# チェックイン。オンライン会議に欠かせないデジタルツール こんにちは。チョンセイコのファシリテータラジオです。 この番組は、人や街が元気になる、ファシリテーターのスケールとマインドを全国に広げるチョンセイコが、 日々の会議や学びの場作りに役立つ情報をお届けしています。 金曜日は、大阪府茨城市で、ファシリテーターになろう!ホイットボードミーティング講座を開催しました。 新しくできた茨城市文化子育て総合施設オニクルにて、 満員御礼の30人の皆さんと一緒に楽しくファシリテーションを学び、練習する時間となりました。ありがとうございました。 いろんな職種分野や世代の方が混じり合っていたのですが、それがとても良くて、 ホイットボードミーティングの質問の技カードというのがあるんですけれども、 そのモデルでお話ししていただいた加藤ちゃん、加藤マリエさんは、 許託のケアマネというお仕事をされているんですよね。 許託のケアマネという言葉が、とても身近な人と全く知らない、 それ何のことですか?という方が混じり合っている、そういう空間だったんですよね。 加藤ちゃんにホイットボードミーティング質問の技カードの言葉を使って、 許託のケアマネというと、という感じで話を聞いていくと、 2分後ぐらいには、なんとなく会場の皆さんが、ああ、なるほどという感じで、 条件を共有できる、そんな感じでクリエイティブな時間を過ごしていきました。 許託のケアマネ、あなたはご存知でしょうか。よかったら検索してみてください。 主催してくださったチームイベラギの皆様、本当にありがとうございました。 オニクルという新しい施設も、とっても素敵でした。また行きたいなというふうに思います。 というわけで、本当に寒くなってきましたが、今回はデジタルな会議ファシリテーションについてお届けしたいというふうに思います。 オンライン会議が日常化する中で、会議の成果が上がるか下がるか、 みたいなその結果の違いを生み出す要因の一つとして、 どんなデジタルツールを使っているのかということがあります。 そして何よりもそこに会議ファシリテーションがあるかどうかというのも、大きな運命の分かれ道ですよね。 オンライン会議、皆さんはどんなデジタルツールを使っているでしょうか。 そんなデジタルツールみたいなアプリみたいなものは使わずに、もう私たちはZoomだけでやっています。 Zoomでもホワイトボードとかいろんな機能がありますけれども、 そういうのをあまり使わずに、もうZoomで写すだけで、つなぐだけで会議を進めているという方ももちろんいらっしゃるというふうに思います。 でも結構様々なオンラインツールとかアプリがもうあるので、用途に合わせて使えると議論がぐっと加速していくから、 なのでいろんな選択肢を持っておけるといいなというふうに思います。 ということで、今回はデジタルツールを活用した、アプリを活用したオンライン会議のファシリテーションについてお届けします。 それでは、ちょんせいこのファシリテータラジオスタートです。 # デジタルツール。一番、シンプルなのはプレゼンテーション用のスライド 今回のファシリテーターラジオは、デジタルと会議ファシリテーションについてお届けします。 あなたが参加する会議は、オンライン会議と対面の会議どちらが多いでしょうか。 働き方改革も関係して、会議のオンライン化は一定定着していますが、 交通費の削減や移動時間の削減など、大きな要因でオンライン化が一気に進んでいます。 そもそもフルリモートで働いている人も、ずっとリモートのオールフルリモートです。 フルリモートで仕事する人も肌感覚では増えているなと思いますし、 オールフルでなくても、週に1日出勤で残りリモートの仕事や働き方の人は私の周りにおられますよね。 ということで、オンライン会議におけるファシリテーションとデジタルツールの選択というのは、とても大事になってきます。 私も今日1時間のオンライン会議だったんですけれども、Zoomで繋いで5人で打ち合わせ会議でした。 私がファシリテーを担当していたんですけど、とりあえず今日使ったファシリテーションツールは何かというと、 パワーポイントでした。パワーポイントをご存知でしょうか。 皆さんももしかしたら一度は使ったことがあるかもしれません。 横長の真っ白なシートをホワイトボードに見立てるわけです。 入力しながら進めていくオンライン会議のファシリテーションなんですけれども、 いつも横長の真っ白なホワイトボードに手書きしていくのと同じような感覚、 可視化していくのと全く同じような感覚で、パワーポイントのシートに入力していくっていうのが、 今日やったファシリテーションだったんですけれども、本当にこれが一番超シンプルっていうか、 基本中の基本っていうような、そんな感じですよね。 シートっていうか新しいスライドっていうのかな、スライドに入れていくというような感じです。 