# 「ちょっとの提出忘れ」で、大切な信頼やチャンスを失ってしまう。 先日、僕、あるスポーツの団体の会議に出てたんですけどね。 史上初世界大会に優勝しましたとか、若手のユースがアジア選手権で優勝しましたとかですね。 いろんなスポーツの団体の大活躍しているところを聞いていたんですけど、 みなさんもニュースとかで、オリンピックも世界大会とかで、いろんなところでスポーツ選手が大活躍しているんだよってことを聞くと思うんですけど、 実は結構放送されていないこともやっぱり会議では出てくるんですね。 その会議に出てきた内容で、僕がちょっと、これってやっぱりちょっと僕自身も気をつけた方がいいし、 この放送を聞いてくださる皆さんにも絶対知っておいた方がいいなというふうに思ったので、 この会議の内容を少しお話ししたいかなというふうに思うんですけど、 あんまり都合があって、あんまり具体的にしゃべれないんですけどね。 そのスポーツ団体の会議、これは簡単に国レベルの会議なんですけど、出ていたんですけど、 ある若手の選手が実は世界大会に出れなくなっちゃったんですね。 この選手っていうのは、ものすごい世界大会に出るためにみんなすごく練習するわけ。 まあそれはそうじゃないですか。 大会に向けていろんなことを調節するんですけど、 だいたい本当にトップの一流選手っていうのは、半年前に準備することが多いんですよ。 例えば今が9月だから、9月に世界大会があるとすると、 半年前ぐらいの冬のところにだいぶトレーニングを積んでいく必要があるんですけど、 実は書類業務っていうのも半年前ぐらいから動いていくっていうことが実はあるんですけどね。 そのめちゃくちゃ優秀なある選手が世界大会に出れなくなっちゃったんです。 その理由っていうのが、出場するための書類が提出されていなかったんですね。 実はこの書類っていうのは選手が書くものではなくて、スポーツ団体、国が書くものなんですね。 いろんな手違いがあって、書類が出せなくて、出すのを忘れちゃったのかどうか、 僕にはそこの詳しいところはわかりませんけれども、結局書類が出ていなかったんですね。 選手の方が、この試合に日本代表で選ばれてるんですけど、 まだ連絡が来てないんですけど、どうしたらいいんですかっていったところで問題が発覚したようなんですね。 どんなに練習しても、絶対勝つんだって練習しても、 どんなに実力があっても、たった1枚の紙が出ていなければ出場資格がないんですっていうことですね。 ですから僕たちがテレビで選手たちが大活躍してるっていうのを見てるっていうのは、 その裏側ではちゃんと書類を提出してくれている大人たちがいるんだよっていうことをですね、 私もその会議で学んだわけですね。 本当にこれって実はですね、私たちの日常の仕事にも本当に同じことが言えるというふうに思いません。 ちょっとの資料、書類の提出忘れてですね、こんな許可がおりなくなってしまって、 あの業務に差し支えが出てしまったとかですね、大事な信頼とかね、大事なチャンスを失ってしまっている。 例えば医療業界であればね、診断書を予定どおりに出せなかったとかね、 もしくは診断書がですね、空白だらけで全然埋まってなくて、もう一回返されてしまったとかね、 あの何かね、書類っていうのは皆さんが何かを達成したいから書類が出てくるわけですよね。 この未来のチャンスをですね、書類をちゃんと出さないと奪っちゃっているっていうことですよね。 皆さんつまりでね、今日はね、書類はね、未来のチャンスを守るパスポートなんじゃないかなっていうことでですね、 みんな書類をちゃんと出そうぜっていうですね、放送にしたいかなというふうに思うんですけど、 本当にね、僕自身がですね、書類が苦手なのでね、後で出せばいいやって書類を結構後回しにしています。 期限が守れないことがめちゃくちゃ多いですね、信頼を失っているってことに私自身も気づいていないっていうふうに思っています。 あのね、ダメダメだってことね、ちゃんと気に信頼を失っているよってことをね、自分自身に今言ってます。 それからですね、書類とか記録っていうのをですね、本当に軽く考えてしまっている可能性が僕あるなっていうふうに思いました。 さあこの会議ね、あの日本代表の会議に出ることによってですね、書類っていうのはですね、本当にめちゃくちゃ重要なんだなっていうふうに思いました。 さあたった1枚の紙で皆さん本当に人生が変わってくる可能性もあるよってことでですね、 書類が未来のパスポートであるっていうことをですね、皆さん今日は考えてみようかなというふうに思います。 さあ、提出期限をうっかり過ぎてしまう方に向けます。今日からできる書類、記録の見える化、管理の方法っていうのをですね、お伝えしたいというふうに思います。 おはようございます。米山先生の日本ラジオへようこそ。この放送では病院のリアルな話、健康に役立つ医学情報をお届けしております。 本日はですね、書類をちゃんと出そうということで、書類の待ち時間を減らす方法をちょっと考えてみようかなというふうに思います。 # 「今日からできる書類・記録の見える化・管理法」をご紹介します。 では早速、今日から今から、書類をちゃんと 遅延することなく出したいのですが、 どのようにしていったらいいのかということです。 1つ目、いろんな例を挙げていますので、 これだというのがあったら、 応用できるようにたくさん例を挙げます。 例えば、机の上に未提出のボックスを作るということです。 これどういうことかというと、書類が 溜まっているというのが、見えるかできていない場合が多いと思うんですよ。 なので、実は、電源都市高傑作クリニックは、 4年かかって、まだできていない書類を溜める箱というのを作りました。 つまり、未提出ボックスの書類が入れられる 箱を作っておきましょう。 