ワーママはるさんが、リモート時代に必須のファシリテーション能力について解説。多くのオンライン有料講座を受ける中で、上手なファシリテーターはいくつもの工夫を凝らしていることに気づいたそうです。ぜひ本記事で、ファシリテーションのスキルの他、有益なオンラインミーティングの参加の仕方も学んでみてください。

この記事は、Voicyパーソナリティワーママはるさんの放送をもとに書き起こした記事です。
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ファシリテーションのスキルアップのために大切なこと

オンラインミーティングが普及した影響で、皆さんもファシリテーター(進行役)になることが昔より増えたのではないかなと思います。私は今会社員ではないので、無料で何かを受ける機会はありませんが、お金を払っていろんな方のオンライン講座を受けています。そんな中で各自が受講者を取り残させないように工夫をしていて、私が勉強になるなと思うことをメモにずっと貯めていました。

今回はその一部をご紹介したいと思います。今後ファシリテーションをする方はこういったことに気を配れるといいのかもしれません。ただ、全部やるのは無理だと思いますので、いいところだけ掴んでいただきたいです。

オンラインで何か講座を受けたりするとき、ファシリテーション側と受講者側の課題って色々あると思うんです。これをまず整理したいと思います。まずファシリテーター側の課題としては相手の反応がよく分からないことが大きいと思います。つないでいる相手のWeb環境によって逆光になっていたりとか、カメラの角度が悪かったりすると顔も表情も見えないことが良くあります。相手がどのくらい理解しているのかを言葉以外で判断するのってすごく難しいですよね。この辺がオンラインの難しいところかなと思います。また資料の共有もいちいちこちらからアナウンスしたり、オンラインの画面を見ながら同時にこれも見てくださいという指示も別途必要になり、細かく相手の理解度を確認しながら進めていくことがファシリテーター側は大変なんじゃないかなと思います。

受講者側の何が大変かと言ったら、画面を見ているとついつい他も見ませんか？メールが入ったり、わからない言葉をWebで検索しようと思ったりすると、ついつい意識が飛びがちになるんです。対面で会議に出ていたりするとその場で何かを調べたり、携帯を見たするのは相手に失礼なのでしないんですよ。でもオンラインで行うとプライベートな空間に居ながら繋がっているので、ついつい相手が見てないことで強制力が働かず、集中力の阻害が起きてくるんじゃないかなと思っています。あと、発言もしにくいですよね。こんなこと聞いていいのかな？なんて思ってる間にどんどん時が流れてしまうので、参加する意識度合いによっては、ボーッとしてたら気づいたら会議終わっちゃった、なんてこともあるんだろうなと思います。

ファシリテーターはルールを明確に

まず、ファシリテーターとしていいなと思ったことをいくつかまとめましたのでご紹介します。単発で講座が終わらないようなもの。つまり第1回、第2回、第3回、第4回と行った感じで連続でつなげる必要がある会議や講座は1番最初にオンラインのルールや質疑の受け方、注意を必ずアナウンスする必要があるなと思います。

今はZoomとかを使用して会議をする場合はチャットをよく使われる方が多いですよね。何か疑問があったらチャットに書いてくださいとか。チャットで必ずそのことに関してお答えしますとか。チャットで拾いきれなかった部分はメールでお返ししますとか。こういったアナウンスはすごい大事だと思います。先ほど言いましたように、受講者はこれ聞いていいのかな？聞いちゃいけないのかな？と思うようなことがどんどん流れます。なので、疑問があったら遠慮無く質問してほしい。そして全部に回答するという姿勢をみせるのは非常に素敵だなと思います。

ファシリテーターの目線1つで印象が変わる

あとはファシリテーターの側の目線です。私もよく動いてしまうんですが、最近、カメラを別付けでWebカメラを使いながら講座や会議進めていらっしゃる方が多いです。そうするとパソコンとカメラの部分とで目線が色々移動します。目線が移動すると人間は不安になります。

あれ？何してるのかなとか、私たちのことを見てないのかなとかちょっと不安になるんです。なので、先に「私は今に2画面で接続しているので、目線が動きます。でも、別に何か問題があるわけではなく、両方ともみなさんの講座内容を見ているので目線が動いていますよ」というようなアナウンスするのは凄くいいなと思いました。

選択を受講者側に委ねる

あとは、最近動画を共有される方が多いです。Zoomの動画をYouTubeの限定動画とかにして参加者に共有したりZoomからそのまま共有されることも多いと思います。私がいいなと思ったのは撮っていいですよって、あらかじめアナウンスするスタイルです。つまり、受講者側が撮るか撮ら無いないかの選択ができます。そうすると自分が知りたいとか、もう1回聴き直したいと思うところだけ録画できるんです。自分の方で録画ボタンコントロールできます。

これで受講者があとで復習的に見て、その講座の理解を深めるやり方をとっている方がいて。こっちが何かを提供してあげなきゃってファシリテータは思うんですが、その選択も受講者に任せてみるやり方は面白いなと思いました。会社もしくは講座の形態によってはダメだったりする場合もありますが、撮影されても困らないって方がいたら試してみてはいかがでしょうか？

自分は、毎朝のオンラインヨガを最初は動画収録をしていなかったのですが、アーカイブ収録してほしいって声がすごくあったので、YouTubeの限定公開動画で上げて、全員にメールをしてるんです。これ、実は結構大変です。私の場合はオンライン秘書さんがやってるので、全然大変じゃないんですが、1人でやっていた頃は結構大変だったんです。なので、どこからどこまで見たいのかの選択権を相手に渡すのは非常に面白いなと思いました。

あとチャットの使いかたも細かく説明している方ほど親切な進行者だなと思います。チャットは個別でも全員に対しても送れますよね。そこで「どっちに送っていただいてもちゃんと回答します、みんなに言いにくいことは個別に聞いてください。あとで回答しますね」とアナウンスをされている方がいました。こういった手法を取っている方はすごく親切だなと思いました。

受講者側は常に発言する意識を持って臨む

じゃあ、受講者側はどうしたらいいかなんですが、チャットなどを利用して学んでいることをアウトプットすると意識がそれにくいです。集中力が切れにくくなるので、積極性を持って対面の時より発言をするつもりでチャットに書き込むのが良い受け方なんじゃないかなと思っています。

オンラインでの発言って結構疲れるんですよね。進行を止めちゃうかなとか気になってしまう方も多いと思うんですが、チャットでもみんなに見えますし、その事によって助けられる方も多くいると思いますので積極的にどこかで発言しようと、自らに問いを立てながら参加するといいんじゃないかなと気付きました。