんですけども、それは微笑ましいだけであって、眉を潜めてこれはすごい失礼だから気をつけなさいとかいうことではないんですよね。 事実として私呼び捨てになってましたよって指摘すれば分かるんですよ。別に怒らなくたって。なので、そういうふうに温かい目で見守っていって、分からないことは伝えていく。 知らないことはティーチですよね。コーチングすることじゃなくて知らないことはティーチングすることなので、知らないことはティーチングして、そしてまた次の実践の場で、 よくできてたらこういうふうにできてましたよと当たり前のことであっても、ちゃんと今回さまついてましたねとかっていう当たり前のことであってもフィードバックしていくとだんだんなら行動が強化されていくので、 フィードバックと実践と繰り返していくということですね。ティーチングして実践してフィードバックする。それを繰り返していくということをやっていきましょう。 リアルなメールを出すという演習はいいと思うので、例えば取引先とか親会社子会社とかでお互いにやり取りしましょうかということを取り決めたら、この範囲でメールのやり取りしてみましょうかというのを個人情報とかいろいろセキュリティとかの問題がクリアできるのであれば、そういう相手とやってみるというのもお勧めです。 # 時間を守ってもらうには？（ご案内:2024年4月30日火曜日、対面無料セミナーの詳細とお申し込みは？↓） これはメールに限らないんですけども、結構皆さん相対表現を使うんですよね、文書コミュニケーションで。 これは以前の何かの放送でもお話ししたんですけど、来週の会議ですけどとか、先週はお世話になりましたとか、 昨日の議事録を送りますとか相対的な表現を使うんですが、そうすると書いてる側にとっては今日かもしれないし、昨日かもしれないですけど、 読んでる人は一昨日かもしれないし、昨日かもしれなくって時間がずれるわけですよ。 だから何か来週の会議ですけど、じゃなくて来週4月何日何曜日の会議の件とか、それから先週お世話になりましたって書いても、 先週4月何日週とかいうふうに、絶対的な表現を必ず添えた方がいいですよっていうことを新入社員の皆さんにお伝えするんですよね。 これはもう一回で、一発で大体直ります。どうしても相対表現を使っちゃうんですけど、文書コミュニケーションは発信者側と受信者側でタイムラグが非常に生じやすいので、 え、これ先週って書いてあるけどいつのこと?とか、3日ぶりにメール見たんだけど、これは何か今日って書いてあるけど、 タイムスタンプ見て、3日前のことかとかってなるので、ちゃんと絶対表現を使った方がいいですよっていうのをお話ししています。 今日はトークテーマが時間を守ってもらうにはなんですけども、これ全部そうで、どんな場合でも何月何日の何時にお越しくださいとか、 それから何時間取ってますとかってできるだけ数値で言えることは数値にしていく。文字にできるものは全部名詞とかそういう表現にしていく。 これとかそれとか、指示題名詞を使ったり、それから相対的な表現とかは使わないっていうのが誤解を少なくするコツなんですね。 集合時間なんか決めるときもそうじゃないですか。10時アポなんですけど、ちょっとみんなで早めに集まりましょうよって言ったらその早めの感覚がみんな違うので、 15分前に現地に集合しましょうとか、30分前に近くのカフェでなんとかっていうカフェで待ち合わせしましょうとかって、 じゃあ30分前ってことは9時半ねとかって全部絶対的な表現しとかないと早めとかっていう表現は結局はみんなの集合時間がバラバラになるので避けたほうがいいんですよね。 ということでトークテーマに合わせてお話をいたしました。 それでは今日も楽しく人材育成を進めてまいりましょう。 人材育成応援ラジオトレヌゲットの田中潤子でした。