みんなが見れる、みんながね、主サッフ全員が見れると、 ここに書類が溜まっている、何とかしなきゃということが分かるようになるよということです。 さあ、次いきますよ。書類の提出期限をカレンダーとか、 アプリで赤文字で登録しておく。 確かにね、皆さん、カレンダーに提出期限って 書いてますかっていうことですね。 さあ、次いきますよ。メールとかの書類っていうのは、 提出期限が分からないというか、見えるかできてないですよね。 電子の中に埋まっちゃうと、頭の中の唯一の記憶になってしまうので、 提出済みとか、未提出みたいな感じのフォルダで分けておくっていうことも、すごく重要かなというふうに思います。 さあ、次いきますよ。書類とか、必要な書類というのは、とりあえず、 写メしてスマホに置いておくとか、もしくは、全体のチームのLINEとか、 スラックとか、ジャンルにシェアしておくっていうこと。 これ、すごく重要かなというふうに思います。 うちの電動紙コケタツクリニックも、いろんな郵便物、 皆さん、スタッフさんが写真撮ってくれてたりしてるんですね。 これ、ほんとすごいなというふうに、僕も思います。 さあ、あと、紙というのは、例えばスキャンをして電子に上げておいて、 クラウド上に上げておくと、どこでもアクセスできるような状況にしておくってことも、 書類を早く完成させるってことで、どこでも、家にいても、 書類を完成させることができるよってことです。 さあ、次いきますよ。これ、僕、いいなと思って、これ、ちょっと投入しようかなと思うんですけど、 書類作成タイムっていうのを、10分だけ確保するみたいな感じですね。 例えば、朝1時とか昼とかに、書類作成タイム10分作りますみたいな感じ。 皆さんの職場でも、これ考えてもいいかなと思うんですよ。 じゃあ、これから書類作成タイム10分いきます、みたいな感じ。 とてもいいかなというふうに思います。 さあ、あと、やっぱり期限の前に必ず出すっていう習慣をつけておくってことも、 やっぱり重要かなというふうに思います。 それから最後に、提出したら必ず報告をするってことですね。 全体のラインで、この紙を提出しましたとか、 ボスにこういうのを出しましたとか、届きましたっていうのを確認する。 もしくは、皆さんがボスに、この書類どうですか、 書きましたかっていうのを、ちゃんとリマインドするってことも重要かなというふうに思います。 さあ、このように、今日からできる書類の遅延、 遅滞をなくす方法っていうのをお伝えしました。 本当にたった1枚の紙で、日本の代表選手が試合に行けないっていう、 とてもニュースには流れないような情報が出てきたんですけど、 これは本当に私自身も重要なことなので、書類について、 今日は皆さん、僕はこれからちゃんと作っていこうかなっていう、 そのシステムを作っていこうというふうに思いました。 # 📢 話し方の学校 さあ、そのようにですね、皆さん、書類作成システムというのをね、作っておきましょう。 そうするとですね、皆さんの日常の流れ、書類の遅延というのがなくなってくるんじゃないかなというふうに思います。 さあ、このようにですね、システムを作るということは非常に重要かなというふうに思うんですけど、 実はですね、話し方もですね、ある程度システムで改善することができるというふうに思います。 そのようなですね、話し方を学べる学校が話し方の学校です。 こちらのチャプターのURLからクリックしてください。 提出忘れを防ぐ伝え方ということも学べる可能性があります。 皆さんお待ちしております。 # 📢 田園都市高血圧クリニック 書類は未来のチャンスを守るパスポートであるということですね。 同意書だとかですね、予約の書類とかっていうのをですね、やっぱり私たちちゃんとしていかなければいけないなというふうに思います。 さあ、田園都市公欠担当クリニックのご案内です。 こちらのチャプターのURLから予約することができます。 10月はインフルエンザワクチンが始まります。 みなさん、早速見に来てください。 # 📢 田園都市高血圧クリニック見学・研修会（医療関係者限定） 田園都市、高潔田園都市の見学・研修会の内です。 私たちの素晴らしいスタッフとですね、一緒に一日を見学・研修することができます。 医療従事者の方が限定になっております。 こちらのチャプターのURLより、お申し込みお待ちしております。 # 【まとめと次回予告】 さあ本日の放送のまとめです。僕は日本代表のスポーツ系の会議に出たわけですけれども、本当に普通に金メダルを取ってくるとか優勝してくるってことの裏には書類業務が動いてるんだってことを初めて知りました。 本当に私たちって目的を達成するために書類があるんじゃないかなってことを改めて感じる会議でした。 書類っていうのは未来のチャンスを守るパスポートだよっていうことです。ですから書類をちゃんと書こうって僕は思いました。 さあこのようにですね、あの田園都市高血圧クリニック医療機関というのはですね、本当に書類がめちゃくちゃ動く機関になっております。 このようにですね、書類が自体してくると待ち時間がどんどんどんどん長くなってきますので、やっぱり書類をちゃんと仕上げていくっていうこともですね、待ち時間ゼロの運用としては非常に重要なんじゃないかなというふうに思いました。 この放送を聞いてくれる皆さんですね、皆さんの職業でもですね、書類っていうのがめちゃくちゃ重要なんだよってことをですね、シェアしてくれるとすごく嬉しいです。僕も勉強になります。 さあ皆さん本日も最後まで聞いてくださりありがとうございました。皆さん今日も大活躍してきてください。 それではまた明日の6時半にお会いしましょう。米山経でした。 書類は未来のチャンスを守るパスポート。