私の中では隅分けがあって、継続性のある会議でなおかつ私がずっと入力し続けるのではなく、 みんなでファシリテーター交代しながら、あるいは同時に入力するとかね、 そういう感じの共同編集したいときにはGoogleスライドを使うっていうふうに思っていて、 これも本来はプレゼンテーションのためのスライドのGoogleスライドっていう名前ですから、 スライドなんですよね、アプリケーション、そういうアプリケーションなんですけど、 やっぱり横長だから、それをホワイトボードに見立てて入力していくという感じです。 私の中の隅分けとしては、私が一人でファシリテーターするときにはPowerPoint、 みんなでやるときにはGoogleスライドみたいな感じにしてるんですけれども、 でもPowerPointももちろん共有すれば共同編集ができますよね。 なので本当に便利だなっていうふうに思います。 # オンライン会議の成功の肝は、対面の会議とほぼ同じ 会議で大事にしていることは、対面の時とほぼ同じです。 まずは一人一言のチェックインからスタートします。 短くて15秒、長くても30秒くらいです。 今日は5人だったので、全員で2分弱といったところでしょうか。 今日はほぼ真っ白の状態から何かを作り出していく会議でした。 なので一番最初にやったことは何かというと、 それでは今日の会議で何をしなくちゃいけないのか、 やらなくちゃいけないことをちょっと出してくださいという感じで出して、 全体の見通しというか、筋道を立てるというところからスタートしました。 この会議の責任者の方が私以外の方でいらっしゃって、 私は雇われのファシリテーターなので、まずは責任者の方に、 私はそういう責任者のことをモチベーションのありかの人と呼んでいますけれども、 モチベーションのありかの方、責任者の方から、 今日何しなくちゃいけないですかというふうに聞いて話をしてもらって確認をして、 それをZoomで画面共有したPowerPointで入力していくんですよね。 1〜2〜3〜という感じです。 このとき大切だなと思うのは、入力のスピードだというふうに思います。 あまりに遅くなると会議のリズムとテンポがやっぱりちょっと取りにくくなるので、 こういうとき、自分は入力遅いんですという感じで心配な方は、 会議が始まるまでにその責任者、モチベーションのありかとなる人に聞いて、 あらかじめ1、2、3というふうに入力しておくといいですよね。 これはアナログの手書きのホイットボードでも同じなんですけれども、 そんなふうにして準備のプロセスを作るという感じです。 例えば、今日の場合3つ議題があるということが分かったので、それを入力して、 どの議題から話し合うのが合理的であるかというのをみんなで確認をしたら、 話し合いをスタートしていきます。 会議のプログラムデザインの中にロジックを立てていくという感じですよね。 画面共有したPowerPointにどんどん意見が可視化されていくわけです。 今日は私は純粋なファシリテーターというよりかは、ファシリテーターという役割もするけれども、 どちらかというとファシリテーターでもあり、なおかつコンサルテーションをするコンサルタントでもあったので、 私からもどんどんと問いをぶつけながら議論を構築していくというような感じでした。 それを本当にほぼほぼ全部入力していきます。 自分の発言も、今日はコンサルタントだったので、そこの部分に関しては入力しますねという感じで確認して、 入力していくというようなことをしました。 このときよく問題になるのが、手書きのホワイトボードより入力はやっぱり慣れているから早いということがあって、 一言一句入力しちゃって、文章のようになってしまって、後から読むと何のことか分かりませんという感じになってしまうことがあるんですよね。 このとき、手書きでホワイトボードミーティングの書き方とか分かっていると、 この塊感というんですけど、塊感を持って書くことができるようになったりとか、塊感を持って書くことができるようになる。 このグラフィックの技術は結構大事で役立つんですよね。 本当に手書きのホワイトボードミーティングと同じですけど、繰り返しの言葉を書かないで落としていくとか、書かないで落としていくんですよね。 書き落とすと言いますけど、書かない。それからホワイトボードミーティングできる人はそのあたり上手になっているはずなので、 オンラインのデジタルのアプリを使ってPowerPointとかGoogleスライドで入力していくときとかも、 最初うまくいかなくても、ちょっと練習をすればコツがつかめるなというふうに思います。 今日は私を含めて5人とも本当に会議というか、その事業そのものに手馴れた人たちの集まりで、 またもう何回もファシリテーションで会議をしてきたメンバーだったので、信頼関係もベースにあるので、 確実に成果も年度上げてきたので、話し合っていても気持ちいいですよね。 話し合う前にはどうだろうかなというふうに思うところもあるけれども、 もうどうにかなるだろう。このメンバーで話し合えばどうにかなるだろうというようなポジティブな予測もあって、 みんなで画面共有されたPowerPointのスライドを見ながらどんどん発言していくという感じでした。 もちろん途中、書き引き的なやり取りももちろんあり、これぞザ・会議という感じですよね。 ファシリテーター、私ファシリテーターだったので、ファシリテーターとしては議論を可視化する、問いを立てる、 そしてみんなが発言できるようどんどん発言を振るみたいなことをしつつ、 じゃあこれ私でやりますと、割れて役割を勝って出る人がいることで、さらに議論がジャーという感じで加速する、そんな現場でした。 いい循環こっているなと、元気になるのもちろんですけれども、会議終わったときに本当に気持ちがいいという感じでしたね。 # チェックアウト。入力のレイアウトが肝になる というわけで、本日の調整庫のファシリテーターラジオは、プレゼンシート、プレゼンのスライドがホワイトボードの代わりになるよというお話でした。 いかがだったでしょうか。 そのプレゼンのスライドがいいのは、今日みたいに自由な発散からが重要になる会議というのは、本当にリアルなホワイトボードと同じようにレイアウトができることなんですよね。 ならだらと入力するのではなく、塊感を持って、意見のブロックを作ることができるから、総発が起こりやすいというか、それが容易になるというところが、プレゼンのスライドを横長のホワイトボードのようにして使えるということが、秀逸というか最高だなと思っています。 そして、保存性、記録性がデジタルはいいですよね。 私はこの後、そのパワーポイントを、結局のところ、ワードで文章を作成して納品するというところまでが仕事なんですけど、デジタルだとそのままコピペして、コピー&ペーストして、ぺーっと、みたいな感じでできるのが時短ですよね。 悔しいですけど、アナログのホワイトボードの文字を拾って入力するのとは、全く労力というかエネルギーが違います。 でも、アナログのホワイトボードでなければできないこともあって、今後はデジタルとアナログツールの融合についても話せるといいなというふうに思っています。 ということで、今回のちょんせいさんのファシリテーターラジオ、いかがだったでしょうか。ぜひパワーポイントとかGoogleスライドなどのプレゼンのスライドをホワイトボードに見立てて入力しながら会議を進めてみる、みたいなことにぜひチャレンジしてみてください。 それでは前回のコメント返しの時間です。前回は、イクボス宣言と対話についてお伝えをいたしました。 ヨコピーからは、イクボス宣言、私もびっくりしました。誰にも保護者にも見えるところに貼ってある宣言に校長先生の覚悟が感じられました。素敵ですよね。ヤブちゃんとのやりとりもというふうにいただきました。 ありがとうございます。本当にあちこちに貼ってある感じでしたよね。そこに気合を感じるというか、本気を感じましたよね。 セラさんからは、イクボス宣言、初めて聞きました。対話をしながら現場を作るの、言葉は心に刺さりました。忙しくて対話が難しいことがあるかもしれないけれど、忙しいときこそ対話って大切なんだろうなというふうにいただきました。ありがとうございます。 本当ですよね。忙しいときこそ大切っていうのは本当にその通りだと思います。そしてヤブちゃんからは、貴重な機会をありがとうございました。結果は校長先生のイクボス宣言を通して、これからの先生たちと一緒に対話で広げていきます。 ファシリテーションが当たり前になる、ホイットブードーミーティングが当たり前になる、私も同じ旗をあげてワクワクと進みます。といただきました。ありがとうございます。同じ旗をあげて進んでいきましょう。 フィーヤンからは、イクボス宣言されたなんと素敵な、そして周囲や面談の調整方法など、具体的な取り組みは何度も先生方が対話されて現在に至るのだなというふうに感じます。そこにはヤブちゃんをはじめ皆さんのファシリテーションスキルがあるからこそですねといただきました。 ありがとうございます。そうですよね、具体的なところまで話ができるっていうのが本当にいい。 コトーケイスケさんからは、イクボス宣言いいな、ヤブちゃんとボスのエルトリみたいなとありました。はい、私も見てみたいです。 トナさん、素敵ですね。宣言だけでなくそこに対話がある、理想的ですね。イクボス宣言をよく聞きますが、そこにもやはりファシリテーションですね、というふうにいただきました。 ありがとうございます。そうですよね、宣言をするということも決して簡単なことではないけれども、宣言した後にやっぱり現場を一緒に作っていくということは、それもやっぱり簡単なことではないと思うんですよね。 でもファシリテーションがある現場というのは、対話をしながらリフレクション、振り返りをして、また次へと進んでいくといういいサイクル、いい循環が起こっていくから、きっときっといい感じになっていくんだろうなというふうに思います。 ということで、本日のちょんせいこのファシリテータラジオ、いかがだったでしょうか。あなたのフォロー、いいね、コメントが力になります。それでは素敵なお時間をお過ごしください。ありがとうございました。 ちょんせいこでした。